Официально-деловая письменная речь

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ и науки РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ЕВРАЗИЙСКИЙ ОТКРЫТЫЙ ИНСТИТУТ»

Направление  Гостиничный сервис

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ»

 

Официально-деловая письменная речь

 

 

 

 

 

                                                  Выполнил:

студент 1 курса группы «ГС51.1113.05.210.МКТ»

Власова Инна Васильевна

 

Проверил:

д.ф.н., профессор

Имаева Г.З.

 

 

 

                                                                          Москва 2014 г.

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современном динамично развивающемся обществе официально-деловая письменная речь является уникальным и унифицированным средством письменного общения в политической, правовой и управленческой сферах отношений как внутри одного взятого государства, так и на международной арене. Именно официально-деловой документ является гарантом, обеспечивающим юридическую силу решений, договоров, приказов и пр. Именно поэтому мы считаем актуальным рассмотрение темы настоящего реферата.

Исходя из вышесказанного, целью настоящего реферата является описание основных понятий и характеристик официально-деловой письменной речи. Для достижения поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические источники  по теме реферата;

- кратко описать историю развития  и становления официально-делового  стиля;

- дать определение официально-деловой  письменной речи и описать  основные характеристики;

- дать классификацию официально деловых документов и описать  требования к их оформлению.

 

 

1. История становления  и развития официально-деловой  письменной речи в России

 

В историческом плане одним из первых письменных стилей сформировался именно деловой стиль. Безусловно, это было связано с тем фактом, что он являлся важным инструментом в функционировании государственных, политических и коммерческих отношений. Уже в древности назрела большая необходимость в письменном оформлении контрактов, договоров, записей долгов и законов, что повлекло за собой формирование особого делового стиля. Конечно, с течением времени правила  употребления лексических единиц и синтаксических конструкций  претерпели многочисленные изменения. Однако до сих пор в каждом деловом документе присутствуют элементы, появившиеся многие столетия назад. 

Для того, чтобы понять закономерности развития официально-деловой письменной речи в нашей стране, нам необходимо вернуться в Х век. Именно в этот в период на Руси возникает письменность. Первыми письменными документами, записи о которых мы находим в летописях, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. Немного позже в XI в. издается первый свод законов Киевской Руси, получивший название «Русская правда»1. Этот документ является оригинальным памятником древнерусской письменности, который сегодня служит материалом для исторического анализа. Изучение текстов «Русской правды» позволяет нам судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. Так, в языке текстов первого свода законов уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые и сегодня относятся к характерным чертам делового стиля. Среди таких характерных черт исследователи отмечают  использование большого количества терминов, преобладание сочинительных союзов над подчинительными союзами в сложных предложениях, а также наличие сложных синтаксических конструкций. В «Русской правде» мы также находим терминологию, относящуюся к сфере урегулирования правовых отношений. Этот факт свидетельствует об интенсивном развитии правовых отношений в Древней Руси в целом, и юридической терминологии в частности.

Вторым значимым документом Древней Руси считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года»2. Начальная формула этой грамоты "Се азъ" ... ("Вот я") становится с этого времени обязательным реквизитом древнерусских грамот. Заканчивались грамоты специальной формулой, указывающей, кто присутствовал при совершении сделки, и кто подписывал грамоту.

Законченная система норм и регламентаций официально-деловых документов складывается благодаря «Генеральному регламенту» петровских Коллегий3. В «Генеральных формулярах» были приведены формы документов, описаны нормы их оформления, обозначены этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, а также определены единые нормы наименования. Именно в это время лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи. В деловую письменную речь все больше проникают термины и заимствования из других языков.

 Развитие официально-деловой  письменной речи в XIX в. происходило параллельно с завершением становления кодифицированного литературного языка. В этот период активно формируются функциональные его разновидности литературного языка - стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Письма писались на служебных бланках и включали определенный набор реквизитов. С 1811, после принятия «Общего учреждения министерств», активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие, стандартизация. В результате реформы делопроизводства возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. происходит окончательное закрепление норм и правил оформления официально-деловых документов. Первые бланки делового письма появляются уже в послереволюционное время. Впоследствии проводилась работа по созданию новых стандартов делового письма, договора, а также появились трафаретные тексты.

 

 

2.  Официально-деловая письменная речь: понятие и основные характеристики

 

Официально-деловая письменная речь соответствует нормам и требованиям такого функционального стиля современного русского языка, как официально-деловой стиль.  Этот стиль представляет собой совокупность языковых средств, основной функцией которых является  обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. И этого следует, что сферой применения официально-деловой письменной речи является обширная сеть актуальных официально-деловых ситуаций. 

Рассмотрим основные характерные черты текстов официально-делового стиля на лексическом, морфологическом и синтаксическом уровнях.

Особенностью лексики деловой письменной речи является широкое употребление специализированной терминологии, общепринятых сокращений и аббревиатур.  Деловые тексты также отличаются употреблением слов и выражений, не принятых в иных стилях. Среди таких словосочетаний встречаются, например, такие как  исковое заявление, свидетельство о рождении, аттестат об основном общем образовании и др. Подобные слова и словосочетания обычно не имеют синонимов и являются средством обеспечения логичности и точности тестов официально-делового стиля. 

Особенностью письменной речи официально-делового стиля на морфологическом уровне является преимущественное использование имен существительных и минимальное употребление глаголов.

Выше мы уже указывали, что в текстах официально-делового стиля не допускается употребление экспрессивно-окрашенной лексики. Это условие делает невозможным употребление модальных выражений и глаголов, междометий и некоторых частиц, слов с субъективно-оценочными постфиксами, а также прилагательных в различных степенях сравнения. Существительные, обозначающие должности, преимущественно употребляются в форме мужского рода (аудитор, секретарь, исполняющий обязанности директора, президент  и др.).

Вместо большого количества глаголов в текстах делового стиля встречаются отглагольные существительные и такие обороты речи, как, например, порядок исполнения договора или правила введения в эксплуатацию объекта. Как мы видим из приведенных примеров, данные обороты представляют собой последовательность существительных в родительном падеже.

Что касается прилагательных и наречий, то они также довольно часто используются как существительные, что придает письменной деловой речи предписывающий характер.

При анализе  употребления местоимений мы заметим, что в деловых документах невозможно встретить личных местоимений. Напротив, вместо них употребляются указательные местоимения и такие слова, как данный, известный, указанный и др.

 В текстах делового стиля весьма частотным является употребление глаголов со значением долженствования и глаголов, которые указывают на наличие и существование. Помимо этого вместо  глагола-сказуемого часто употребляется глагольное сочетание с существительным, называющим это действие. Также более  употребимы не сами глаголы, а их неличные формы.

Употребление глаголов в разных временных формах придает тексту делового документа различные оттенки предписания и долженствования.

С точки зрения синтаксиса особенностью официально-деловой письменной речи является употребление безличных и пассивных конструкций, параллельных синтаксических конструкций, условно-инфинитивных конструкций, а также использование косвенной речи. Все эти конструкции позволяют избежать субъективности в передаче информации, а также сконцентрировать внимание на самих действиях, а не на их исполнителях.

В предложения регулярно используются конструкции с клишированными оборотами с отыменными предлогами, а также сочинительные союзы. Данная черта синтаксиса является очень специфичной для деловой письменной речи, поскольку такие клише позволяют лаконично и довольно просто составить  типовые тексты.

Важно отметить и то, что в деловой письменной речи преобладают сложные предложения, ввиду того, что в простом предложении невозможно изложить последовательность фактов, которые необходимо рассмотреть в официально-деловом плане.

Членение текста на абзацы и наличие таких реквизитов, как наименование организации, даты, подписи и особое графическое оформление документа также являются характерными особенностями деловой письменной речи.

Из вышесказанного вытекает следующие выводы. Характерными чертами официально-деловой письменной речи являются стандартизированность, замкнутость и стабильность употребления языковых единиц и синтаксических конструкций. Кроме того, для официально-деловой письменной речи также свойственны логичность и структурированность изложения, соответствие правовым нормам оформления официально-деловых документов, что является гарантом их юридической правомочности. Ещё одним важным атрибутом официально-деловой письменной речи является ее обязательное соответствие нормам литературного языка на всех его уровнях. Напротив, в документах официально-делового стиля не допускается употребление фразеологических оборотов и синтаксических конструкций, присущих разговорному стилю, а также использование эмоционально-экспрессивной лексики.

3.  Разновидности официально-деловых документов и требования к их оформлению

 

На сегодняшний день существует несколько классификаций официально-деловых документов. Однако в рамках настоящего реферата мы считаем наиболее полной классификацию, в основу которой положен принцип отношений в разных сферах общественной, политической и коммерческой жизни общества.

По сфере деловых отношений можно выделить следующие виды официально-деловых документов: дипломатические документы, регламентирующие отношения между странами; официальные документы и издания, обеспечивающие отношения между государственной властью и населением, предприятиями и организациями; деловая документация, обеспечивающая деловые отношения между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, а также между организациями и частными лицами.

Дипломатические документы:

- дипломатическая переписка;

- верительные грамоты;

- договоры;

- ноты;

- меморандумы;

- ультиматумы;

Официальные документы (издания):

- нормативно-правовые или  юридические (закон, постановления  Правительства, указы Президента  и т.п.);

- нормативные производственно-практические (стандарты, прейскуранты, каталоги).

Деловая документация:

- организационно-правовая (уставы, положения, должностные инструкции  и др.);

- плановая (планы, графики);

- распорядительная (постановления, решения, приказы, распоряжения и  др.);

- справочно-информационная (заявления, протоколы, докладные, объяснительные записки и др.);

- справочно-аналитическая (акты, справки, сводки, заключения, отзывы  и др.);

- отчетная (отчеты).

Для всех сфер вышеперечисленных взаимоотношений весьма важным является наличие юридической силы каждого документа.  Обеспечение правомерности того или иного официально-делового документа достигается посредством использования определенных элементов и реквизитов. Ввиду этого все деловые документы составляются в соответствии с требованиями, зафиксированными в ГОСТах. Так, требования, предъявляемые к оформлению организационно распорядительных документов регламентируются  в ГОСТе 6.30-2003. В подобных требованиях четко прописаны структура и расположение необходимых реквизитов, а также приведены образцы.

Далее мы немного подробнее остановимся на правилах составления некоторых официально-деловых документов. Прежде всего, обратимся к документу, приведенному в Приложении А. Это образец дипломатического документа – меморандума. Данный документ начинается с заголовка, напечатанного жирным курсивом и заглавными буквами, и расположенного по центру. Далее в семи пунктах основного текста меморандума четко и лаконично описывается между какими организациями он заключен, а также определяется его цель и сроки действия. Заключительным элементом данного документа является указание реквизитов двух сторон, их подписи и печати.