Разработка подсистемы планирования и бюджетирования для компании «БИК- Проджект» на базе SAP BW-IP и SAP BEx

 

       Зачастую слово «отчетность» ассоциируется с бессмысленной процедурой, которую требует начальник или государственные органы. Но если правильно подходить к процессу создания системы отчетности, и создавать не просто отчетность, а информационно-аналитическую, то внедрение такой системы позволит лучше понимать и управлять процессами, происходящими на предприятии. Почему именно информационно-аналитическая? Потому что очень важно не только собрать данные по компании, но и превратить их в информацию, анализируя которую можно принять правильное решение.

Во многих компаниях внедрены ERP системы, которые содержат большой объем первичных данных.  Процесс построения системы отчетности без использования дополнительных инструментов достаточно трудоемкий и занимает много времени. Для построения системы для бизнес-анализа наша компания предлагает использовать следующие инструменты:

• SAP Bex (Analyzer, Report Designer, Web Application Designer)
• SAP BusinessObjects WebIntelligence
• SAP BusinessObjects Rich Client
• SAP BusinessObjects Crystal Reports

Построение  системы информационно-аналитической  отчетности для поддержки принятия управленческих решений происходит в несколько этапов:

• определение целей

Для кого будет разработана система? Какие  задачи и проблемы будет решать? Решения в каком подразделении  бизнеса будут приниматься на основе анализа данных из этой отчетности?

• разработка методологии формирования основных показателей

Что будет  анализироваться (эффективность работы персонала, поиск новых направлений для развития компании, оценка производственных мощностей и т.д.)? Каким образом будут формироваться ключевые показатели? Какими методами будет проводиться анализ данных?

• определение источников информации

Есть  ли источники данных, содержащие всю  необходимую информацию? Нужен ли дополнительный ввод данных?

• выбор инструментальных средств для реализации системы

Выбор инструментальных средств происходит с учетом решений, принятых на предыдущих этапах построения системы, а также уже имеющихся вспомогательных средств, которые привычны и с которыми работали будущие пользователи системы информационно-аналитической отчетности.

• внедрение системы и обучение пользователей.

       Отдельно  стоит заметить, что современные инструментальные средства позволяют получать и обновлять в реальном времени информацию не только в табличном виде, но и в виде графических элементов, которые можно встраивать в PDF-документы, документы и презентации MS Office, на страницы корпоративного сайта или внутреннего портала предприятия. Узнать дополнительную информацию о различных способах визуализации можно здесь.

В результате внедрения системы:

• рядовые сотрудники будут не только заполнять отчеты, но и сами смогут использовать полученную отчетность в своей повседневной работе;
• руководители подразделений смогут оперативно контролировать и анализировать ситуацию в компании;
• руководители направлений смогут получать информацию о ключевых показателях в реальном режиме с любым уровнем детализации.

 
 
 
 

5. Трансформация и консолидация данных

 

       Компания предоставляет услуги по автоматизации консолидации отчетности в соответствии с МСФО (внешняя консолидация) и управленческой консолидацией (внутренняя консолидация).

       Управленческая  консолидация может выполняться параллельно с внешней консолидацией. Она не зависит от законодательных требований и полностью направлена на информационные потребности менеджмента холдинга. Например, консолидацию можно провести в рамках регионов, предприятий, бизнес единиц, группам продуктов в иерархии любой сложности. Для внутренней консолидации можно использовать те же процедуры, что и для внешней консолидации, например, пересчет валют, отработку отклонений и т.п.

       В настоящее время существует множество  программных продуктов для консолидации отчетности. К числу самых функционально полных программных продуктов, позволяющих автоматизировать процедуры трансформации и консолидации отчетности, относятся SAP Strategic Enterprise Management Business Consolidation System (SEM BCS)и SAP Business Planning and Consolidation (BPC). SEM BCS и BPC поддерживают все необходимые функции консолидации согласно существующим нормам законодательства. Изменения существующих норм законодательства своевременно интегрируются в систему.

В рамках данной услуги укрупнено проводятся следующие работы:

• Разработка методики системы трансформации и консолидации финансовой отчетности.
• Формирование альбома консолидационных форм.
• Разработка стандартов информационного обмена между компаниями холдинга.
• Разработка механизма проверок на всех стадиях передачи и обработки информации.
• Автоматизация процедуры трансформации и консолидации отчетности средствами SAP SEM-BCS или SAP BO BPC (BusinessObjects Business Planning and Consolidation).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ И ИСПОЛЬЗУЕМОЕ ОБОРУДОВАНИЕ 

1. Программное обеспечение

 

1. SAP Business Objects

 

       Для повышения эффективности деятельности предприятия необходимы современные  и наиболее точные финансовые и операционные показатели. Только в таком случае планирование, прогнозирование, анализ и формирование отчетов будут эффективны. Также в условиях современной деятельности предприятия возникает необходимость идеально интегрировать системы планирования отдельных структурных подразделений и предприятия в целом, моделировать возможные расходы и анализировать влияние изменений на формирование операционных бджетов на основе стратегических планов, а также необходимость в обеспечении передприятия документацией, соответствующей строгим требованиям, предъявляемым к консолидации и данных, используемых в отчетах, как в пределах самой компании, так и за ее пределами.

       SAP BusinessObjects Planning and Consolidation (SAP BPC) содержит в себе все необходимые для стратегического планирования, распределения финансов и управленческих задач в различных направлениях по иерархии предприятия, а также для консолидации и доступа к отчетам из отдельного приложения и единого итерфейса.

       Использование SAP BusinessObjects Planning and Consolidation позволит получить следующие преимущества:

• Удобные возможности для принятия управленческих решений. С учетом возможных рисков необходимо четкое понимание вариантов развития событий и соответствующих действий, которые следует предпринимать в той или иной ситуации.
• Руководители финансовых и производственных отделов получают возможность совместной работы в единой среде, в результате ускоряется процесс разработки и утверждения планов и бюджетов.
• Максимально возможное уменьшение коммерческих рисков: прозрачные финансовые показатели, достоверность и доступность, единая версия данных приводят к быстроте и точности управления, формирования отчетности с учетом существующих требований.
• Улучшенная совместная работа: т.е., применяя предварительно сформированные структурные схемы и последовательность существующих операций, можно значительно сократить затрачиваемое время усовершенствованием используемых бизнес-процессов.
• Повышение производительности пользователей: интуитивно понятный и привычный интерфейс, возможность интеграции с офисными приложениями (Microsoft Office (Exel, Word, Power Point)) способствуют более рациональному использованию рабочего времени.
• Минимальное время обучение конечных пользователей.

Также SAP BusinessObjects Planning and Consolidation осуществляет поддержку сервисно-ориентированной архитектуры (SOA), предусматривает возможность интеграции данных из различных учетных систем (SAP, плоские файлы, сторонние системы), предусматривает возможность использования всего стандартного функционала MS Excel, позволяет использовать Web-интерфейс, определяет четкую последовательность действий конечного пользователя, предоставляет возможность ускоренной разработки дополнений и расширения приложений.

       Работа  с информационной системой на основе SAP BPC может быть построена следующим  образом: Руководством сверху ставится задача, устанавливаются сроки и предоставляются инструкции по ее исполнению. При этом обеспечивается совместная работа и обмен информацией между структурными подразделениями. Согласно поставленной задаче, осуществляется внесение плановых данных сотрудниками в централизованную систему в соответствии с корпоративной методикой планирования. На основе собранных данных происходит консолидация с учетом предварительного анализа, а также моделирование различных сценариев развития деятельности предприятия. В дальнейшем формируется отчетность и осуществляется анализ представленных данных.

       В соответствии с информационной моделью  компании и с методологией бюджетирования разрабатывается хранилище, где будут храниться данные с разной степенью детализации, что позволяет предоставить эти данные для руководства предприятия в масштабируемом виде.

       На  основе разработанного хранилища данных создаются формы планирования. Удобный  интерфейс MS Excel оперирует достоверными и надежными данными из единой базы данных. Конечный пользователь имеет возможность сохранять комментарии в форме, использовать в форме расчетные функции Excel, осуществлять Off-line планирование, осуществлять переход от агрегированных форм к детальным и обратно, возможность добавлять новые строки. Инструментарий SAP BusinessObjects Planning and Consolidation предусматрвает возможность задавать последовательность действий конечного пользователя путем создания потоков бизнес-процессов с последующим отслеживанием статусов каждого этапа процесса.

       SAP BusinessObjects Planning and Consolidation является надежным инструментом для планирования и консолидации, который способен выполнить любые задачи, связанные с бюджетированием, планированием, консолидацией или отчетностью, обладает функциями, необходимыми для распределения финансов и заданий в двух направлениях по иерархии предприятия, а также для консолидации, необходимой для своевременного и максимально успешного завершения финансового периода. Этого инструмента достаточно для обеспечения соответствия жестким нормативам и требованиям к отчетности. 

2. SAP Business Warehouse

 

       Для принятия грамотных управленческих решений в бизнесе необходимо опираться на актуальные и точные цифры и факты. Чем крупнее  бизнес, тем сложнее получать нужные данные, необходимые для анализа  и планирования. Решить подобные проблемы, которые остро стоят перед большинством современных компаний, призваны хранилища данных (Data Warehousing)

Business Information Warehouse (BW) имеет черты присущие  традиционным хранилищам данных, однако,  эффективная  интеграция этого продукта с SAP R/3 выгодно отличает его от остальных.

Как и  большинство хранилищ данных, SAP BW представляет собой сочетание баз дынных и  инструментов управления базами данных, которые используются для поддержки  принятия управленческих решений.

SAP BW  представляет собой преднастроенные экстракторы данных, модели бизнес процессов, инструменты анализа и отчетности.  Решение направленно на поддержку процессов принятия управленческих решений на основе наглядного и оперативного представления необходимой совокупности данных для бизнес-пользователей. С помощью SAP BW можно создавать  хранилища данных и эффективно управлять ими,   отслеживать все процессы размещения и обработки данных. Все оперативные данные, с разной степенью детализации, собираются вместе в хранилище данных, что позволяет предоставить эти данные для руководства предприятия в масштабируемом виде.

       Основные  функциональные возможности SAP BW:

• Business Content представляет собой сконфигурированные шаблоны отчетности и анализа, механизмы загрузки и выгрузки данных. Благодаря преднастроенному бизнес содержимому SAP BW существенно сокращается время и затраты при внедрении.
• Является открытой системой, которую можно интегрировать практически с любыми внешними и внутренними системами. Инструментарий администратора (Administrator Workbench) предоставляет удобное и эффективное управление информационным хранилищем.
• Позволяет подобрать информацию и бизнес-содержание в соответствии с спецификой организации.
• Позволяет строить отчетность по любой области бизнеса с использованием механизма Business Explorer. Пользователь свободно может определять любой уровень детальности анализа.

 

3. SAP SEM

 

1. SAP BPS