Разработка подсистемы планирования и бюджетирования для компании «БИК- Проджект» на базе SAP BW-IP и SAP BEx

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1.  ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО  «БИК-ПРОДЖЕКТ» 

       Название компании “BIC-Project” образовано от Business Intelligence Consulting Project. Консультирование по вопросам интеллектуального анализа данных является основным видом деятельности компании. Специалисты компании реализовали более 200 проектов в различных отраслях: машиностроении, металлургии, энергетики, переработки углеводородного сырья, консалтинга.

Профиль компании - построение систем интеллектуального анализа данных.

       Организационная структура компании представлена на рисунке 1. 

       

         

       

         

                                                                     ………. 

                                           

                         Консультанты

Рисунок 1. Организационная  структура ООО  «БИК-Проджект». 

1. Услуги  и решения компании

 

       К услугам компании можно отнести:

• Проведение обследования и разработка рекомендаций
• Разработка концепции (стратегии) развития информационно-аналитических систем
• Разработка планов реализации проектов
• Реализация комплексных проектов построения информационно-аналитических систем
• Техническая поддержка систем (аутсорсинг)
• Предоставление высококвалифицированных специалистов для выполнения работ
• Управление проектами
• Управленческий бизнес-консалтинг
• Обучение команды заказчика
• Оценка качества BI-проектов.

       Компания  сотрудничает с такими организациями, как: Defcont, «БИГ ЛАБ Консалтинг», IBS, ЗАО «БДО-Юникон», ЗАО «Газпром».  

1. Визуализация  данных

 

       Современные инструменты для визуализации данных позволяют отображать данные не только в формате таблицы или простых  графиков, но и с использованием интерактивных графических элементов: термометров, различных ползунков, карт и многих других элементов, которыми можно управлять в режиме реального времени.

Это позволяет:

• выводить оперативную информацию в любое место: на корпоративный портал, на рабочий стол руководителя, в презентации или в любые другие документы Microsoft Office;
• формировать панели управления для ключевых показателей компании;
• переходить к детализированным отчетам, расшифровывающим показатели верхнего уровня.
• моделировать ситуации «что если…».

       При проведении собраний и совещаний, на которых необходимо принять решение, опираясь на большое количество данных, системы визуализации данных просто необходимы. А если использовать интерактивную  систему визуализации данных, то это  поможет быстро донести суть проблемы, совместно проанализировать данные, смоделировать несколько ситуаций и принять правильное решение. Достаточно одной интерактивной панели, которая всегда использует актуальные данные. Кроме того для запуска разработанной панели не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, достаточно запустить интернет браузер. 

Для построения системы  визуализации данных необходимо:

1. Определить, какая информация будет анализироваться.
2. Определить источники данных.
3. Будет ли моделироваться ситуация «что если…»? Если необходимо моделирование, то нужно определить: какие показатели, каким образом и на что будут влиять.
4. Выбрать подходящие графические элементы.
5. Интегрировать полученную визуализацию в различные системы: портал Business Objects, SharePoint или на копоративный сайт, а также в документы Microsoft Office или на рабочий стол руководителя.

В результате проведенных  работ будет получено следующее:

• достигнут качественно новый уровень представления информации;
• в презентационных материалах или любых других документах всегда будут актуальные данные, таким образом пропадает необходимость постоянно следить за обновлением информации;
• обработанную информацию можно будет разместить в любом месте;
• использование различных информационных систем в качестве источника данных.

 
 
 
 

2. Мониторинг  и анализ данных

 

       Система мониторинга и  анализа данных (CPM – Corporative Performance Management) – система управления эффективностью бизнес-процессов предприятия. CPM – это объединение всех процессов, метрик и систем, методологий, необходимых для мониторинга и анализа показателей деятельности организации и управления этими показателями. Основная задача системы – контроль оперативных действий функциональных подразделений компании, насколько они соответствуют стратегическим целям и задачам бизнеса.

       Использование современных аналитических платформ позволяет проводить глубокий анализ данных, помогает выявить скрытые  закономерности в данных, а также  на основе полученных моделей строить  прогнозы, определять различные сценарии для обнаружения и предотвращения различных рисков. Система может использоваться как отдельно без интеграции с другими системами, так и с интеграцией с другими платформами. CMP системы предназначены для глубокого многомерного анализа, преимущественно OLAP, аспектов деятельности предприятия. Круг задач призванных решать CMP системы – это стратегические задачи предприятия, в то время как ERP системы призваны предоставлять возможность оперативного управления бизнесом, поэтому CMP служит для объединения используемых на предприятии систем в единый комплекс.

       CPM системы ориентированы на широкий  круг пользователей компании, занимающих  различные должности и выполняющие  различные обязанности. Фактически  система служит для синхронизации  деятельности всех сотрудников,  снабжая их актуальной и достоверной информацией о деятельности компании, а также доведения стратегических целей, поставленных руководством до конечных сотрудников. Это в значительной мере позволяет повысить качество принимаемых решений, что приведет к улучшению показателей, а также повышает прозрачность и инвестиционную привлекательность бизнеса, снижает издержки , оптимизирует финансовые и материальные ресурсы компании.

       Только  с помощью интеграции различных  информационных систем возможно установить конструктивное взаимодействие сотрудников различных функциональных подразделений компании. Результатом является единая информационная среда, обеспечивающая руководителям компании и топ-менеджерам эффективную поддержку процесса принятия решений.

Внедрение CPM-системы  на предприятии позволяет:

• оценить состояние дел в компании;
• выработать план для достижения поставленных целей.

 

1.1.3. Планирование и  бюджетирование 

       В процессе деятельности многие компании старались рассматривать свои бюджеты  как обязательную оценку предстоящих годовых доходов и затрат. В современных условиях отношение к представлению данных быстро меняется, так как рынок требует повышения конкурентоспособности, поэтому предприятия вынуждены быть более гибкими и динамичными. Наиболее успешные компании постоянно повышают точность своих прогнозов относительно будущей деятельности и связанных с ней потребностях в ресурсах, что не только увеличивает важность использования процесса планирования и бюджетирования, но также изменяет традиционные роли используемых таблиц с данными, бюджетных систем и соответствующего программного обеспечения.

       Функционирование  любого предприятия показывает, что  процесс планирования и бюджетирования сейчас использует намного больше структурных  элементов и сотрудников в  рамках предприятия. То есть время, когда несколько специалистов в соответствующих подразделениях корпорации изолированно формировали бюджет, быстро уходят в прошлое: необходимость в бюджетировании появилась в различных подразделениях организации. Также постоянное увеличение объемов данных о деятельности компании, используемых далее в процессе создания бюджетной системы, требует значительных затрат времени и трудовых ресурсов. Возможным выходом из подобной ситуации является автоматизация процесса сбора и представления информации в форме, соответствующей методике бюджетного управления финансовой деятельностью предприятия, для чего важно выбрать программный продукт, в котором можно было бы учесть все особенности, позволяющие осуществлять контроль и анализ данных на детальном уровне (план, факт, отклонение), что повышает прозрачность и эффективносить бюджетного планирования. Немаловажную роль представляет собой безопасность хранимых и обрабатываемых данных.

Наиболее  подходящим инструментом для достижения этих целей, по нашему мнению, являются следующие продукты компании SAP:

• Планирование (SAP SEM BPS) + отчетность (SAP Bex)
• Планирование (SAP BW-IP) + отчетность (SAP Bex)
• Планирование и отчетность (SAP BO BPC)

       В процессе создания автоматизированной системы бюджетного управления деятельностью предприятия предполагается выполнение следующих этапов:

• Проведение предпроектного обследования, где на основе анализа деятельности компании заказчика разрабатывается методика бюджетного управления.
• Формирование хранилища данных.
• Формирование форм ввода плановых данных.
• Формирование взаимосвязей между отдельными бюджетами
• Экстракция фактических или плановых данных из сторонних систем.
• Формирование бюджетных форм на основе используемых данных.
• Разработка системы статусов, которая позволит сформировать взаимосвязь между пользователями различных уровней ответственности.
• Разработка системы ролевого доступа, которая позволит ограничить доступ к данным каждого сотрудника предприятия, согласно его уровню ответственности.

В результате реализации автоматизированной системы бюджетного управления предприятие получает:

• возможность руководителю оценить эффективность принятых управленческих решений, соответствующим образом распределить ресурсы между структурными подразделениями, определить необходимые пути развития персонала, избежать кризисной ситуации;
• возможность своевременно корректировать деятельность предприятия в случае возникновения отклонений фактических от запланированных показателей;
• возможность сформировать автоматическую взаимосвязь показателей в различных финансовых формах;
• возможность планировать финансово-хозяйственную деятельность в определенном временном интервале;
• оптимизацию затрат и прибыли; координацию и согласование деятельности различных структурных подразделений предприятия;
• возможность довести соответствующие планы до сведения руководителей различных уровней;
• возможность мотивировать руководителей на местах на достижение целей предприятия;
• способность контролировать и определять оценку эффективности работы отдельно взятого руководителя путем сравнения фактических затрат с плановыми;
• возможность выявить соответствующие потребности предприятия в денежных ресурсах и оптимизацию финансовых потоков.

 
 
 

4. Информационно-аналитическая  отчетность