Разработка базы данных

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

1. Основная часть…………………………………………………………4

1.1. Описание предметной области. Постановка задач………………….4

1.2. Выбор средств – методология проектирования……………………..5

1.3. Построение инфологической концептуальной модели предметной области……………………………………………………………………………..7

1.4. Схема данных физической и логической сущности в Erwin 4.0…...8

2. Разработка Базы Данных…………………………………………..10

              2.1. Структура базы данных Microsoft Office Access………………...…16

3. Формы, запросы, отчеты…………………………………………..17

3.1. Создание форм в базах данных……………………………………...17

3.2 Создание запросов в базе данных……………………………………21

3.3. Создание отчетов в базе данных…………………………………….23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………...26

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….27

ВВЕДЕНИЕ

              В настоящее время в разных сферах деятельности все более нуждаются в средствах, позволяющих быстро и безошибочно перерабатывать большое количество информации. Применение таких средств позволяет существенно снизить затраты и повысить эффективность работы. Например, в каждом учебном заведение большой поток данных (абитуриенты, студенты, преподаватели, данные об успеваемости и т.п.) и чтобы снизить время обработки информации и облегчить работу сотрудникам заведений создается информационная система, которая может это позволить.

              Цель моей работы состоит в том, чтобы создать ту информационную систему, с помощью которой можно существенно изменить работу учебного заведения. Для успешного создания работоспособной, отказоустойчивой и удобной информационной системы необходимо тщательное изучение предметной области, сбор исходных данных и их анализ. На этом этапе выделяется круг автоматизируемых задач и закладывается требования к функциональности системы.

Данный проект ставит перед собой следующие задачи:

1.   Осуществлять полнофункциональный учет студентов, их успеваемость, преподаватели, нормы часов на группу по дисциплинам;

2.   Иметь удобный, интуитивно понятный интерфейс пользователя;

3.   Наглядно предоставлять отчётность.

1. Основная часть

1.1. Описание предметной области. Постановка задач

              В данной курсовой работе рассматривается задачи, выполняемые учебной частью вуза. Данная информационная система обеспечивает: хранение информации о студентах, учет всех процессов, связанных с обучением студентов, данные о преподавателях, назначение преподавателей и т.д. Информационная система реализует запросы упорядочения по полям: студенты, группы, факультет, преподаватели, так же осуществляется поиск сведений об успеваемости студентов, предшествующее образование и т.д..

              Каждый поступивший или уже учащийся в данном учебном заведении и так же преподаватели заносятся в информационную систему. Это способствует удобству обработки данных, уменьшению времени поиска определенных данных.

              Главными требованиями, положенными в основу при разработке комплекса стали: лёгкое использование и расширяемость. Поэтому комплекс разбивается на 5 основных программных блоков (модулей):

        Главная кнопочная форма – «Учебная форма»;

        Студенты;

        Преподаватели;

        Факультет;

        Дисциплины.

1.2. Выбор средств – методология проектирования

              В создании моей информационной системы использовалась система управления базами данных Microsoft Access. Она является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

              Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные — прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам. В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

              Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима.[4]

1.3. Построение инфологической концептуальной модели предметной области

Предметная область определена, если известны существующие в ней объекты, их свойства и отношения (ПО: объекты, свойства, отношения). Модель "сущность-связь" - неформальная модель предметной области, используемая на этапе инфологического проектирования.

Модель сущность-связь (рисунок 1) строится с использованием трех конструктивных элементов: сущность, атрибут и связь.

Сущность - это некоторая абстракция (модель) реально существующего объекта, процесса или явления, о котором необходимо хранить информацию в ПО.

Атрибут - поименованная характеристика сущности - средство для описания свойств сущностей (средство для моделирования свойств объекта).

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.[4]

Рисунок 1. - Модель сущность-связь

1.4. Схема данных физической и логической сущности в Erwin 4.0

Рис 2. - Схема данных логической структуры данных

              На этой схеме данных изображено 10 таблиц, так же на этой схеме данных можно увидеть связи, и их тип.

Рис 3. - Схема данных физической структуры данных

На этой схеме данных так же видно связи, и их тип. Но кроме этого, справа от названия поля можно увидеть его тип.

Text – текстовое поле

Long Integer – числовое поле

          Data/Time – Дата/Время

2. Разработка Базы Данных

Для хранения данных создано 10 таблиц, структура которых приведена ниже. В Таблице 1 хранятся данные о группах.

Таблица 1. - Группы

В Таблице 2 содержатся данные о дисциплинах. Включают в себя: код дисциплины и название дисциплины.

Таблица 2. – Дисциплины

В Таблице 3 содержатся данные о назначении преподавателей.

Таблица 3. - Назначение

В Таблице 4 содержатся данные о нормах для преподавателей на группу.

Таблица 4. – Нормы для преподавателей на группу

Таблице 5 находятся данные о предшествующем образовании студента.

Таблица 5. – Образование

В Таблице 6 хранятся данные о преподавателях.

Таблица 6. – Преподаватели

В Таблице 7 находятся данные о студентах.

Таблица 7. – Студенты

В Таблице 8 находятся данные об успеваемости студентов.

Таблица 7. – Успеваемость

В Таблице 9 находятся данные об учебе студентов.

Таблица 9. – Учеба

В Таблице 10 находятся данные о факультете.

Таблица 10. – Факультет

Создание таблиц в программе Microsoft Office Access 2003, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных (рисунок 4). В этом окне выбирается элемент управления Таблицы.

Рисунок 4. - Окно базы данных

Рассмотрим Создание таблиц в режиме конструктора (рисунок 5).

Рисунок 5. - Создание таблиц в режиме конструктора

Теперь необходимо заполнить Имена полей и выбрать Типы данных и сохранить каждую таблицу соответствующим именем (рисунок 6).

Рисунок 6. - Таблицы базы данных в режиме конструктора

2.1. Структура базы данных Microsoft Office Access

Следующим этапом создания информационной системы является разработка схемы данных (рисунок 7), (создание связей между таблицами).

Рисунок 7. – Схема данных

3. Формы, запросы, отчеты

3.1. Создание форм в базах данных

              Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

      ввода и просмотра информации базы данных

      изменения данных

      печати

      создания сообщений

Алгоритм создания форм следующий:

     Открыть окно БД

     В окне БД выбрать вкладку Формы

     Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

     В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных (рисунок 8).

     Щелкнуть на кнопке ОК[5]

Рисунок 8. – Выбор способа создания формы

Рассмотрим Создание форм с помощью мастера (рисунок 9). Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Рисунок 9. - Создание форм с помощью мастера

Затем необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>, затем кнопку далее. Следующими этапами будет:

      выбор внешнего вида;

      выбор требуемого стиля;

      ввести имя формы и открыть форму.

После ввода имени формы, выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблице (рисунок 10).

Рисунок 10. - Виды форм в курсовом проекте

3.2 Создание запросов в базе данных

Запрос — это набор инструкций, который можно использовать для обработки данных. Запрос не только возвращает результаты — которые можно сортировать, группировать и фильтровать — с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные.

Рассмотрим создание запроса с параметром в режиме конструктора (рисунок 11). Запрос с параметрами при выполнении требует ввода некоторых значений. После ввода значения запрос с параметрами использует его в качестве условия поля. Поле, к которому должно быть применено условие, задается на этапе конструирования запроса. При отказе от ввода значения запрос с параметрами принимает в качестве значения пустую строку.[6]

Рисунок 11. - Запрос в режиме конструктора

Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести фамилию студента (рисунок 12). Запрос будем выбирать данные об успеваемости по вводу фамилии студента.

Рисунок 12. - Окно условия отбора

Рисунок 13. – Результат запроса с параметров

Рисунок 14. - Виды запросов в курсовом проекте

3.3. Создание отчетов в базе данных

              Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет (рисунок 15) включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.[5]

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов. Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.

Рисунок 15. - Вид отчета

Рисунок 16. - Редактирование отчета в режиме конструктора

В процессе создания отчета-выписки есть возможность переходить в режим просмотра без сохранения формы. Это дает возможность визуально оценить будущий отчет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данный курсовой проект разработан для создания информационной системы Учебная часть вуза Создание базы данных обусловлено необходимостью вести автоматизированный учет и хранение сведений об учащихся, сотрудников и т.д.

В процессе разработки была использована реляционная модель с осуществлением нормализации, которая позволила спроектировать базу данных, в которой нет ненужных избыточных данных и противоречий, которые могли бы в дальнейшем привести к порче информации. Также была обеспечена целостность данных, которая способствовала непротиворечивости и адекватности отражаемых сведений.

В результате использования данной информационной системы в учебном заведении увеличится скорость обработки данных и скорость работы персонала.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Учебное пособие «Базы данных», СПб 2006

2.      Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания. Ставрополь, СТИС, 2006

3.      Голицына  О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных:  учеб. пособие. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007.

Электронные ресурсы:

4.      www.taurion.ru

5.      www.lessons-tva.info

6.      www.office.microsoft.com

3