Повышение рентабельности предприятия за счет внедрения информационной системы Галактика-экспресс

 
 

Глава 3. Информационные технологии  в ОАО «Россвязь». 
 

3.1 Использование ИТ  в организации. 

      Распределение автоматизированных рабочих мест

      В штуках

 

      Для автоматизации работы бухгалтеров  на предприятии используется программный  продукт “1С Предприятие” версии 7.7 (сетевая) со следующими компонентами:

      -бухгалтерский  учет;

      -склад.

      Данная  система представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Программа “1С Бухгалтерия” предназначена для совместной работы компьютеров, на которых установлен Windows 2000.

      Так же на ОАО «Россвязь» используется система ''ТЕТРА''. Система ''ТЕТРА'' эксплуатируется в среде DOS - приложение в среде Windows 2000 позволяет работать в сетевом режиме. Она включает в себя следующие функции:

      - зарплата;

      - кадры (в т.ч. персонифицированный  учет).

      Каждая  из этих систем имеет свою независимую  базу данных.

На сегодняшний  момент на ОАО «Россвязь» существует локальная сеть, которая объединяет компьютеры всех служащих и в том числе работников аппарата управления и построена по принципу клиент–сервер.

Нужно отметить, что предприятие нуждается в автоматизации деятельности предприятия, так как ежедневно сотрудники сталкиваются с множеством проблем, связанных с поиском и оперативным получением информации и избыточностью действий. Вероятно, система именно комплексной автоматизации сможет скорректировать ряд этих проблем.

      Высшим  руководством не используются системы  поддержки принятия решений, а так  же организационные и управленческие системы. Высшее звено данного предприятия явно испытывает потребность в использовании современных информационных технологий, причем не только по отношению к своему предприятию в целом, но и для организации своей собственной работы.

      Осуществление любой хозяйственной операции сопровождается формированием соответствующего документа, который подтверждает ее совершение (операционный документ). Совокупность операционных документов образует документооборот предприятия.

      В данный момент на предприятии программный  продукт ''ТЕТРА'' поддерживает бухгалтерию и отдел кадров, отдел главного механика, склад и бухгалтерию поддерживает система ''1С: Предприятие''. Данные системы обеспечивают сбор, обработку информации, но полностью не автоматизируют труд бухгалтерии, отдела кадров, отдела главного механика и склада, так как системы не позволяют связать данные в единую базу. Например, в результате оформления отпусков и выдачи заработной платы отдел кадров оформляет приказ и на дискете или на бумажном носителе передает в бухгалтерию. Подготовка данных бухгалтерией, расчет на ЭВМ, печать результатов, сверка, внесение изменений, снова расчет, печать и сверка. И так - не один раз, пока не будут окончательно подготовлены и выверены все расчетные и платежные ведомости. Все это занимает достаточно много времени и увеличивает трудозатраты сотрудников.

      Как правило, многопользовательские комплексные  системы управления организацией (корпорацией), отвечают следующим основным требованиям:

      - адаптивность по отношению к  профилю деятельности предприятия  (организации) любой формы собственности;

      - соблюдение единообразного для  всех решаемых задач пользовательского  интерфейса;

      - предоставление пользователям простого  инструментария для самостоятельного  развития системы;

      - поддержка распределенных баз  данных для обеспечения информационного взаимодействия многоофисных корпораций и территориально удаленных филиалов, подразделений;

      - использование решений, не требующих  длительной специальной подготовки  системных администраторов, отвечающих  за эксплуатацию системы. 

      При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации информатизированной системы управления каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкции (действия), получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей. 
 
 
 
 
 

      3.2 Преимущества информационной  системы «Галактика» 

      Системы ''ТЕТРА'' и ''1С: Предприятие'' просты и  легки для обучения, однако они  не совместимы между собой и не позволяют связать данные в единую базу, что увеличивает затраты времени при осуществлении документооборота и следовательно снижается производительность труда и эффективность деятельности предприятия в целом. Этот недостаток можно устранить путем внедрения на ОАО «Россвязь» программного комплекса «Галактика-Экспресс».

      Программный комплекс «Галактика» относится к классу финансово–экономических систем и включает в себя не только унифицированные компоненты, предназначенные для эксплуатации в организациях любой профессиональной ориентации, но и содержит ряд специализированных модулей, автоматизирующих процессы управления производством промышленной продукции. Он ориентирован на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла, таких как прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов.

Комплекс  «Галактика» реализует следующие  принципы:

      - интеллектуальность;

      - интегрированность («сквозное» прохождение  документов через различные службы);

      - модульность (возможность поэтапного  внедрения системы, гибкого маневрирования);

      - доступность (наличие полного  комплекта документации, подсказок,  удобство ввода данных);

      - открытость (возможность взаимодействия  с другими программами, работающими  на предприятии);

      - адаптивность (наличие мощного механизма  настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации системы).

Комплекс  «Галактика» — это многопользовательская  сетевая система управления деятельностью  предприятия, которая решает задачи планирования, оперативного управления, бухгалтерского учета, контроля и анализа. На фоне решения управленческих задач многие учетные задачи, такие как задачи бухгалтерского, материального учета, налогового планирования и другие, решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. То есть реализуется принцип «первичен не учет, а управление», учет в данном случае является дополнительным средством контроля.

Решение ''Галактика-Экспресс''- это специально сконструированное решение на базе системы ''Галактика''. В комплектацию данного решения входят два контура системы ''Галактика'' - бухгалтерского учета и логистики.

      Особо эффективно выделяется информатизированная система документооборота по сравнению с “ручным” с точки зрения доступности (поиска) документов. При информатизированном документообороте создается эффект, что каждый документ находится (доступен) в любой точке системы (исключение составляют закрытые (конфиденциальные) документы)). При этом каждый пользователь может оперативно получить копию интересующего его документа для ознакомления, корректировки или формирования нового документа.

      Обобщая можно сказать, что информатизация управления значительно сокращает  поток первичных документов и  величину трудозатрат на оформление, и обработку электронных форм документов.

Задача  внедрения системы комплексной автоматизации предприятия ''Галактика-Экспресс'' предполагает корректировку существующих на предприятии бизнес–процессов и документооборота с ними связанных. Суть изменения бизнес-процессов заключается в переходе от поддержки процесса управления с помощью бумажных носителей информации и отдельных разрозненных задач, автоматизирующих некоторые учетные функции, к технологии непрерывного сбора и анализа всей производственно–хозяйственной информации, определяющей экономические показатели деятельности предприятия. Новая технология процесса управления направлена на обеспечение полного контроля за всеми бизнес–процессами и переход к полной информационной управляемости предприятием.

Как уже  отмечалось выше основным объектом, с  которым работает программный комплекс «Галактика» является операционный документ. Операционный документ формируются при осуществлении любой хозяйственной операции, и подтверждает ее совершение. Документы могут быть связаны между собой. Совокупность всех операционных документов предприятия называется его документооборотом.

Разделение  документопотока на контур логистики  и бухгалтерский контур позволяет  своевременно фиксировать сведения, являющиеся, с точки зрения бухгалтерии, неполными и не подлежащие учету. Так же в соответствии с установленными правами доступа, специалисты всех служб предприятия имеют возможность анализа не только той информации, за ввод которой они и несут непосредственную ответственность, но и сопряженной с ней, за подготовку и ввод которой отвечают другие службы.

При этом администрация предприятия, используя  для управления хозяйственной деятельностью  систему «Галактика-Экспресс», получает ряд возможностей:

      - своевременного получения достоверной  информации о текущей деятельности  предприятия;

      - оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;

      - формирования обоснованных планов  на основании анализа данных  об имеющихся ресурсах;

      - контроля выполнения планов и  взаимных обязательств;

      - анализа результатов деятельности  и формирования оптимальных управляющих воздействий.

Внедрение программного комплекса «Галактика-Экспресс»  на предприятии «Россвязь» позволит предприятию сэкономить на текущих затратах на расходные материалы и на обучении персонала, сократить число заказываемых в типографии бланков, объем бумажной корреспонденции. Основной целью внедрения информационного управления на предприятии является организация безбумажного офиса, то есть максимально возможное перенесение текущего делопроизводства с бумажных носителей в электронный вариант.  

3.3 Структура ИС «Галактика» 

Необходимыми  техническими условиями для функционирования программного комплекса «Галактика-Экспресс»  являются:

      - наличие структурированной кабельной  системы со скоростью передачи  данных не менее 10Mb/s и выделенным  сервером с минимальными характеристиками PII/300/128Mb/HDD6Gb, под управлением операционной системы ОС Windows2000/2003 Server, клиентской частью ОС Windows на платформе СУБД Pervasive SQL, MSSQL Server и Oracle.