Контрольная работа по «Информационные технологии в управлении качеством»

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО  «Уральский государственный экономический университет»

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: «Информационные технологии в управлении качеством»

Вариант 4

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: студентка группы УК-12-Ом

Уразмухаметова Фиалида Фатыховна

 

 

 

 

 

 

 

Омск

2014

 

Объективная необходимость информатизации управления

 

В последнее десятилетие 20-го века информационно-коммуникационные технологии стали одним из важнейших факторов, влияющих на развитие общества. Их революционное воздействие касается государственных структур и институтов гражданского общества, экономической и социальной сфер, науки и образования, культуры и образа жизни людей. Многие развитие и развивающиеся страны в полной мере осознали те колоссальные преимущества, которые несет с собой развитие и распространение информационно-коммуникационных технологий. Не у кого не вызывает сомнения тот факт, что движение к информационному обществу - это путь в будущее человеческой цивилизации. В информационном обществе главным ресурсом является информация: именно на основе владения информацией о самых различных процессах и явлениях можно эффективно и оптимально строить любую деятельность. Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. Неизбежность информатизации процессов управления обусловлена резким ростом производительных сил и возрастанием роли и значения информации (объемов и своевременности) для управления ими в процессе созидательной деятельности человека. Процесс перехода от постиндустриального общества к информационному происходит в различных странах неодновременно, и характеризуется различными темпами. Первыми на этот путь встали США, Япония и страны Западной Европы. В этих государствах, начиная с 50-60 годов прошлого века, проводится политика повсеместной информатизации всех сфер деятельности человека. Завершение этого процесса в США предполагается к 2020 году, а в Японии и странах Западной Европы – 2030-2040 годам.

Неизбежность информатизации процессов управления обусловлена следующими основными причинами: 1. беспрецедентным усложнением социально-экономических процессов в результате увеличения масштабов и темпов общественного производства, углубления разделения труда (в том числе и в военной сфере) и его специализации в научно-технической революции; 2. необходимостью адекватно реагировать на возникающие проблемы в динамично меняющейся обстановке, присущей постоянно развивающемуся обществу; 3.повышением степени самоуправления производственных предприятий, территорий, регионов.

Таким образом, в процессе научно-технического прогресса, вызвавшего активное развитие всех производственных сфер человечества, стало невозможно обеспечить своевременность, принимаемых решений по управлению технологическими системами и повышению качества их функционирования без информационного обеспечения, что и послужило объективной основой перехода к информатизации управления.

Понятие информации. Понятие управленческой информации. Структура управленческой информации. Основные свойства управленческой информации.

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает сведение, разъяснение, ознакомление. В наиболее общем случае под «информацией» понимаются сведения (данные), которые воспринимаются живым существом или устройством и сообщаются (передаются, преобразуются, регистрируются) с помощью знаков. Второе определение - под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде. Можно также сказать, что информация представляет собой отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, может воспроизводиться, покупаться и продаваться. Управленческая информация - информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных и нематериальных благ и обеспечивает решение задач организации экономического управления. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого характера. При этом сведения экономического характера являются важной составляющей управленческой информации. В более узком смысле можно сказать, что под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений. Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями. Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система. Информационной единицей низшего уровняются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объеденных по определенному признаку (например, отчетному периоду), ставляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня. Свойства упр. информации: 1. отражает разностороннюю деятельность предприятий через систему натуральных, стоимостных и др. показателей; 2.отражается в тех или иных носителях (первичных документах, магнитных, оптических носителях) и представлена в виде конечных результатов; 3.является цифровой, буквенно-цифровой и алфавитной; 4.характеризуется большой массовостью и объемностью; 5.характеризуется длительностью хранения (архивы); 6.преобладание логических операций (выборка, упорядочивание, корректировка) над арифметическими; 7.табличная форма исходных и результирующих данных; 8.многообразие источников информации и ее потребителей.

 

Информационный ресурс как основа информатизации управленческой деятельности

 

Инф. ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в инф. системах. Информатизация – организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и прав граждан, организаций, госорганов и общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, создания единого информационного пространства. Единое инф. пространство – это совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-коммуникационных сетей и систем, функционирующих на основе единых принципов. Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Управление — важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории). Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

 

Классификация управленческой информации

 

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений. Упр. информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности: 1. по носителям (электронные, вещественные и т.п. ); 2. по направлению движения (входящая и исходящая); 3. по источнику (внешняя и внутренняя); 4. по содержанию (экономическая, правовая, техническая и пр.); 5.по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных); 6.по назначению (отчетная служит для анализа; оперативная — для корректировки деятельности организации); 7.по возможности закрепления и хранения; 8. по роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет); 9.по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного; промежуточная информация несет сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения); 10.по степени важности; 11.по полноте (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения); 12.по предназначению (универсальная информация необходима для решения любых задач; функциональная — родственных; индивидуализированная — данной, конкретной, уникальной проблемы); 13.по характеру потребления (постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой); 14.по степени надежности (достоверная и вероятностная информация); 15.по способам распространения (устная, письменная и комбинированная информация). Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. Есть также другая классификация: 1. по источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная); 2.по способу фиксации: устная и документированная; 3. по способу выражения: цифровая и алфавитная; 4. по характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая; 5. по направлению движения: входящая и исходящая; 6. по стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы); 7. по функциям управления; 8. по принадлежности к сферам деятельности и функциям управления конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная; 9. по времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Понятие информационных технологий и информационнного обеспечения. Эволюция информационных технологий. Две стратегии внедрения новых информационных технологий в фирму.

Информационная технология (ИT) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта. Основная цель автоматизированной информационной технологии— получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации путём создания специальной подсистемы — информационного обеспечения. Информационное обеспечение, важнейший элемент информационной системы, предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. Оно включает в себя совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине е и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных. Эволюция информационных технологий наиболее ярко прослеживается на процессах хранения, транспортирования и обработки информации. В управлении данными, объединяющем задачи их получения, хранения, обработки, анализа и визуализации, выделяют шесть временных фаз (поколений). Вначале данные обрабатывали вручную. На следующем шаге использовали оборудование с перфокартами и электромеханические машины для сортировки и табулирования миллионов записей. И третьей фазе данные хранились на магнитных лентах, и сохраняемые программы выполняли пакетную обработку последовательных файлов. Четвертая фаза связана с введением понятия схемы базы данных и оперативного навигационного доступа к ним. В пятой фазе был обеспечен автоматический доступ к реляционным базам данных и была внедрена распределенная и клиент-серверная обработка. Теперь мы находимся в начале шестого поколения систем, которые хранят более разнообразные типы данных (документы, графические, звуковые и видеообразы). Эти системы шестого поколения представляют собой базовые средства хранения для появляющихся приложений Интернета и Интранета. Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами: • областью функционирования предприятия или организации; • типом предприятия или организации; • производственно-хозяйственной или иной деятельностью; • принятой моделью управления организацией или предприятием; • новыми задачами в управлении; • существующей информационной инфраструктурой и т. д. Основное отличие двух типов автоматизированной информационной технологии заключается в организации управления крупными организациями. При централизованном управлении технология ориентирована на концентрацию информационных ресурсов в головном предприятии с жесткими ограничениями по уровням доступа к корпоративным данным. При децентрализованном управлении наряду с концентрацией информации в корпоративных хранилищах данных выделяются информационные сегменты для каждой локальной вычислительной сети филиала или отделения. Для эффективного управления крупными организациями, имеющими большое количество филиалов, строится корпоративная вычислительная сеть, на основе которой формируются информационные связи между локальными вычислительными сетями отдельных структурных подразделений.

 

Понятие «информационная система». Характеристики информационных систем. Эффективность информационных систем

 

Информационная система - совокупность программного обеспечения и электронного информационного хранилища, разрабатываемая как единая система и предназначенная для автоматизации определенного рода деятельности. Для информационных систем характерны: - Многоаспектность, - Многофункциональность, - Различные сферы применения. Характеристики ИС зависят от сферы применения. Например, управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня. Характеристики управленческих информационных систем: 1. используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями; 2. ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке; 3. опираются на существующие данные и их потоки внутри организации; 4. имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру. Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Характеристики систем поддержки принятия решений:

1. обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

2. оснащены сложными инструментальными  средствами моделирования и анализа;

3. позволяют легко менять постановки  решаемых задач и входные данные;

4. отличаются гибкостью и легко  адаптируются к изменению условий  по несколько раз в день;

5. имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя. ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т. д. Широко распространено представление о том, что информационные системы живут недолго: от трех до семи лет. На самом деле это свидетельствует лишь о высокой динамичности информационных систем и технологий: в течение этого времени система может оставаться эффективной. И только. Далее она должна развиваться или перестанет быть конкурентоспособной. Как таковая ИС должна создаваться на предприятии или в учреждении не иначе как «на вечные времена», причем в виде, допускающем развитие и совершенствование по всем компонентам без утраты способности функционировать.