Использование автоматизированных информационных систем в управлении организацией

     Глава 3. Внедрение АИС в организации

     3. 1. Внедрение ERP системы SAP на ООО «Сургутгазпром»

     ООО "Сургутгазпром" - одно из крупнейших предприятий Западной Сибири, занимающееся транспортировкой и переработкой газа и газового конденсата. Компания является дочерним подразделением ОАО "Газпром".

     Годовой объем транспортировки газа превышает 65 млрд. куб., общая протяженность  системы магистральных трубопроводов 6,5 тыс. км, в системе работают 16 компрессорных станций, около 230 газоперекачивающих аппаратов, численность работников предприятия составляет 14 тысяч человек.

     ООО "Сургутгазпром" стало первопроходцем в отрасли на пути решения задач информационного обеспечения производственно-хозяйственной деятельности благодаря успешному внедрению первого этапа АИС предприятия на базе системы SAP R/3. Большая прозрачность, усовершенствованные информационные потоки данных и сокращение затрат являются подтверждением правильности выбранной предприятием стратегии, Одной из особенностей работы SAP AG является сотрудничество с ведущими в отрасли консалтинговыми фирмами, расположенными по всему миру. Так с ООО "Сургутгазпром", наряду со специалистами консалтингового подразделения SAP C.I.S., работает московская компания ЗАО "ИКТ-КОНСАЛТ" - ведущий интегратор в области внедрения корпоративных систем управления предприятий топливно-энергетического комплекса.

     Ha первом этапе реализации проекта  внедрения системы SAP R/3 была выработана программа создания и развития вычислительного комплекса предприятия на базе бизнес - систем SUN Microsystems. Вычислительные комплексы компании SUN Microsystems отличаются высокой производительностью и надежностью. Это позволяет увеличить жизненный цикл систем на предприятии. Высокая эффективность аппаратного комплекса достигнута формированием оптимального системного ландшафта серверной группы для систем ведения разработок, тестирования и промышленной эксплуатации. Выбранная конфигурация аппаратных средств позволяет наращивать мощности и производительность системы за счет модернизации существующих и приобретения новых компонентов.

     Преимущества, полученные предприятием от внедрения  системы SAP R/3, связаны с высокой  степенью интеграции решаемых функций, которая в значительной мере совершенствует информационные потоки, увеличивает прозрачность информации внутри предприятия.

     Ведение в системе SAP R/3 функций бухгалтерского учета и отчетности позволило  в едином информационном пространстве организовать поддержку принимаемых руководством решений по вопросам управления дебиторской и кредиторской задолженностями, формирования сводной отчетности по подразделениям предприятия. Это позволило повысить степень надежности и оперативности финансовых отчетов.

     Централизация учета затрат в системе SAP R/3 позволила  организовать на предприятии их автоматизированный учет по видам и местам возникновения, а также обеспечить расчеты фактической  себестоимости продукции и услуг.

     Территориальная разобщенность структурных подразделений, отсутствие устойчивой надежной телекоммуникационной связи потребовали серьезных усилий по интеграции централизованной системы R/3 с распределенными по подразделениям локальными системами. Были модернизированы существующие системы связи, АРМы, написаны необходимые интерфейсы, проведены организационно-технические мероприятия, разработаны соответствующие процедуры, обеспечивающие доставку, обработку и актуализацию данных.

     Можно выделить следующие решающие факторы  успеха проекта:

• Создание в ходе проекта мощной проектной команды со стороны Заказчика, которая решала организационные и технологические вопросы и выполнила основной объем работ. Всего в проекте на разных стадиях активно участвовало до 50 специалистов предприятия. В проектные группы были приглашены высококвалифицированные специалисты, уже имевшие успешный опыт такой работы, а также ведущие работники службы АИС и функциональных подразделений, которые прошли соответствующее обучение и переподготовку.
• Председателем управляющего совета являлся Главный инженер ООО "Сургутгазпром". Руководителем проекта - заместитель Главного инженера по автоматизации.
• Общая постановка задачи, активное участие в управлении проектом и реализации принятых решений руководства ООО "Сургутгазпром". Так на 1-м этапе внедрения в течение 1998-1999 гг. все 17 заседаний Управляющего совета прошли под личным руководством Генерального директора и Главного инженера при активном участии Главного бухгалтера и других руководителей.
• Совместная работа всех субподрядчиков в общей команде, при ответственности основного подрядчика по проекту ЗАО "ИКТ-КОНСАЛТ".
• Согласование принимаемых решений на уровне головной компании ОАО "Газпром".

     В результате реализации 1-го этапа проекта  на ООО "Сургутгазпром" действует  интегрированная, распределенная система управления, позволившая централизовать управление финансовыми потоками.

     В 2001 году завершился первый этап проекта по автоматизации логистических процессов с использованием функциональности модулей ММ и SD системы SAP R/3 и интеграцией с действующими локальными системами. Целью внедрения является совершенствование механизма управления материально-техническими ресурсами во всех структурных подразделениях на основе интеграции данных материальных и финансовых потоков.

     Результатами реализации проекта уж в начале 2002 года стали изменения организационной структуры и бизнес-процессов материально-технического снабжения предприятия. В настоящее время предприятие приступило к реализации проекта управления персоналом, планирует внедрение функциональности модуля РМ (Техническое обслуживание и ремонт оборудования), а также использование программных систем Business Information Warehouse (Хранилище данных) и Strategic Enterprise Management (Стратегическое управление предприятием) компании SAP AG.

     В рамках проекта предполагалось не столько настроить систему R/3 на бизнес-процессы ООО "Сургутгазпром", сколько проанализировать деятельность Заказчика в области управления персоналом. Разработать его стратегию в этой области, проанализировать и оптимизировать бизнес-процессы, функциональные обязанности подразделений. После чего воплотить в систему "R/3" оптимизированные или вновь созданные бизнес-процессы.

     В результате обследования были выявлены функциональные разрывы в деятельности подразделений связанных с управлением персоналом, несоответствие в полномочиях некоторых подразделений.

     Составленный  по результатам обследования отчёт  инициировал глубокое и всестороннее обсуждение проблем среди среднего и высшего руководства компании. По результатам обсуждения Советом директоров компании было принято решение об оптимизации бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом.

     Основной  задачей второго этапа было совершенствование  механизма управления материально-техническим  снабжением во всех структурных подразделениях на основе интеграции данных материальных и финансовых потоков.

     В ходе реализации проекта была проведена  необходимая реорганизация материально-технического снабжения на предприятии, в частности  процесс управления закупами был  структурно отделен от процесса управления запасами, обязанности подразделений и служб МТС были приведены в соответствие с требованиями оптимизации управления.

     В коммерческую эксплуатацию сдана единая сквозная распределенная система учета  и движения материально-технических ресурсов для распределенных складов, включившая в себя более ста пятидесяти АРМов(автоматизированных рабочих мест) и интегрированная с системой бухгалтерского учета.

     Отличительной особенностью данного проекта является создание уникального справочника  материально-технического снабжения, ставшего основой для объединения логистического пространства.

     В будущем, учитывая создавшиеся, благодаря  осуществлению проекта автоматизации, возможности, ООО «Сургутгазпром»  планирует следующие действия:

• В полную силу использовать возможность целевого планирования, обеспечения и контроля за обеспечением всех структурных подразделений материально-техническими ресурсами;
• Участвовать в электронных биржах;
• Перенести основные затраты на приобретение материально-технических ресурсов в подрядные договоры со сторонними организациями.

     3. 2. Внедрение ERP системы SAP на ОАО «Воронежсинтезкаучук»

     ОАО «Воронежсинтезкаучук» - один из крупнейших в России производителей высококачественных каучуков, термоэластопластов и латексов, входит в состав холдинга СИБУР. В середине 90-х годов менеджерами предприятия была поставлена стратегическая задача по созданию на заводе полнофункциональной интегрированной системы управления с использованием современных управленческих и информационных технологий.

     Разработка  проекта АИС началась в июле 1997 года с участием консалтинговых компаний «Юникон» и «Солвер». В ноябре 1998 года на «Воронежсинтезкаучук» была введена в промышленную эксплуатацию первая очередь АИС SAP, включающая в себя подсистемы «Финансы», «Сбыт», «Учет готовой продукции», реализованные средствами модулей FI, SD, MM-IM, LIS. В рамках первой очереди проекта реализованы функции бухгалтерского учета, финансовые операции, полный цикл сбытовой деятельности, управление складскими запасами в части готовой продукции. Таким образом, ОАО «Воронежсинтезкаучук" стал одним из первых российских предприятий, решившихся на покупку одной их самых дорогих систем автоматизации SAP.

     В результате внедрения АИС на предприятии  произошла реорганизация бухгалтерской службы, создана лаборатория анализа финансово-хозяйственной деятельности. Для сопровождения и дальнейшего развития этой системы на заводе был создан специальный отдел.

     По  оценкам руководства предприятия  внедрение системы позволило  вести жесткий контроль расчетов с дебиторами и кредиторами, обеспечить учет и отчетность по сбыту готовой продукции, включая услуги по переработке давальческого сырья, управлять сквозным циклом от закупок сырья и материалов до сбыта продукции, контролировать финансовые и материальные потоки.

     По  словам генерального директора ОАО  «Воронежсинтезкаучук» Вячеслава  Конюшенко, с внедрением АИС SAP значительно повысился уровень контроля за состоянием финансово-хозяйственной деятельности предприятия, выросла корпоративная культура, изменился стиль работы менеджеров и сотрудников заводоуправления, а потому руководство предприятия видит необходимость в дальнейшем развитии проекта.

     Вторая  очередь ИСУ включает в себя новые  подсистемы - «Снабжение», «Затраты», «Основные  средства», «Инвестиции», «Инфо-система руководителя» (модули MM, CO, FI-AA, IM, EIS), а также предусматривает развитие задач первой очереди. В системе будут реализованы функции снабжения предприятия всеми видами товарно-материальных ценностей, контроль и управление запасами материальных ресурсов, планирование и учет затрат на производство, учет основных средств и капитальных вложений. Также в рамках АИС будет построена информационная система для менеджмента предприятия.

     Внедрение данной системы на ОАО «Воронежсинтезкаучук» способствовало повышению оперативности в принятии управленческих решений, снижению трудоёмкости учётной процедуры, и обеспечение комплексного планирования и бюджетирования финансовых потоков на предприятии.

     В настоящее время в системе  работает более 180 пользователей, ею охвачено 16 заводских подразделений.

     Внедрение АИС позволило руководству предприятия вести жесткий контроль за расчетами с дебиторами и кредиторами, управлять сквозным циклом от закупок сырья и материалов до сбыта продукции, контролировать финансовые и материальные потоки.

     Совокупная  стоимость проекта уже составила миллион долларов, причем большая часть этой суммы пришлась на закупку техники и лицензий программного обеспечения.

     Дальнейшее  развитие системы будет проводиться  в направлении расширения ее функциональности, освоения новых модулей и подключения к системе новых пользователей. Добавятся модули управления производством и персоналом, что должно обеспечить существенное снижение себестоимости готовой продукции, повышение оборачиваемости материальных запасов, возможность получения достоверных оперативных и аналитических данных, доступных для всех заинтересованных сотрудников.