База данных, содержащая сведения о студентах

2. Создание запроса  с помощью Конструктора

1. В окне Базы данных выберите вкладку Запросы, нажмите кнопку Создать. В окне диалога выберите Конструктор ОК.
2. В окне Добавление таблицы выделите таблицу Клиенты и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы. Перед вами окно, разделенное на две панели, в верхней панели находятся списки полей таблицы, выбранной для запроса, нижняя панель является бланком запроса. Переход между ними осуществляется щелчком мыши по соответствующей панели или клавишей F6.
3. Перенесите с помощью мыши из верхней части окна поле Код модели в первую ячейку строки Поле бланка запроса. Аналогично поступите с полями Заказчик, Ф.И.О., Город, Телефон, Дата заказа, разместив их в следующих ячейках.
4. В строке Вывод на экран установите флажки в полях, которые будут выведены в набор записей. В строке Условие отбора в столбце с полем Город введите Москва, а в столбце с полем Дата заказа введите условие > 01.01.03 для определения условия выбора записей. Войдите в меню Файл и выполните команду Сохранить. Присвойте имя запросу Клиент1 ОК. Закройте Запрос на выборку.
5. Для выполнения запроса в окне База данных выделите имя нужного запроса – Клиент1. Щелкните по корешку Запросы и нажмите кнопку Открыть. На экране появится окно Запрос на выборку с отобранными по введенным критериям записями. Просмотрите результат запроса и закройте окно Запрос на выборку.

3. Создание составной  формы

1. В окне Базы данных выберите вкладку Формы, нажмите кнопку Создать. В окне диалога выберите Мастер форм ОК.
2. В открывшемся окне диалога выберите исходную таблицу на основе, которой будет создана форма – таблица Модели компьютеров. Для этого щелкните по раскрывающемуся списку Таблицы/ Запросы и выберите таблицу.
3. Задайте поля, которые будут использоваться в форме. Из списка имеющихся полей, перенесите все поля, для этого нажмите кнопку >>.
4. Из списка в окне Таблицы/Запросы выберите таблицу Клиенты, на которой строится подчиненная форма. Выберите поля: Код модели, Номер заказа, Заказчик, Телефон, Дата заказа, Количество, Скидка. Далее.
5. В открывшемся окне выберите вид подчиненной формы – Ленточная. Далее.
6. Выберите вариант оформления формы. Далее.
7. Дайте название главной форме – Модели и заказы. Убедитесь, что установлен флажок Открытие формы для просмотра или ввода данных. Готово.
4. Модификация формы
1. Для того чтобы в форму можно было внести изменения, перейдите в режим Конструктора.
2. Если области заголовка в форме нет, выполните команду меню Вид/Заголовок/Примечание формы. На экране в окне Конструктора формы появиться область заголовка и область примечания.
3. Для вставки заголовка формы, поместите указатель мыши между областью заголовка и областью данных так, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки, нажмите кнопку мыши и переместите манипулятор вниз. Теперь в области заголовка можно поместить название формы.
4. Активизируйте кнопку Надпись (пиктограмма с буквами АЯ) на панели элементов (при включенной Волшебной палочке). Переместите указатель мыши в требуемое место области заголовка и выполните щелчок. Введите заголовок – Модели и заказы.
5. Для вставки рисунка в заголовок формы, выберите на панели элементов кнопку Рисунок. Щелкните левой клавишей мыши в произвольном свободном месте заголовка. В открывшемся диалоговом окне найдите библиотеку готовых рисунков Clipart (C:\MSOffice\Clipart) и выберите соответствующий тематике рисунок. Выбранный рисунок появится в заголовке. Размер рисунка можно поменять, щелкнув по нему, а затем переместив маркеры размеров. Выделенный рисунок можно переместить в любое место, когда указатель мыши принимает вид раскрытой руки.
6. Для добавления поля Флажка на панели элементов выберите инструмент Флажок и щелкните на свободном месте формы. Определите свойства Флажка и его подписи, для этого:
• Установите курсор на поле флажка;
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт меню Свойства и нажмите левую клавишу мыши, или выполните команду меню Вид/Свойства;
• В окне свойств Флажка, в строке Имя, на вкладке Другие введите с клавиатуры текст Специальная компоновка Enter.
• На вкладке Данные раскройте список полей таблицы и выберите поле Специальная компоновка, в строке Значение по умолчанию укажите Нет.
• Закройте окно свойств Флажка. Откройте окно свойств поля подписи (дважды щелкнув по прямоугольнику Флажок) и измените только одно свойство Подпись, на вкладке Макет введите с клавиатуры – Специальная компоновка. Закройте окно Надпись.
• Если подпись поля к флажку не умещается целиком в контуре рамки, то увеличьте длину рамки. Щелкните левой клавишей мыши по элементу Специальная компоновка, на экране появятся маркеры выделения (квадратики по контуру поля). С помощью маркеров измените размер поля по горизонтали. Большой маркер в верхнем левом углу предназначен для перемещения поля.
• Удалите обычное поле ввода Специальная компоновка вместе с полем подписей. Для этого выделите поле, нажав левую клавишу мыши, и нажмите клавишу Del. Также удалите подпись к полю.
7. Создание поля ввода с раскрывающимся списком. Удалите обычное поле ввода Видеопамять вместе с полем подписей. Для этого выделите поле, нажав левую клавишу мыши, и нажмите клавишу Del. Также удалите подпись к полю.
• На панели элементов нажмите кнопку Мастера (изображение Волшебной палочки), выберите элемент Поле со списком и щелкните по нему и переместите курсор в виде пиктограммы «+» щелкните левой клавишей мыши в нужном месте формы (вместо удаленного поля).
• В окне Создание полей со списком выберите Будет введен фиксированный набор значений Далее.
• В следующем диалоговом окне установите Число столбцов = 1 и внесите в список Столбец 1 следующие значения: 256 К, 512 К, 1 Mb, 2 Mb, 4 Mb, 6 Mb.
• Установите нужную ширину столбца (уменьшите), при помощи смещения правой границы столбца курсором мыши, при постоянно нажатой левой клавиши мыши (наводить на границу надо в области заголовка столбца, курсор мыши при этом принимает вид двунаправленной стрелки). Далее.
• На экране следующее окно, в котором необходимо сделать активной графу Сохранить в поле, затем, открыв список полей выберите поле Видеопамять и нажмите кнопку Далее.
• Введите надпись поля – Видеопамять. Готово.
• Перейдите в режим Форма командой Вид/Форма и проверьте действие определенных вами элементов.
8. Посмотрите получившееся оформление в режиме Вид.
9. Для быстрого изменения оформления созданной формы можно воспользоваться командой Автоформат в пункте меню Формат. Самостоятельно создайте форму, используя таблицу Клиенты. Поочередно выделяя наименования стилей в окне Стили объекта форма выберите наиболее понравившийся Вам. Закройте форму.

5. Продолжение работы  по модификации  формы.

Задание: создать командные кнопки, вычисляемые поля, сгруппировать информацию о ценах.

1. Создание командной кнопки Завершение работы с формой. Активизируйте панель Формы, щелкните Создать и выберите Конструктор в окне Новая форма. В качестве источника данных выберите таблицу Модели компьютеров ОК. Перенесите все поля таблицы, в открывшуюся пустую форму в область данных.
2. Нажмите кнопку Мастера (если она выключена) на панели элементов. Выберите инструмент Кнопка и поместите кнопку на свободном месте в области данных. В открывшемся диалоговом окне Создание кнопок выделите категорию Работа с формой, в списке справа определите действие Закрытие формы. Далее. Мастер предлагает выбрать текст или рисунок, выберите рисунок или оставьте рисунок по умолчанию Далее.
3. Укажите имя формируемой кнопки Закрытие формы Готово. Найдите оптимальный размер кнопки, используя маркеры выделения. По аналогии самостоятельно создайте командные кнопки:

   – Печать формы (тип действия работа с формой),

   – Переход к первой записи (тип действия переходы по записям),

   – Переход к последней записи (тип  действия переходы по записям).

4. Создание вычисляемых полей. Для удобства заказчиков создайте поле Общая стоимость, которое подсчитывается исходя из суммы полей Цена, Стоимость гарантии и Предпродажная подготовка.
5. Щелкните левой клавишей мыши по кнопке Поле на панели элементов. Разместите вычисляемое поле на свободном месте в области данных рядом с полями, имеющими ценовое значение. Вызовите окно Свойств поля подписи, щелкнув правой кнопкой мыши. В появившемся окне в строке Подпись введите с клавиатуры Общая стоимость. Закройте окно щелчком по кнопке Х.
6. Увеличьте длину поля подписи (если название поля целиком не умещается в окаймляющем его прямоугольнике) – для этого щелкните по полю подписи и растяните его в нужном направлении, схватив мышкой за появившиеся маркеры.
7. Откройте окно Свойства для поля (прямоугольник с надписью – Свободный) и на вкладке Данные в строку Данные поместите формулу: = Цена + Стоимость гарантии + Предпродажная подготовка. Для этого введите формулу с помощью конструктора выражений:
• Щелкните левой клавишей мыши по строке Данные.
• Затем по кнопке "..." в строке Данные. Появится построитель выражений.
• Формула должна начинаться со знака =.
• В левой колонке щелкните мышкой по названию Заказчики, тогда в центральной колонке появятся наименования полей вашей формы.
• Выберите объект под названием Цена и нажмите кнопку Вставить.
• Затем, нажмите клавишу "+". Аналогично добавьте в форму оставшиеся объекты ОК. Закройте окно поля, используя кнопку "Х".
• Откройте форму. Убедитесь, что в поле Общая стоимость вычисляется результат для каждой записи таблицы Модели компьютеров.
8. Изменение внешнего вида формы. Созданная форма выглядит невыразительно. Измените оформление некоторых элементов. Откройте конструктор вашей формы, упорядочьте расположение полей. Поле можно перемещать, пометив его и поместив указатель мыши на край поля так, чтобы он принял форму ладони. Удерживая нажатой кнопку мыши, переместите поле в нужное место. Таким способом переместите поля главной формы, чтобы они располагались компактно и удобно для просмотра.
9. Визуальная группировка информации о ценах. Выберите на панели элементов элемент Прямоугольник. Установите курсор мыши слева от поля Цена, нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская клавиши, переместите вправо, ниже поля Предпродажная подготовка так, чтобы все поля с денежной стоимостью оказались внутри рамки прямоугольника. Отпустите кнопку мыши. Нажмите кнопку Цвет заливки/Фона (на панели инструментов Форматирование) и выберите для прямоугольника цвет. Все выбранные поля окажутся под закрашенным прямоугольником.
10. Войдите в меню Формат и выберите команду На задний план. Все ценовые поля окажутся на цветном фоне. Для большей выразительности сформатируйте все поля. Для ускорения процесса выделите все эти поля, подведя курсор мыши к левому краю поля Код модели и не отпуская левой клавиши мыши, охватите все нужные поля прямоугольником. Все поля окажутся маркированными. На панели инструментов Форматирование выберите щелчком мыши кнопку с буквой К и шрифт в названиях всех полей маркированной области отобразится курсивом.
11. Выровняйте текст по центру, предназначенная для этого кнопка также находится на панели инструментов Форматирование.
12. Введите название формы Модели компьютеров (см. предыдущее задание). Измените размер тип и цвет шрифта заголовка формы. Щелкните по названию формы. Вокруг него появятся маркеры выделения. В верхней части меню на панели форматирования установите размер шрифта – 16, цвет – по желанию, тип – курсив и жирный.
13. Перейдите в режим просмотра формы. Для этого в меню Вид выберите команду Режим. Просмотрите полученную форму. Закройте форму, используя кнопку "Х".

6. Создание отчетов.

Задание: Создать текущий и итоговый отчет.

1. Изучение справочного раздела Access 97 по созданию отчетов. Закройте внутреннее окно Microsoft Access щелчком по изображению крестика в правом верхнем углу окна. Откройте справочную систему MS Access, для этого щелкните мышкой по знаку "?" расположенному в верхнем меню программы, выделите раздел Вызов справки, в появившемся окне выберите тему Наглядное введение в Microsoft Access ОК. Прочитайте следующие темы: Общие сведения об отчетах, Изменение отчета.
2. В окне База данных выберите вкладку Отчеты, затем выберите кнопку Создать в окне Новый отчет выберите таблицу Заказчики и нажмите кнопку Мастера отчетов, ОК. В окне Создание отчетов перенесите все поля в окно Выбранные поля, нажав кнопку ">>" Далее. Пропустите окна Сортировки и Добавления уровней группировки, для этого в этих окнах нажмите Далее. Выберите макет отчета В столбец Далее. Выберите стиль Строгий, Далее, задайте имя для отчета – Заказы, Готово. На экране текущий отчет, просмотрите его. Закройте окно Отчет.
3. Создание итогового отчета. Для создания итогового отчета сначала необходимо создать запрос. Щелкните левой клавишей мыши по вкладке Запросы окна базы данных, нажмите кнопку Создать. Выберите Конструктор, ОК. Выделите таблицу Модели компьютеров в окне Добавление таблицы, нажмите кнопку Добавить, выделите таблицу Заказчики, нажмите кнопку Добавить и закройте окно Добавление таблицы.
4. Перенесите с помощью мыши из верхней части окна из таблицы Модели компьютеров, поля: Модель, Цена, Стоимость гарантии, Предпродажная подготовка, а затем поля Заказчик, Город, Дата заказа, Количество, Скидка из таблицы Клиенты в поля бланка запроса. Отмените вывод на экран полей Город, Дата заказа. В строке Условие отбора, в столбце с полем Город введите с клавиатуры Москва, а в столбце с полем Дата заказа введите с клавиатуры условие 01.01.03.
5. Установите курсор на первое пустое поле в бланке запроса и нажмите правую кнопку мыши, выберите пункт Построить. В окне построителя выражений в левой колонке дважды щелкните мышью по наименованию Таблицы (в колонке появятся наименования выбранных таблиц).
6. Включая то одну, то другую таблицу и выбирая из средней колонки соответствующие поля кнопкой Вставить, постройте формулу:

Сумма = (Цена + Стоимость гарантии + Предпродажная подготовка) * Количество – (Цена + Стоимость гарантии + (Предпродажная подготовка * Количество * Скидки.

Закройте  окно, ОК. В появившемся окне выберите кнопку Да, сохраните запрос под именем Стоимость. Закройте окно запроса, используя кнопку "Х". В окне База данных щелкните по вкладке Запросы, выделите запрос Стоимость и щелкните по кнопке Открыть. Просмотрите созданный Вами запрос. Закройте окно запроса.

7. Создание итогового  отчета

1. Щелкните левой клавишей мыши по вкладке Отчеты в окне базы данных и нажмите на кнопку Создать. В окне Новый отчет, выделите Мастер отчетов, ОК. В окне Создание отчетов в строке Таблицы/Запросы выберите из списка запрос Стоимость и перенесите поля Модель, Заказчик, Количество, Сумма в окно Выбранные поля, Далее.
2. Следующие окна Добавление уровней группировки и Задание порядка сортировки пропустите нажав кнопку Далее.
3. Выберите вид макета отчета – В столбец, Далее. Выберите стиль – Строгий Далее.
4. Задайте имя отчета – Стоимость, Готово. Просмотрите отчет. Закройте окно отчета.

8. Модификация отчета

1. Откройте отчет Стоимость в режиме Конструктора. В меню Формат, пользуясь командой Автоформат выберите нужный вам стиль оформления отчета. Просмотрите получившийся отчет. Закройте окно отчета.
2. Проверьте размер базы данных и запишите данные в тетрадь. Осуществите сжатие базы данных при ее закрытии командой меню Сервис/Параметры на вкладке Общие, установите флажок Сжимать при закрытии. Снова проверьте и запишите размер сжатой базы.