База данных, содержащая сведения о студентах

Лабораторная  работа № 1

База  данных содержащая сведения о студентах

   Цель  работы: разработка информационной модели базы данных. Создание объектов базы данных.

   Задание: Требуется создать базу данных, содержащую сведения о студентах. Из общего списка студентов необходимо выбрать студентов, обучающихся в определенной группе. Разработать специальную форму для ввода данных в таблицу. Организовать соответствующий отчет для вывода на печать списка студентов.

Методика  выполнения работы

   Определим логическую структуру создаваемой базы данных. Поскольку почти все поля базы данных являются уникальными, создадим одну сводную таблицу, состоящую из записей, в которые входят поля Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения и Домашний адрес.

1. Загрузите Microsoft Access. В появившемся окне Microsoft Access выберите переключатель Новая база данных. ОК.
2. В ниспадающем списке Папка окна Файл новой базы данных установите свой сетевой диск и свой каталог. В наборном поле Имя файла введите имя создаваемой базы данных Свою фамилию. Нажмите кнопку Создать. Откроется окно базы данных. Оно является основным окном базы и позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты базы данных.

1. Создание структуры  новой таблицы

1. В появившемся окне под Вашей фамилией: База данных выберите объект Таблицы и нажмите кнопку Создать. В появившемся окне Новая таблица выберите режим работы Конструктор. ОК.
2. В первой строке в столбце Имя поля введите: Фамилия. Нажмите клавишу на клавиатуре вправо ®.
3. Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Текстовый. В нижней части экрана, в Свойствах поля, на вкладке Общие в строке Размер поля установите 20.
4. В строке Обязательное поле при помощи кнопки раскрывающегося меню укажите Да.
5. Установите курсор в первой строке в столбце Описание. Введите: Фамилия студента.
6. Во второй строке в столбце Имя поля введите: Имя. Установите тип данных – текстовый. В поле Описание введите: Имя студента. Установите Размер поля – 10.
7. В третьей строке в столбце Имя поля введите: Группа. Установите тип данных – числовой. В раскрывающемся списке Размер поля выберите Целое. В поле Описание введите: Номер группы.
8. В четвертой строке в столбце Имя поля введите: Дата рождения. Установите тип данных Дата/время. Установите курсор в наборном поле Формат поля. В раскрывающемся списке Формат поля установите – Краткий формат даты.
9. В пятой строке в столбце Имя поля введите: Код. Установите тип данных Счетчик. Щелкните на пустой кнопке в начале пятой строки правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт Ключевое поле. Это поле будет играть роль уникального идентификатора записей. На месте пустой кнопки появится знак Ключа.
10. В шестой строке в столбце Имя поля введите: Домашний адрес. Установите тип данных Поле MEMO. В поле Описание введите: Домашний адрес.
11. Закройте текущее окно Таблица 1: таблица с сохранением изменений.

2. Заполнение таблицы

1. В окне Ваша фамилия: База данных выберите объект Таблицы, установите курсор на названии Таблица 1 и нажмите кнопку Открыть.
2. В поле Фамилия введите свою фамилию, в поле Имя введите Свое имя и в поле Группа введите номер своей группы, например 33.
3. Переместите курсор в поле Дата рождения и введите дату своего рождения в формате ДД.ММ.ТТ, например 12.05.79. Примечание: вводить следует только числа, а остальное Microsoft Access подставит автоматически по заданной маске.
4. Переместите курсор в поле Домашний адрес и введите свой домашний адрес.
5. Подобным образом введите еще 10 записей. В поле Группа в любых двух строках введите № группы –31 группу, в остальных – 32. Если потребуется изменить ширину столбца, то это можно сделать при помощи мыши аналогично работе в Excel. Обратите внимание, что в поле Код цифры изменяются автоматически по мере ввода новых строк, каждый раз увеличиваясь на 1. Нажмите на значок закрытия текущего окна Таблица 1: таблица с сохранением изменений.
6. В окне Ваша фамилия: База данных установите курсор на слово Таблица 1 и вызовите контекстное меню. Выберите команду Переименовать. Введите новое имя таблицы Т_Студенты.

3. Создание запросов

1. В окне Ваша фамилия: База данных выберите объект Запросы. Нажмите кнопку Создать. В появившемся окне Новый запрос выберите Конструктор. ОК.
2. В окне Добавление таблицы выберите объект Таблицы Т_Студенты. Нажмите кнопки Добавить и Закрыть.
3. Перед Вами окажется окно Конструктора запросов с заголовком Запрос 1: запрос на выборку. В его верхней части отображаются списки полей таблицы, к которым обращается запрос. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки. Указывается также название таблицы, которой принадлежит выбранное поле.
4. Поочередно щелкните два раза левой кнопкой мыши на следующих полях: Код, Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения. Домашний адрес.
5. Установите курсор в нижней части окна в столбце Фамилия в поле Сортировка. В раскрывающемся списке этого поля установите По возрастанию. Нажмите на значок закрытия текущего окна Запрос 1: запрос на выборку. Подтвердите сохранение структуры запроса.
6. В наборном поле Имя запроса в окне Сохранение введите имя запроса Список всех студентов. ОК. Откройте и просмотрите запрос Список всех студентов. Обратите внимание, что в записях фамилии расположены в алфавитном порядке. Закройте запрос.
7. Установите курсор на запрос Список всех студентов. Нажмите клавишу Ctrl, и, ухватившись за значок запроса, переместите курсор мыши в сторону. Отпустите кнопку. Возникнет новый ярлык Копия Список всех студентов. Установите курсор на новый ярлык и переименуйте его в Список студентов 31 группы.
8. Откройте запрос Список студентов 31 группы. В меню Вид выберите режим работы Конструктор. В столбце Группа в строке Условие отбора введите 31. Нажмите на значок закрытия текущего окна, подтвердите сохранение макета Список студентов 31 группы: запрос на выборку.
9. Откройте запрос Список студентов 31 группы. Просмотрите содержимое запроса. Закройте текущее окно. В исходной таблице в одной из записей измените номер группы на номер 31. Закройте таблицу. Вновь откройте запрос Список студентов 31 группы. Убедитесь, что содержание запроса изменилось.

4. Создание формы  при помощи Мастера  форм

1. В окне Ваша фамилия: База данных выберите объект Формы, нажмите кнопку Создать.
2. В окне Новая форма выберите Мастер форм, а в качестве источника данных с помощью кнопки раскрывающегося списка выберите таблицу Т_Студенты. ОК. Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы.
3. В первом окне Мастера форм, показанного на рис. 3.1, в списке Таблицы и запросы указана выбранная таблица Т_Студенты. Щелкните на кнопке >>, чтобы добавить в список Выбранные поля: все поля таблицы.

Рис. 3.1. Мастер форм

4. Выделите пункт Код и щелчком на кнопке <, уберите это поле обратно в левый список. Содержимое этого поля генерируется автоматически, а его значение несущественно для пользователя, поэтому не следует включать его в форму. Щелкните на кнопке Далее.
5. В следующем окне диалога выберите для формы стиль В один столбец и щелкните на кнопке Далее.
6. В списке третьего окна выберите понравившийся Вам стиль оформления и снова щелкните на кнопке Далее.
7. В последнем окне Мастера щелкните на кнопке Готово, не изменяя никаких параметров. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных. Окно формы содержит названия полей и области отображения данных исходной таблицы. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям.
8. Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до пустой строки, введите запись еще об одном человеке. Закройте форму.

5. Создание формы  при помощи Конструктора

   Недостатком форм, создаваемых Мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей, а также не имеют элементов управления. Чтобы приукрасить форму, расположить поля более удобным способом, следует воспользоваться Конструктором форм, который позволяет создавать новые формы и редактировать имеющиеся.

1. Выберите вкладку Формы, нажмите кнопку Создать. В окне Новая форма выберите Конструктор, а в качестве источника данных с помощью кнопки раскрывающегося списка выберите таблицу Т_Студенты. ОК.
2. В окне Конструктора форм появится разметочная сетка, вертикальная и горизонтальная линейки, позволяющие позиционировать объекты. Изменение позиции объекта происходит при помощи методов, обычных для Windows.
3. Переместите при нажатой левой кнопки мыши названия полей в область формы, разместите их по своему усмотрению.
4. Одним щелчком выделите подпись Фамилия, установите курсор внутри объекта и измените подпись Фамилия студента.
5. Щелкните на объекте Фамилия студента правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Свойства, откроется, окно свойств Надпись: Фамилия_надписъ (рис. 3.2). На вкладке Макет установите цвет фона – голубой, размер шрифта – 12, оформление приподнятое и другие свойства по своему желанию. Закройте окно свойств. Если текст не будет помещаться в рамку, при помощи маркеров измените границы объекта.
6. Измените внешний вид других объектов формы.

Рис. 3.2. Свойства объектов Формы и панель Элементов

6. Создание элементов  управления

   При открытии Конструктора на экране появляется панель Элементов рис. 3.2. Если ее нет, щелкните на кнопке панель Элементов панели Инструментов. С помощью кнопок панели Элементов в форму можно добавлять различные объекты. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель имеется в Конструкторе отчетов.

1. Поместите указатель мыши на угол области формы. Перетащите этот угол вправо вниз, чтобы увеличить форму. С помощью команды Правка/Выделить все выделите все элементы формы.
2. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, нажатием клавиш со стрелками переместите элементы формы вниз и вправо, так чтобы они были отцентрированы относительно новых границ формы.
3. Щелкните на кнопке Надпись Аа панели Элементов. Растяните рамку надписи в верхней части формы на ширину области данных. Введите надпись, которая будет являться заголовком формы: Список студентов. Enter.
4. Находясь в области заголовка, вызовите контекстное меню и выберите команду Свойства. На вкладке Макет установите следующие параметры: ширина границы – 3 пункта, цвет фона – розовый, размер шрифта 14, курсив – Да, выравнивание текста – По центру. Закройте окно Надпись.
5. Снова щелкните правой кнопкой мыши в поле надписи, в контекстном меню выполните последовательно команды Размер/По размеру данных и Оформление/Тень.
6. Щелкните на кнопке Рисунок панели Элементов. Внизу формы растяните рамку рисунка. В открывшемся окне выбора файла найдите папку с рисунками Windows, выберите любой понравившийся вам рисунок. ОК. По умолчанию рисунки вставляются в форме урезания рисунка рамкой элемента.
7. Чтобы изменить режим размещения, щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Свойства. В списке Установка размеров открывшегося окна параметров выберите пункт Вписать в рамку. Закройте окно свойств.
8. Щелкните на кнопке Кнопка панели Элементов. Перенесите указатель мыши в область формы и щелкните левой кнопкой мыши внизу формы. В открывшемся окне Создание кнопок (рис. 3.3) выберите категорию действия Переходы по записям, в качестве Действия выберите – Следующая запись. Далее.

9. Во втором окне Мастера создания кнопок выберите рисунок на кнопку, например Стрелка вправо (синяя). Далее.
10. В третьем окне Мастера создания кнопок выберите название кнопки – Следующая запись. Нажмите кнопку Готово. Используя пункты 8 – 10, создайте кнопки Предыдущая запись, Найти запись, Выход из формы.
11. Установите режим работы с формой командой меню Вид/Режим формы. Проверьте действие кнопок. Нажмите на значок закрытия текущего окна, подтвердите сохранение формы под именем Список студентов.

7. Создание  отчетов

    Окно  Конструктора отчетов состоит из трех областей: Верхний колонтитул, Нижний колонтитул и Область данных. Появляется также небольшое окно со списком полей источника записей (Таблицы Т_Студенты). Если на экране отсутствует панель Элементов, выведите ее на экран, щелкнув на кнопке панель Элементов панели Инструментов.

1. В окне Ваша фамилия: База данных выберите объект Отчеты и нажмите кнопку Создать. В окне Новый отчет выберите режим Конструктор, а в качестве источника данных выберите таблицу Т_Студенты. ОК.
2. На панели Элементов нажмите пиктограмму Надпись. Щелкните мышью в области Верхний колонтитул и введите надпись Список студентов. Enter.
3. В области Надписи правой кнопкой мыши откройте контекстное меню и выберите команду Свойства. В открывшемся окне параметров на вкладке Макет выберите размер шрифта 16. Закройте окно Свойств.
4. В области Надписи снова откройте контекстное меню, выберите команду Размер, установите по размеру данных, Цвет текста – розовый.
5. Аналогично Верхнему колонтитулу оформите в Нижнем колонтитуле надпись Технологический факультет. Щелкните мышью на пиктограмме Поле в Панели элементов. Затем щелкните мышью в первой строке первого столбца Области данных. Access создаст элемент управления типа поле Свободный, а также Поле № для надписи.
6. Щелкните на элементе Поле № и удалите элемент клавишей Delete.
7. На элементе Свободный откройте контекстное меню, выберите команду Свойства, на вкладке Данные в строке Данные наберите = 1. В строке Сумма с накоплением при помощи кнопки выбора установите Для всего. Закройте окно Свойств.
8. Поместите указатель мыши на пункт Фамилия окна Т_Студенты, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access снова создаст элемент управления типа поле справа, а также поле для надписи – слева. Удалите поле для надписи.
9. Проделайте аналогичную операцию для пунктов Имя, Группа, Дата рождения. Оформите новые элементы области данных разными шрифтами, фонами и т. д. по своему выбору.
10. Если поля в Области данных не умещаются, увеличьте 06ласть данных до нужных размеров. Выравнивание полей по горизонтали или вертикали производится после их выделения мышью при нажатой клавише Shift с помощью контекстного меню.
11. Закройте текущее окно Конструктора. Дайте название отчету 0_Список студентов. ОК.
12. В окне Ваша фамилия: База данных выберите объект Отчеты, откройте отчет 0_Список студентов. Если это потребуется, отредактируйте отчет 0_Список студентов, используя режим Конструктор так, чтобы список студентов занимал минимальный размер и все данные были внесены в отчет полностью. Закройте отчет.