Базы данных

Содержание 

1. Введение                                                                                                 

2. Основные понятия  баз данных                                                                        

2.1   Базы  данных и системы управления  базами данных                       

2.2   Состав  системы управления базами данных                                    

2.3 Структура  простейшей базы данных                                                            

2.4 Свойства полей  базы данных                                                                       

2.5 Типы данных                                                                                      

2.6 Безопасность  баз данных                                                                               

3 Проектирование  баз данных                                                             

3.1 Режимы работы  с базами данных                                                    

3.2 Объекты базы  данных                                                                        

3.2.1 Таблицы                                                                                                        

3.2.2 Запросы                                                                                                         

3.2.3 Формы                                                                                                           

3.2.4 Отчеты                                                                                                           3.2.5 Страницы                                                                                                     

3.2.6 Макросы и  модули                                                                           

3.3 Проектирование  базы данных                                                                       

3.4 Разработка  технического задания                                                     

3.5 Разработка  структуры базы данных                                                 

4 Работа с  СУБД Microsoft Access 2000

5 Заключение

6 Список использованной  литературы 

Введение 

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров  и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя  результат в виде наглядных документов. Поэтому, в данной курсовой работе рассмотрим работу с базами данных. 

Основные  понятия баз данных  

  2.1  Базы  данных и системы управления  базами данных 

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. 

Это утверждение  легко пояснить, если, например, рассмотреть  базу данных крупного банка. В ней  есть все необходимые сведения о  клиентах, об их адресах, кредитной  истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т.д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое  лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому  из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в  его компетенцию. В  результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных. 

      С понятием базы данных тесно  связано понятие системы управления  базой данных. Это комплекс программных  средств, предназначенных для  создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи. 

      В мире существует множество  систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут  по-разному работать с разными  объектами и предоставляют пользователю  различные функции и средства, большинство СУБД опираются на  единый устоявшийся комплекс  основных понятий. Это дает  нам возможность рассмотреть  одну систему и обобщить ее  понятия, приемы и методы на  весь класс СУБД. В качестве  такого учебного объекта мы  выберем СУБД Microsoft Access, входящую  в пакет Microsoft Office. 

2.2   Состав  СУБД 

Архитектура СУБД может быть представлена следующим  образом:

Программа пользователя  

  
 

                         СУБД                 физическая БД

 

                             

   ЯОД                    ЯМД          

    
 
 

Описание  БД 

   Язык  описания данных (ЯОД) – Средства  описания данных в БД и связей  между ними. Средствами этого  языка описывается структура  БД, форматы записей, пароли, защищающие  данные. 

    Язык  манипулирования данными (ЯМД)  – язык для выполнения операций  над данными, позволяющий менять  их строение. 

   Для различных  СУБД реализация этих уровней  языков может быть различной.  В одних случаях ЯОД и ЯМД  требует составления пользователем  программы полностью “вручную”,  в других (что отражает современную  тенденцию) в СУБД присутствует  средства визуальной (зримой, наглядной)  разработки программ. Для этого  в современных  СУБД имеются  редакторы экранных форм, отчетов.  “Кирпичиками” (инструментами)  таких редакторов являются поля  различных видов (поля ввода,  поля вывода, вычисляемые поля), процедуры  обработки различных типов (формы  ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем  объектов программы – генераторы  формируют программный код на  языке конкретной машины или  на промежуточном языке. 

2.3   Структура  простейшей базы данных 

Сразу поясним, что если в базе нет никаких  данных (пустая база), то это все равно  полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.  

Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре  ее таблицы. 

Структуру двумерной  таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей  в таблице пока нет, значит, ее структура  образована только набором полей. Изменив  состав полей базовой таблицы (или  их свойства), мы изменяем структуру  базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных. 

2.4 Свойства полей  базы данных  

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые  свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере  СУБД Microsoft Access. 

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях  с базой (по умолчанию имена полей  используются в качестве заголовков столбцов таблиц). 

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться  в данном поле. 

Размер поля – определяет предельную длину (в  символах) данных, которые могут  размещаться в данном поле. 

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих  полю. 

Маска ввода  – определяет форму, в которой  вводятся данные а поле (средство автоматизации  ввода данных). 

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для  данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца  используется свойство Имя поля). 

Значение по умолчанию – то значение, которое  вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных). 

Условие на значение – ограничение, используемое для  проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое  используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип  или тип даты). 

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое  выдается автоматически при попытке  ввода в поле ошибочных данных. 

Обязательное  поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы. 

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится  не ко всем типам данных, а лишь к  некоторым, например к текстовым). 

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском  или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно  ускоряются. Кроме того, для индексированных  полей можно сделать так, что  значение в записях будут проверяться  по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически  исключить дублирование данных. 

Поскольку в  разных полях могут содержаться  данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться  в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств  полей относится в основном к  полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь  эти свойства, но могут добавлять  к ним и свои. Например, для  данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С  другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств  не имеют смысла. 

2.5 Типы данных 

Таблицы баз  данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством  разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных. 

Текстовый –  тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного  размера (до 255 символов). 

Числовой –  тип данных для хранения действительных чисел. 

Поле Мемо –  специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в  поле. Он храниться в другом месте  базы данных, а в поле храниться  указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. 

Дата/время –  тип данных для хранения календарных  дат и текущего времени. 

Денежный - тип  данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно  было бы пользоваться и полями числового  типа, но для денежных сумм есть некоторые  особенности (например, связанные с  правилами округления), которые делают более удобным использование  специального типа данных, а не настройку  числового типа.