База данных, содержащая сведения о студентах

8. Организация связей между таблицами

   К созданной ранее базе данных требуется добавить еще две таблицы. Таблицы должны содержать сведения о преподавателях и предметах, которые изучаются в первом и втором семестре. Один и тот же предмет могут вести несколько преподавателей. Организуем две таблицы, связанные между собой связью типа один (предмет) ко многим (преподавателям), чтобы при вводе данных использовать Список подстановки для автоматизации ввода данных.

1. В режиме Конструктора создайте в базе данных новую таблицу, состоящую из двух полей: Название предмета (тип данных – текстовый, размер поля – 20) и Семестр (тип данных – числовой, размер поля – байт).
2. Закройте текущее окно, задав макету имя Т_Предметы и подтвердив создание ключевого поля. Access автоматически добавит к созданным вами двум полям еще одно поле Код с типом данных Счетчик, определив это поле как ключевое.
3. Откройте вновь созданную таблицу. Обратите внимание на созданное новое поле со значком. Заполните таблицу, указав в ней названия четырех предметов, изучаемых вами на первом курсе. Поле Код заполняется автоматически. Закройте таблицу Т_Предметы.
4. Создайте еще одну таблицу в режиме Конструктора. Назовите ее Т _Преподаватели. Создайте поля: Фамилия (тип данных – текстовый, размер поля – 20, описание – Фамилия преподавателя), Имя (тип данных – текстовый, размер поля – 20), Отчество (тип данных – текстовый, размер поля – 20), Код предмета (тип данных – числовой, размер поля – длинное целое, описание – Предмет, который ведет преподаватель).
5. Нажмите на значок закрытия текущего окна Т_Преподаватели:таблица, подтвердив сохранение. Откажитесь от создания ключевого поля.
6. Откройте таблицу для заполнения. Занесите в таблицу имена, отчества и фамилии пяти преподавателей, ведущих предметы, перечисленные в таблице Т_Предметы. Разные преподаватели могут вести один и тот же предмет. В столбце Код предмета проставьте цифры, соответствующие кодам предметов из таблицы Т_Предметы. Закройте текущее окно.
7. Нажмите на кнопку Схема данных на панели Инструментов. В открывшемся окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы установите курсор на Т_Предметы и нажмите кнопку Добавить. Установите курсор на Т_Преподаватели и снова нажмите кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.
8. В окне Схема данных Вы видите две небольшие таблицы Т_Предметы и Т_Преподаватели. Для создания связи между этими таблицами выполните следующие действия:

• Поместите указатель мыши на пункт Код таблицы Т_Предметы.

• Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код предмета таблицы Т_Преподаватели.
• В открывшемся окне диалога установите флажок Обеспечение целостности данных и щелкните на кнопке Создать. Между двумя таблицами в окне Схема данных появится линия связи тип один-ко-многим. Закройте текущее окно, подтвердив сохранение.

9. Список подстановки

   При заполнении таблицы Т_Преподаватели в поле Код предмета приходится заносить не название предмета, а его Код. Это очень неудобно, так как список предметов может быть расширен и трудно будет удержать в памяти все коды. Access позволяет автоматизировав операцию ввода данных с помощью Списка подстановки, создание которого обеспечивается наличием связи между двумя таблицами.

1. Откройте таблицу Т_Преподаватели в режиме Конструктора.'
2. В столбце Тип данных для поля Код предмета выберите пункт Мастер подстановок. В первом окне Мастера оставьте выбранным положение переключателя Объект столбец подстановки будет использовать значение из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее.
3. Три положения переключателя второго окна Мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Выберите таблицу Т_Предметы на роль источника подстановки. Щелкните на кнопке Далее.

Рис. 3.4. Окно Мастера подстановок

4. Третье окно Мастера (рис. 3.4) предлагает выбрать из таблицы Т_Предметы поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, содержание которого должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код. Выберите поле Название предмета и щелкните на кнопке >. Далее.
5. Следующее окно Мастера продемонстрирует столбец таблицы-источника Далее.
6. В поле последнего окна введите название Предмет, которое заменит имя столбца Код предмета. Готово. В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.
7. Находясь в окне Т_Преподаватели:таблица, перейдите в режим таблицы командой меню Вид/Режим таблицы.
8. Теперь в четвертом столбце вместо чисел стоят названия предметов, соответствующие этим числам. Access автоматически ищет соответствующую запись в таблице Т_Предметы и выводит в ячейку таблицы Т_Преподаватели текст поля Название предмета из выбранного в списке Мастера подстановок.
9. Введите еще одну запись в таблицу Т_Преподаватели. При вводе данных в столбец Предмет используйте список Мастера подстановок. Закройте текущее окно.
10. Проверьте размер базы данных и запишите данные в тетрадь. Осуществите сжатие базы данных при ее закрытии командой меню Сервис/Параметры на вкладке Общие, установите флажок Сжимать при закрытии. Снова проверьте и запишите размер сжатой базы. Защитите работу.

10. Создание форм  для ввода данных  в таблицы Т_Предметы  и Т_Преподаватели

   Для созданной базы данных, создать формы  ввода данных в таблицы Т_Предметы и Т_Преподаватели с элементами управления: переход по записям, поиск записи, выход из формы.

11. Создание запроса  на основе двух  таблиц

   Для созданной базы данных создать запрос на основе двух таблиц, содержащий сведения о предмете и преподавателях, которые этот предмет ведут.

12. Создание отчета  на основе двух  таблиц Т_Преподаватели  и Т_Предметы

   Для созданной базы данных создать отчет  на основе двух таблиц Т_Преподаватели и Т_Предметы. 
 

Лабораторная  работа № 2

База  данных содержащая сведения о студентах

   Цель  работы: разработка информационной модели базы данных. Создание объектов базы данных.

   Задание: Требуется создать базу данных, содержащую сведения о студентах. Из общего списка студентов необходимо выбрать студентов, обучающихся в определенной группе. Разработать специальные формы для ввода данных в таблицу. Организовать соответствующий отчет для вывода на печать списка студентов.

Методика  выполнения работы

1. Создание  базы данных

1. Запустите Access, в диалоговом окне выберите пункт Новая база данных. В окне диалога Файл новой базы данных задайте имя вашей базы Свою фамилию. Создать.
2. В окне Базы данных выберите вкладку Таблицы, щелкните по кнопке Создать. В окне Новая таблица выберите пункт Конструктор. ОК.
3. Определение полей таблицы. В окне Таблицы в режиме Конструктора определите поля из табл. 3.1. Введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код, в строке столбца Тип данных щелкните по раскрывающейся кнопке и выберите из списка тип данных Числовой. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access. Для определения остальных полей таблицы выполните аналогичные действия.

Таблица 3.1. Таблица данных Преподаватели

4. Закройте  Конструктор, в окне Сохранение введите имя таблицы Преподаватели. ОК. На предложение Access задать Ключевое поле нажмите кнопку Нет.

2. Заполнение  базы данных

1. Задание Условия на значение для вводимых данных. Войдите в режим Конструктор для созданной таблицы Преподаватели. Щелкните по полю Должность. В нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение. Щелкните по скрытой кнопке. В окне Построителя выражений напишите слово «Профессор», затем щелкните по кнопке Or, напишите слово «Доцент», Or, напишите слово «Ассистент». ОК. Вы ввели условие, при котором в поле Должность могут вводиться только указанные значения.
2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение «Такой должности нет, правильно введите данные». В строке Значение по умолчанию введите слово «Доцент».
3. Введите ограничения на данные в поле Код. Коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (поэтому нельзя использовать тип данных Счетчик). Поэтому задан тип данных Числовой для поля Код. Для исключения повторов щелкните по строке параметра Индексированное поле. Выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются). Закройте Конструктор, подтвердив изменения структуры таблицы.
4. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 3.2.

Таблица 3.2. Ввод данных в таблицу Преподаватели