Введение

       В настоящее время среди разработчиков  базы данных (БД) большой популярностью  пользуется настольная реляционная  СУБД Access, входящая в состав пакета  Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

     Основные  функции СУБД – это описание структуры  базы данных, обработка данных и управление данными.

      База  данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким  образом, чтобы обеспечить удобное  представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

      Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

• добавить в таблицу одну или несколько записей;
• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах. Запросы к базе данных формулируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (Structured Query Language – SQL).

     2  Выбор и обоснование  СУБД

     «Microsoft Access» является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для создания профессиональной БД. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственно базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам. Можно создать сколько угодно таблиц, используя нужные правила. Самым важным правилом, которое нужно соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только один раз. Иметь в таблицах поля с повторяющими данными плохо, так как это очень неэффективный способ хранения данных. И не только потому, что они занимают лишнее место в памяти, но и из-за значительного снижения цен на микросхемы памяти. Основная причина – это то, что такие данные долго вводить и трудно анализировать. Если случайно при вводе значения пользователь сделал грамматическую ошибку или даже просто ввёл лишний пробел, то при запросах и группировках такое значение будет рассматриваться как самостоятельное, и строка, содержащая это значение, не попадёт в нужную группу или просто не выведется на экран. Именно поэтому при проектировании структуры базы данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией. Если правильно определены поля таблиц, то связи между ними Access установит сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие данные (например, «Код организации») имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.

     Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

       Система управления БД предоставляет возможность  контролировать  задание структуры  и описания своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможность и облегчает каталогизацию  и ведение больших  объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает  в себя три основных типа функций:

- определение  данных;

- обработка  данных;

- управление  данными.

       Все эти функциональные возможности  в полной мере реализованы в  Microsoft Access.

       Эту СУБД отличает простота использования  в сочетании с широкими возможностями  по разработки законченных приложений. Количество объектов в БД не ограничивается.

       Выбор СУБД Access, прежде всего, обусловлен следующими ее достоинствами:

-   простота и удобство в работе,  как конечного пользователя, так  и разработчика;

-   подробная система помощи и  обилие  литературы;

-   возможность быстрой разработки приложения;

-   возможность коллективной работы  с БД;

- большинство  несложных информационных задач  решаются в Access без программирования.

     Хотелось  бы также отметить, что наряду с  достоинствами СУБД Access имеет недостатки:

-   отсутствие компилятора;

-   недостаточно высокая эффективность  при работе с большими объемами  данных.

     СУБД  ACCESS является мощной средой для проектирования баз данных и одновременно простой в использовании, с помощью встроенных мастеров. Все перечисленное выше и заставило выбрать меня именно ACCESS.

      3  Физическое проектирование

     Информация  об объектах предметной области сведена  в таблицу 1.

Таблица 1. Описание объектов предметной области.

     Схема данных представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 

      Данная  программа выполняет следующие  функции:

• управление с помощью меню (кнопочная форма);
• ввод данных в базу данных с помощью форм;
• коррекция данных;
• реализация запросов к базе данных;
• формирование и вывод выходных документов на экран, печать.

 

      При загрузке  файла База данных компьютеры.mdb, автоматически открывается главная форма: «ФОРМА». Чтобы реализовать автозапуск главной формы необходимо в главном меню СУБД ACCESS XP выбрать «Сервис» и запустить вкладку «Параметры запуска». В разделе «вывод формы» необходимо указать главную форму из списка всех предложенных форм и нажать кнопку ОК. После совершённых действий, при каждом запуске файла

      База  данных компьютеры.mdb будет автоматически запускаться главная форма.

      Управление  базой данных с помощью меню осуществляется созданием кнопочной формы. Для  этого создается Главная форма, из которой доступны все основные функции программы. Доступ к функциям осуществляется с помощью экранных кнопок. С каждой кнопкой связывается процедура обработки события (КнопкаN_Click ()) или макрос, который вызывает заданную форму, отчет, выполняет расчеты и т.п. Главная кнопочная форма показана на рисунке 2.

Рисунок  2

      При нажатии на какую либо кнопку главного меню происходит переход на подчиненные формы.

      Например, после нажатия на кнопку Поставщики откроется форма, представленная на рисунке 3

      

Рисунок 3

Таблица, по которой сделана форма, представлена на рисунке 4

Рисунок 4

      Используемые графические вставки являются примерами и используются по аналогии с другими операциями.

      В задачу проектирования БД входит автоматизация  документооборота,  а это можно  сделать только с помощью запросов. Для того чтобы выполнить запрос к базе данных необходимо на главной кнопочной форме нажать на кнопку «Выборка поставщики».

      Запрос, с которым ведется работа, имеет  следующую структуру, показанную на рисунке 5.

Рисунок 5

      После всего перечисленного БД также должна обязательно иметь отчёты (выводную информацию) для облегчения документооборота, упрощения хранения и передачи информации интересующим её лицам, а также её печать на принтере для последующих действий с ней. Отчёт можно вызвать, нажав на кнопку «Отчёт», (рисунок 6)

Рисунок 6 
 
 
 
 
 

     4  Принцип работы

     При загрузке базы данных на экране появляется главная кнопочная форма, которая  содержит следующие кнопки: Поставщики, Закупки, Отчет, Выборка поставщики. Главная форма показана на рисунке 7.

Рисунок 7

      Выбор того или иного действия осуществляется левой клавишей мыши.

      При выборе кнопки «Закупки» появляется форма, изображённая на рисунке 8, в которой можно добавлять, удалять, редактировать, сохранять данные. Также можно выйти из формы, нажав кнопку выхода.

Рисунок 10 

     При выборе на главной кнопочной форме кнопки «Выход из приложения» осуществляется выход из СУБД Access.

     Заключение

     Разработанная БД,  позволяет автоматизировать документооборот, что позволяет  разгрузить отчетную документацию, и сократить ошибки в ней. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в БД. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Список  литературы

 

1. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2000. – БХВ – Изд. «Санкт-Петербург», 2000
2. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 1995.
3. Джим Бойс « Использование Microsoft Office97»
4. С.В. Симонович «Информатика. Базовый курс»
5. Ю.Бекаревич « MS Access 2000»