Архивно-информационное обслуживание с помощью компьютерных средств

     Корректировка

     1.Нажать клавишу F9, предварительно выделив корректируемую запись.

     2.С помощью клавиши Enter выделить поле для исправления.

     3.Выполнить изменения.

     4.Нажать клавишу Enter .

     Пример.

     Выполнить Поиск записи в БД, если известно, что номер описи 1478.

     Алгоритм  Поиска

     1.Выбрать режим ПОИСК.

     2.Установить режим поиска «Установка фильтра на просмотр».

     3.С помощью клавиш ←↑↓→ выбрать поле № описи и нажать клавишу Enter .

     4.Выбрать условие $.

     5.Впечатать 1478.

     6.Выбрать Нет других условий. Нажать Enter.

     7.Если запись найдена, то в статусной строке (внизу) будет, сколько записей имеется в БД.

     8.Если записи, то с номером описи 1478 нет в БД, об этом даётся сообщение.

     Программа POISK – информационный банк данных (Роскомархив, LTD «Архивы России» Москва, 1991) 

     Режим Сортировка

     Сортировка  проводится по полю, помеченному звездочкой.

     Режим Просмотр

     Осуществляется  с помощью клавиш PgUp и PgDn

     Поиск

     1.Выбрать режим ПОИСК.

     2.С помощью клавиш перемещения курсора выбрать поле, по которому будет выполняться ПОИСК.

     3.Нажать клавишу Enter.

     4.Выбрать условие.

     5.Задать значение в поле.

     6.Нажать клавишу Enter.

     7.Выбрать  другие условия, нажать клавишу Enter.

     Например:

     Найти запись по заголовку дела ПТИЦЕФАБРИКА

     Алгоритм  исполнения:

     1.Выбрать режим ПОИСК.

     2.Выбрать режим поиска – Установка фильтра на просмотр.

     3.Установить курсор в поле Заголовок дела (поисковое поле).Нажать клавишу Enter.

     4.Выбрать условие = (знак равенства).

     5.Задать (впечатать) значение в поле  – Птицефабрика. Нажать клавишу Enter.

     6.Выбрать Нет других условий. Нажать клавишу Enter.

     7.На экран выводится результат поиска.

     Программа PERECHEN – (перечень типовых документов и сроки их хранения) Госархив Омской области, Мироненко Е.М.

     После запуска программы предоставляется  Главное меню системы

     -Документы управленческой деятельности

     -Документы научно-технической и производственной деятельности

     -Выход из программы

     Часть 1. Документы управленческой деятельности.

     Представлены  режимы:

     1.Просмотр/Удаление/Печать

     2.Корректировка/Добавление

     3.Поиск

     4.Сортировка

     5.Выход из меню.

     Просмотр

      1.Просмотр возможен только при наличии базы данных.

     2.Просмотр осуществляется посредством клавиш PgUp и PgDn

     3.Из этого режима осуществляется печать и удаление записей из базы данных.

     Добавление

     В программе выделены:

     Разделы:

     1.Организация системы управления

     2.Прогнозирование,  планирование, ценообразование

     3.Финансирование, кредитование

     4.Учет и отчетность

     5.Организация использования трудовых ресурсов, соц. Соревнований

     6.Работа с кадрами

     7.Социально-культурное развитие трудовых коллективов

     8.Научно-информационная деятельность

     9.Экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами

     10.Материально-техническое снабжение

     11.Административно-хозяйственное обслуживание

     12.Деятельность первичных общественных организаций.

     Подразделы:

     1.Распорядительная деятельность

     2.Контроль

     3.Организационные основы управления

     4.Правовое обеспечение управления

     5.Организация документационного обеспечения

     6.Управление, организация ведомственного хранения документов.

     1.Чтобы внести новую запись в БД, необходимо воспользоваться функциональной клавишей  F10

     2.Заполнить поля

     3.Нажать  клавишу Enter.

     Корректировка

     1.Чтобы выполнить изменения в поле нужной записи необходимо, нажать клавишу F9

     2.Найти  нужную запись в базе с помощью клавиш перемещения курсора

     4.Выполнить корректировку.

     Поиск

     1.Выбрать в меню режим ПОИСК, нажать клавишу Enter

     2.Выбрать тип поиска

     3.Выбрать условие поиска

     4.Выводится информация о наличии записи по условию в базе данных.

     Например:

     Найти запись в базе данных по разделу  Контроль, раздела Учет и отчетность.

     Алгоритм  исполнения

     1.Выбрать режим ПОИСК

     2.Выбрать тип поиска – Раздел

     3.В выпавшем списке выбрать – Учет и отчетность

     4.Нет других условий

     5.Выдается результат

     Часть 2.Документы научно- технической и производственной деятельности

     Разделы

     1.Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа, испытание опытных образцов изделий

     2.Издательство, рационализация и патентно-лицензионная работа

     3.Проектирование, строительство, реконструкция

     4.Производство

     5.Качество продукции, технический контроль, стандартизации

     6.Охрана окружающей среды

     7.Автоматизированные системы

     Подразделы:

     1.Организация и координация НИР и ОКР

     2.Научно-исследовательская и опытно-констукторская работа

     3.Испытание опытных образцов изделий

     4.Внедрение НИР и ОКР

     Режим Корректировка/Добавление

     Добавление

     1. Выбрать режим Корректировка/Добавление

     2. Нажать F10

     3. Заполнить поля: Номер статьи, Подраздел, Раздел, Вид документа

     4. Нажать Enter

     Корректировка

     Изменение данных производят аналогичным способом процессу Добавление, но с помощью клавиши F9

     Режим ПОИСК

     1.Необходимо выбрать ПОИСК

     2.Выбрать Раздел

     3.Указать тот или иной раздел

     4.Выбрать условие поиска ( И, ИЛИ, Нет других условий, Выход) в зависимости от параметров поиска

     5.В случае наличия карточки с такими параметрами, она выводится на экран, в противном случае – высвечивается сообщение об отсутствии таковой в базе данных.

     Например:

     Найти запись, имеющую номер статьи 125

     1.Выбрать режим ПОИСК

     2.Тип поиска – Номер статьи

     3.Выбрать условие поиска: = (знак равенства)

     4.В поле «Что ищем» впечатать номер статьи 125, нажать Enter

     5.Выбрать условие поиска – Нет других условий, нажать Enter

     6.На экране появляется запись с номером статьи – 125