Архивно-информационное обслуживание с помощью компьютерных средств

     Необходимо  провести обследование создаваемых  ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.

     Другой  подход предусматривает намного  более активную роль архивистов в  организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.

     Указанные подходы существенно различаются  по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения  сохранности и использования, и  соответственно, необходимыми финансовыми  затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и  активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа  и включением аудио- и видеоматериалов  в гипертекстовые системы можно  говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих  в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и  визуальную информацию. Освоение принципов  и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли  полезно в двух аспектах. Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая  является метабазой) для того, чтобы  при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

     Создание  и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.

     Существующий  разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления  информации неизбежно отразится  на проблемах комплектования архивов  ДМН, способах их описания, хранения и  использования. Фактически государственные  архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

     Анализ  научных и экспериментальных  исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к  цифровым методам создания фонда  пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа  к архивным материалам по телекоммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

     Оцифрование архивных документов дает возможность  качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически  совместить их работу с НСА и архивными  документами. Получающий все большее  распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

     Использование ОД и технологий мультимедиа открывает  новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным  в одном издании соединить  текстовые, графические, фото-, фоно- и  видеодокументы. 
 

     2.3. Программы, применяемые в архивах Омска и Омской области 

     Программа  AKIZ - автоматизированный контроль исполнения запросов (разработан ВНИИДАД, Москва,1991 г). Вся информация по работе в программах осуществляется вызовом справочного аппарата (клавишей F1).

     Режим Просмотр

     В режиме просмотра нижняя строка содержит подсказку навигации по записям и количества записей в БД, а также номер текущей карточки.

     Существует  возможность распечатки документов (F5): печать одной текущей карточки, печать всех карточек, печать всех, начиная с текущей.

     Режим Поиск

     1. Изначально требуется установить  режим поиска, выбрав Установка фильтра на просмотр.

     2. Затем, используя клавиши управления  курсором, выбирают поле поиска.

     3.Нажать  клавишу Enter

     4. Выбрать условие ($=> < > = <=< >)

     5. Поле поиска выделить цветом, куда необходимо впечатать условие поиска.

     6. Нажать клавишу Enter

     7. Получить результат поиска.

     Например.

     Найти запрос для Сидорова С.П.

     1. В нижнем меню отыскать режим  ПОИСК, нажать клавишу Enter.

     2. Выбрать режим поиска УСТАНОВКА  ФИЛЬТРА НА ПРОСМОТР.

     3. С помощью клавиш управления  курсором выбрать поле ФАМИЛИЯ.  Нажать клавишу Enter.

     4.Выбрать условие =

     5. В поле ФАМИЛИЯ впечатать Сидоров,  нажать клавишу Enter.Фамилии следует впечатывать, используя клавишу Shift.

     6. Выбрать « Нет других условий», Enter.

     7. Если карточек с заданным условием  не найдено, нужно нажать любую  карточку.

     Режим Ввод/Исправление

     1. В режиме Ввод/Исправление имеется дополнительная строка подсказок (сверху), где F1 – Помощь, F9- Корректировка, F10 – добавление.

     2. Для того, чтобы в именующуюся  запись внести изменения необходимо  выбрать нужную запись посредством клавиш PgDn и PgUp.

     3. Нажать F9 и выполнить Корректировку.

     Для того, чтобы выйти из режима работы в программе AKIZ, необходимо выбрать режим MS-DOS, находящийся после режима ВВОД/ИСПРАВЛЕНИЕ.

     К программе AKIZ прилагается программа ASPIS- Ведение списков 

     Программа OMSK- каталог справочного стола (Государственный архив Омской области. ВНИИДАД. Москва, 1991 г.)

     Программа  имеет три каталога: Список фондов, Сведения об учреждениях, Виды документов.

     Для работы  с каталогом Список фондов необходимо активизировать заголовок.

     Режим Ввод/Исправление

     1.Активизировать ВВОД/ИСПРАВЛЕНИЕ (выделить надпись  ВВОД/ИСПРАВЛЕНИЕ и нажать клавишу Enter).

     2.В последующем режиме в строке подсказки (верхняя строка) выбрать нужную команду – Добавление F10.

     3.Заполнить все поля: Исторический период, Номер фонда, Объем фонда, Крайние даты документов, Название фонда, Примечание.

     Перемещение от поля к полю осуществляется клавишей Enter.

     4.После полного заполнения карточки нажать клавишу Enter.

     Пример

     Выполнить ввод новой записи в БД по следующим полям:

     1.Исторический период – Э (эвакуация)

     2.№ фонда – 1545

     3.Объем фонда – 725 записей

     4.Крайние даты документов 15.01.42-17.12.97

     5.Название  фонда – Фонд эвакуированных  в годы Великой Отечественной  войны Куйбышевского района

     6Примечание – Фонд пополняется

     Режим корректировки (F9)

     1.Чтобы откорректировать запись в БД необходимо выбрать ее в режиме ПРОСМОТР с помощью клавиатуры PgUp и PgDn.

     2.Нажать клавишу F9 и внести изменения в нужные поля.

     3.Нажать клавишу Enter.

     Режим Поиск

     1.Изначально требуется установить режим поиска, выбрав Установка фильтра на просмотр.

     2.Затем, используя клавиши управления курсором, выбирают поле поиска.

     3.Нажать клавишу Enter.

     4.Выбрать условие ($=> < > = <=< >).

     5 Поле поиска выделить цветом, куда необходимо впечатать условие поиска.

     6.Нажать клавишу Enter.

     7.Получить результат поиска.

     Каталог СВЕДЕНИЯ ОБ УЧРЕЖДЕНИИ имеет несколько  режимов:

     1.Сортировка

     2.Просмотр

     3.Поиск

     4.Ввод/Исправление

     5.Выбор баз

     6.MS-DOS

     Режим Просмотр дает возможность пролистать, визуально познакомиться с записями БД, используя клавиатуру PgUp и PgDn.

     В режиме Ввод/Исправление работают с  помощью функциональных клавиш F10 (добавление) и F9 (корректировка)

     Добавление

     1.Нажать клавишу F10 и заполнить поля.

     2.Нажать клавишу Enter.