Управление кадрами с помощью информационных систем

Управление кадрами с помощью информационных систем.

Бахарева Марианна Сергеевна

Астраханский Государственный Университет, г. Астрахань

Качество работы организация обеспечивают работники, занятые на нём. Поэтому современная концепция управления предприятием предполагает выделение из большого числа функциональных сфер управленческой деятельности той, которая связана с управлением кадровой составляющей производства – персоналом производства.

Новейшие экономические условия подразумевают внедрение новой технологии самой работы с персоналом. В связи с этим возрастает роль кадрового планирования, его информационного обеспечения.

Есть несколько определений понятия «управление кадрами», выдвинутые учеными – экономистами, среди которых можно выделить следующее.

Управление кадрами - это управленческие действия руководителей и сотрудников кадровых служб организации, которые направлены на поиск, оценку, отбор, профессиональное развитие персонала, его мотивацию и стимулирование к выполнению задач, стоящих перед организацией (Уманский А.М.).

Главная цель управления кадрами - вклад в прибыль организации, которая может быть достигнута благодаря обеспечению высококвалифицированными и заинтересованными работниками через удовлетворение работой, самовыражение, комфортность межличностных отношений.

Качественное функционирование системы управления кадрами возможно только при использовании передовых информационных технологий, которые базируются на современной компьютерной технике. С этой целью и создаются информационные системы.

Информационная система - это вся инфраструктура организации, участвующая в процессе управления всеми информационно-документальными потоками, которая включает в себя конкретно всю информацию, правила по работе с данными, кадры по работе с информацией, поддержке и развитию инфраструктуры, и инструментарий. Информационная система поддерживает полный управленческий цикл: планирование, организацию, контроль, мотивацию. Такая система предприятия имеет два уровня. На первом уровне решается задача принятия стратегических решений, на втором - управления внутренней и внешней эффективностью.

Информационное обеспечение службы управления кадрами можно разделить на два вида: внемашинное и внутримашинное. Необходимо отметить, что такая классификация может быть применена только в том случае, если в подразделениях службы управления кадрами имеются средства вычислительной техники.

Внемашинное информационное обеспечение состоит из: системы классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; системы организации, хранения, внесения изменений в документацию.

В процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы: приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п., а от объекта к органу управления следуют документы, содержащие отчетную информацию. Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести распознание объекта управления, представлять в формальном виде информацию, предъявлять данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение включает массивы данных, составляющие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ предприятия, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Главным элементом внутримашинного  информационного обеспечения считается информационный массив, являющий собой совокупность одинаковых записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. В связи с этим на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне происходит реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время большое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях предприятия, в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. Поэтому одна из главных проблем проектировки информационного обеспечения службы управления кадрами - организация данных в памяти компьютера.

Недочеты традиционного подхода составления массивов информации в памяти компьютера, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к потребности в ориентации на информацию, на данные, что привело к переходу от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

К созданию информационного обеспечения службы управления кадрами предъявляется ряд требований: рациональное интегрирование обработки информации при минимальном повторении информации в информационной базе, уменьшение числа видов документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимый излишек информационного обеспечения, который позволяет пользователям разного уровня получать информацию с разнообразной степенью детализации.

Автоматизированная информационная система - информационная технология, в которой для передачи, сбора, хранения и обработки данных, применяются методы и средства вычислительной техники и систем связи.

В отличие от информационной системы, в автоматизированной информационной системе, административные механизмы, меняются не каждый день, а только в результате принятия организационных решений. Развитие административных механизмов и автоматизированной информационной системы сопутствуют развитию предприятия и системы управления, но никогда не совпадают, равно, как модель объекта никогда не является самим объектом. Целью автоматизации функций управления является уменьшение затрат труда по управлению организацией и создание наиболее благоприятных условий информационного обслуживания персонала при подготовке и принятии ими своевременных и обоснованных решений.

Программы по автоматизации учета специалистов, по моему мнению, сначала должны предусматривать ведение личных карточек специалистов. Используя личные карточки, ведется полный учет данных о персонале, включая переводы и назначения, отпуска, больничные листы, поощрения, взыскания, льготы, данные об образовании, профессии, сведения о детях, дате и месте рождения, семейном положении и др. В определенной организации сотрудник отдела кадров может вводить и в дальнейшем использовать не всю совокупность признаков, а только те данные, которые необходимы в работе.

Необходимое условие качественного управления процессом комплектования и эффективного улучшения кадрового состава предприятия - порядочение и оптимизация информационных потоков в сфере управления персоналом, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.

Качество делопроизводства определяется, прежде всего, степенью разработанности его нормативно – методической базы и уровнем профессиональной квалификации работников кадровых служб.

Список используемой литературы.

1. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов / Под ред. Г.А. Титоренко. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 463 с.

3. Мартин Е. Информационные технологии в управлении. – М.: Финансы и статистика, 2002.