3.2 Система мотивации персонала. 

          Неотъемлемой частью управления дебиторской задолженностью является также мотивация сотрудников компании, вовлеченных в процесс.  
          Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. Например, менеджер по продажам премируется не только за выполнение плана по продажам, но и за исполнение обязательств теми контрагентами, которым он произвел отгрузку с рассрочкой платежа. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность, а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью. Система мотивации персонала должна быть закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым законодательством.  
К примеру, сотрудники могут лишатья бонусов за следующие действия:

• оформление заявки на отгрузку продукции при существовании распоряжения о прекращении отгрузки данному клиенту;
• ошибочное начисление процентов;
• нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах;
• предоставление неверной информации;
• нарушение установленных правил документооборота и т. д.

 Менеджер не может нести всю ответственность за нарушение контрагентом своих обязательств, особенно в тех случаях, когда существует кредитная комиссия, которая принимает решение о возможности предоставления рассрочки платежа.  
 

     3.3 Автоматизация управления дебиторской задолженностью

     Одно  из основных требований, предъявляемых  к информационной системе управления дебиторской задолженностью, — способность  структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств.

     Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:

• автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
• автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
• на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
• оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов. 
  Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения. 
  Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками - менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP. 
  Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.

     Преимущества информационной системы по управлению

     дебиторской задолженностью.

     Информационная  система по управлению дебиторской задолженностью - это полноценная система управления отношениями с контрагентами, которая не допускает потери средств компании, оптимизирует работу первого руководителя, замещает дорогостоящие консультации профессиональных юристов. Тем более, разработчики системы могли бы предусмотреть возможность импорта данных из распространенных информационных систем, в том числе, бухгалтерских программ, путем копирования и последующего применения в работе счетов, счетов-фактур, перечня контрагентов, договоров, заявок, сумм долга - то есть самой важной информации, необходимой в процессе управления дебиторской задолженностью. Один бухгалтер, параллельно работая с бухгалтерской программой, не обладая специальными юридическими познаниями, смог бы осуществлять основные действия по взысканию дебиторской задолженности с большого количества контрагентов.

     Информационная  система в первую очередь выявляет неоплаченную дебиторскую задолженность. Общеизвестно, что в потоке информации сосредотачивается внимание на наиболее крупных должниках и отодвигает на задний план «мелких» дебиторов. В свою очередь, большое количество «мелких» задолженностей зачастую составляют в общей сумме долгов значительную часть. Многие дебиторы заинтересованы отсрочить оплату на неопределенное время. Причины такого поведения могут быть абсолютно разные:

• должник может иметь намерение обеспечить себе более комфортные условия для осуществления своей деятельности, т.е. получить, по сути, беспроцентный кредит на неопределенный срок;
• должник действительно может испытывать финансовые трудности;
• политика должника, которой он придерживается при ведении бизнеса, может подразумевать то, что оплата производится только после многократного напоминания со стороны кредитора;
• должник может просто безответственно вести свои дела, постоянно терять финансовые документы, адреса и телефоны кредитора;
• должник никогда не платит добровольно.

     Все вышеуказанные особенности могли  бы быть учтены рассматриваемой информационной системой, ведь формализованный подход к работе с каждым контрагентом позволяет своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с ним, устанавливать и контролировать абсолютно всех дебиторов, вне зависимости от суммы долга и от сроков платежа, контролировать сроки взыскания задолженности посредством автоматических напоминай и подготовки соответствующих документов, а значит исключить риски истечения сроков исковой давности по задолженности.

     Кроме того, информационная система должна предусматривать возможность автоматического  формирования необходимых для пользователя отчетов в целях принятия управленческих решений.

     Например, при формировании отчета о степени  надежности дебиторов, система самостоятельно могла бы «разбивать» их на несколько групп:

• проблемные дебиторы, которые не погасили задолженность в добровольном порядке, в связи с чем пользователю пришлось обратиться в арбитражный суд;
• дебиторы повышенного риска, которые погасили задолженность в добровольном порядке, но по истечению срока платежа, предусмотренного обязательством;
• надежные дебиторы, которые исполняют свои обязательства в соответствии с требованиями договора.

     Анализ  данной информации, предоставленный  в удобной для пользователя форме, поможет организации оценить  риски неплатежей со стороны определенного  контрагента при заключении нового контракта и, либо отказаться от заключения сделки, либо предусмотреть повышенные гарантии исполнения обязательств:

• включить в договор условие о предоплате;
• установить высокую ставку штрафных санкций за неисполнение обязательств в сроки, предусмотренные договором;
• установить бонусы в случае досрочного исполнения обязательств со стороны контрагента;
• совместно с контрагентом разработать инструменты снижения риска неплатежа (например, обеспечить обязательство банковской гарантией);
• использовать с этим контрагентом аккредитивную форму расчетов;
• застраховать свои кредиторские риски и т.д.

     Также система могла бы формировать  отчет по общему количеству дебиторов, разбивая их на группы в зависимости  от места осуществления их деятельности (например, количество организаций-дебиторов, находящихся в г. Тюмени или в г. Кургане). Данные отчеты представляют интерес для организаций и предприятий, располагающих многочисленными обособленными подразделениями в различных субъектах Российской Федерации.

     Руководитель  головного предприятия, просмотрев этот отчет и установив, что наибольшее количество дебиторов организации  осуществляют свою деятельность в определенном регионе, может сделать вывод  о временном прекращении обслуживания этих дебиторов, о технических или производственных проблемах, испытываемых юридическим отелом (ответственным лицом) филиала или принять иное управленческое решение в зависимости от специфики деятельности этой фирмы.

     Подводя итоги вышесказанному можно сделать  выводы относительного, того какие положительные результаты для любой организации предоставляет возможность использования информационной системы. Так, по моему мнению, внедрение такой системы в организации:

• не позволило бы втянуть ее в длительные судебные разбирательства;
• полностью автоматизировало бы процесс работы с дебиторами;
• существенно сократило бы «бумажные потоки» в организации;
• снизило бы риски утраты данных, содержащихся на бумажных носителях;
• обеспечило бы осуществление контроля со стороны одного сотрудника организации и за своевременностью выставления счета, и за подготовку претензии, и за оплату по ним;
• обеспечило бы своевременное принятие управленческих решений;
• создало бы условия для реализации стратегических планов компании.

       Внедрение такой информационной системы в любой организации это очень простой и эффективный вариант решения проблемы по комплексному подходу к управлению дебиторской задолженностью. Утверждая подобным образом, можно исходить из того, что наверняка мы не предусмотрели всех возможностей предлагаемой информационной системы, а уровень современных технологий, профессиональных знаний и навыков предоставляет возможности для любой организации максимально усовершенствовать информационную систему по управлению дебиторской задолженностью в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности именно этой компании.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Многие  российские предприятия несут серьезные  риски, сталкиваясь с проблемой неплатежеспособности, ненадежности своих партнеров. Из-за роста дебиторской задолженности возникает дефицит оборотных средств, а это уже грозит платежеспособности самой компании.

     Проблема  неплатежей актуальна не только для  России, но и для большинства зарубежных стран. Важное различие состоит лишь в том, что за границей существуют отработанные методы управления дебиторской задолженностью. Для российских же предприятий в большинстве случаев характерны неэффективное планирование необходимой величины оборотных средств, в том числе дебиторской задолженности, нерациональное их использование, а также недостатки организационной структуры компаний. Это еще раз подчеркивает необходимость управления дебиторской задолженностью.

     Поэтому руководителям хозяйствующих субъектов, финансовым менеджерам приходится решать следующие задачи:

     1  выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;

     2  ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;

     3  определение скидок или надбавок для различных групп покупателей;

     4  ускорение истребования долгов;

     5  уменьшение бюджетных долгов;

     6  оценка упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.

     Эти задачи решает политика управления дебиторской задолженностью. Такая политика, как часть общей политики управления оборотными средствами, заключается в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременного ее взыскания.

     Целью управления дебиторской задолженностью можно считать оптимизацию ее величины, поскольку на предприятие оказывает негативное влияние как увеличение размера дебиторской задолженности, так и резкое ее снижение.