Отчет по практике в ООО «МГК-Центр»

• о приме на работу, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников,  присвоении квалификационной  категории,  длительных  и  зарубежных командировках – срок хранения 75 лет;
• о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках – срок хранения 3 года после проведения налоговой проверки.

Приказы по личному регистрационному номеру буквы «к» и «л» (без кавычек) и должны составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением порядковому регистрироваться отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы разных сроков хранения регистрируются в отдельных регистрационных формах и формируются в различные дела.

Для того чтобы индексы приказов по личному составу различных групп (в зависимости от сроков хранения) не совпадали, к их порядковым регистрационным номерам добавляются литеры:

• в приказах о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках – литера «к»;
• в приказах о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках – литера «л».

При подготовке приказа по личному составу применяются следующие реквизиты:

1. Полное наименование организации.
2. Название вида документа (ПРИКАЗ)
3. Ограничительные линии для даты и индекса документа.
4. Место издания (составления) документа.
5. Заголовок приказа.
6. Текст приказа состоит из двух частей:

- распорядительная часть;

  - основание для издания приказа.

7. Подпись руководителя.
8. Виза ознакомления.

Название вида документа в кавычки не заключается и печатается без разрядки (пробелов между буквами). При составлении приказа необходимо указать заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок к приказу отвечает на вопрос «О чем?», например:

    О предоставлении трудового отпуска

    О приеме на работу

    О командировании

    Об увольнении

Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы: О предоставлении трудового отпуска Янушевичу И.П.

Если приказ касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не перечисляются: О предоставлении трудового отпуска.

В случае издания сложного по содержанию приказа по личному составу, в котором фиксирует сразу несколько управленческих действий (например, предоставление трудового отпуска и командирование, об отзыве работника из отпуска и замене неиспользованной части трудового отпуска денежной компенсацией и др.), заголовок к приказу оформляется обобщенно: По личному составу.

Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

Текст любого приказа (по личному составу, по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам) состоит из двух композиционных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа. Обычно в приказах по основной деятельности она начинается словами В соответствии, В целях и т.п. Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

В приказах по личному составу те же композиционные части располагаются в обратном  порядке: вначале указывается распорядительная часть, а затем (в конце текста) – основание для издания приказа.

Специфика построения текста в приказах  по личному составу обусловила особенности оформления в них распорядительной части. Если распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, то распорядительная часть приказов по личному составу, как правило, начинаются словами, точно обозначающими предписываемые действия: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ПРЕМИРОВАТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ и т.п., которые пишутся прописными буквами, без кавычек, без разрядки (пробелов между буквами), с новой строчки от границы левого поля.

После распорядительного слова с новой строчки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.

В соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) текст приказа о приеме на работу должен иметь следующую структуру:

— Фамилия, имя, отчество работника в винительном падеже (ИВАНОВА Игоря Алексеевича);

— Наименование должности, на которую принимается работник, например: на должность преподавателя правовых дисциплин;

— Наименование структурного подразделения, в которое принимается работник (если такое имеется), например: кафедры уголовного права и процесса;

— Дата приема – указывается с предлогом «с», например: с 01.11.2002;

— Вид приема (трудового договора) с предварительным испытанием, по срочному трудовому договору, временно и др.

— Тарифная ставка (оклад) – указывается точная сумма ставки на момент издания приказа. Допускается на практике и отсылка в приказе при определении ставки (оклада) к штатному расписанию, например: «установить оклад согласно штатного расписания».

         Дата ознакомления  с приказом проставляется работников  собственноручно при ознакомлении  с приказом под расшифровкой  его фамилии. 

Текст приказа о переводе на другую работу имеет следующую структуру: фамилия, имя, отчество работника – указываются в винительном падеже; наименование должности, профессии, наименование структурного подразделения, в котором работник работал на момент перевода; наименование должности и структурного подразделения, в которое работник переводится; дата перевода (с предлогом «с»); вид перевода; тарифная ставка (оклад); причина перевода (указывается при необходимости).

При оформлении каждого приказа по личному составу должно обязательно указываться основание. Например, при приеме на работу основанием  являются заявление работника о приеме на работу, трудовой договор (контракт), направление на работу (для отдельных категорий работников). При оформлении других приказов по личному составу кроме заявления работника и трудового договора основанием могут являться самые разнообразные документы: соответствующие заявления, докладные записки, представления, документы аттестационной комиссии и др. Каждый пункт приказа может иметь одно и более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точной. Если несколько пунктов приказа оформляются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

 

2.3 Личные дела работников

 

Личное дело работника ООО «МГК-Центр» формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.

      Личное дело –  это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей, специалистов и на других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляется инспектором по кадрам [2, с. 24].

      При формировании  личного дела документы включаются  в него в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов личного дела;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• личный листок по учету кадров;
• автобиография;
• копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
• копия (выписка) приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

• декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
• контракт (государственных служащих);
• справка - объективка;
• анкета;
• копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высший учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
• копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
• копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

• характеристики и аттестационные листы;
• списки научных трудов и изобретений;
• заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основание для перевода, увольнения работника;
• копии (выписки) приказов (распоряжений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
• иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению специалиста по кадрам в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В ООО «МГК-Центр» трудовые договоры (контракты) хранятся в личных делах.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

• копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Порядок учета, хранения и использования личных дел определяется в гл. 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, форма которой приведена в макете личного дела. При заведении личного дела на его обложку выносятся:

— наименование вышестоящей организации – указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

— наименование организации – указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

— наименование структурного подразделения – в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело;

— индекс (номер) личного дела – указывается по журналу (книге) учета личных дел;

— заголовок личного дела – указываются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.

Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:

— «Дата дела или крайние даты документов, входящих в дело» (Начато: __________и Окончено: ____________);

— «Количество листов в деле» (На ____________ листах);

— «Срок хранения дела» (Хранить ________).

В период формирования и ведения личного дела название организации или структурного подразделения изменилось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел. При регистрации личного дела в журнале в журнале (книге) заполняются следующие графы: «№ личного дела»; «Фамилия, имя, отчество работника»; «Дата постановки на учет»; «Отметка о снятии с учета». Нумерация личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный при постановке на учете, т.е. при регистрации в журнале (книге). Дата постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа о приеме на работу (назначении на должность) [11, с. 267].

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Это отметка берется из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дата в конце описи проставляется и работником кадрового подразделения, и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.