Учет документов

   Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название  фонда - обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

1) на  историческую эпоху деятельности  фондообразователя;

2) название  фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.п.;

3) масштаб  деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;

4) местонахождение  фондообразователя.

  Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда.

  Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

  Важной частью фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию.      Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

 Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов и их содержания.

В аннотации  может быть указана хронология темы, вопросов и отдельных групп документов и обозначены их графические границы.

В характеристику фонда может включаться библиографический  список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами  в нем дается описание изданий  по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

  Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

  Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю. 

2.2 .Справочный аппарат к путеводителю 

   Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

  Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

  Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

  Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

  Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов.     Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

 Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива.

  В последний части предисловия даются сведения о принципах построения справочника; составе характеристик, справочного аппарата и приложений.

  Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения и формы издания. Для многотомных изданий составляет справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

  Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи. 

Глава 3. Обзоры документов и другие архивные справочники

 

  Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

  Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

 Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

  Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов. 

3.1. Характеристика документов в обзоре 

В характеристике документов излагаются сведения о документах.

Схемами построения обзоров архивного фонда  являются:

1) структурная;

2) отраслевая;

3) тематическая;

4) хронологическая;

5) номинальная. 

Для тематического  обзора документов используются следующие  схемы:

1) отраслевая;

2) тематическая;

3) хронологическая.

  Как видам, структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

   Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией.   Аннотация может составлять как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными.

 Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а, следовательно, их последующего использования.

 В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

 Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.

 Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов, и заключается в круглые скобки.  

3.2 .Справочный аппарат к обзору 

   Рассмотрим вторую часть обзоров документов - справочный аппарат.

  На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

  На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.

  Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.

  В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

  Характеристика основных групп фондообразователя показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

  

   Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

 Учет документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными документами. Это, прежде всего Положения об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет  архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

 Основу НСА архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

 Основные усилия сектора НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1. Совершенствование  научно-справочного аппарата к  документам бывших партийных  архивов: Метод. рекомендации. - М., 1994.

2. Архивоведение:  Учебник для нач. проф. образования:  Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.

3. Федеральные  архивы России и их научно-справочный  аппарат. - М., 1994.

4. Основные  положения развития системы научно-справочного  аппарата к документам государственных  архивов. - М., 1981.

5. организация  использования документов ГАФ  СССР: Пособие для архивистов. - М., 1987.

6. Гост. Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М., 1998.