Учет документов

  Структура системы НСА.

 Система  НСА структурного подразделения  на вертикальный и горизонтальный  уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

  1. на справочники по учету;

  2. справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный  уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

1. АФ  РФ в целом;

2. сети  архивов;

3. архиву;

4. фонду;

5. делу  или отдельному документу.

   В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

1. АФ  РФ:

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

2. Группа  архивов отдельного региона:

фондовой  каталог субъекта РФ или муниципального образования.

3. Архив:

-путеводитель или краткий справочник;

-книга поступлений;

-список фондов;

-листы фондов;

-описи;

-каталоги;

-тематические обзоры;

-указатели;

-паспорт архива;

4. Фонд:

-лист фонда;

-опись;

-обзор фонда;

-каталоги;

-указатели;

5. Отдельное  дело или отдельный документ:

-тематические путеводители;

-каталоги;

-указатели;

-обзоры фондовые и указательные;

-внутренняя опись дела;

-аннотация;

-заверительная надпись.

   

    В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);

внутифондовые (на уровне фонда или его части).

   Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

    Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд - дело - документ - это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.

3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.

4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

1) удовлетворят  все потребности общества в  ретроспективной информации по  мере возникновения и поступления  запросов в архиве;

2) ориентироваться  в основном на тематический  поиск информации;

3) быть  универсальной, т.е. охватывать  всю совокупность документов  АФ РФ (текстовых, КФФД, технических  и др.), независимо от способа  закрепления информации;

4) иметь  единую методику составления  всех типов и видов справочников;

5) отличаться  взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6) развиваться  с учетом дальнейших перспектив  применения новейших достижений  науки и техники, т.е. автоматизированного  ввода и поиска информации.

Исходя  из этих требований, основу системы  НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое  достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию  документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

Единство  описания документов, которое достигается  единством методики составления  справочника.

В настоящее  время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному - подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Зависимости от информативности архивные фонды  разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности  материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории.

Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.  

1.2. Распределение дел в соответствии со схемой классификации 

   Может проводиться двумя способами: непосредственной группировке и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном  способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них  делами. Карточки для описания располагаются  в предусмотренной схемой классификации  последовательности и нумеруются в  порядке валовой нумерации. После  этого проводится уже окончательная  группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного  перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее  время.  
 
 
 

1.3.Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи 

 Строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда

Поэтому прежде чем перейти к составлению  описи рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

разработки  схемы классификации дел фонда;

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка  схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического  осуществления научной организации  документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема - это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного  фонда представляет собой систематизированный  список наименований структурных подразделений  учреждения - фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации  может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и  расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным  способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном  способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них  делами. Карточки для описания располагаются  в предусмотренной схемой классификации  последовательности и нумеруются в  порядке валовой нумерации. После  этого проводится уже окончательная  группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему, и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного  перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее  время. 

1.4. Составление собственно архивной описи дел 

   После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

на все  дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела  всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела  за один год или несколько лет  деятельности учреждения - фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных  в одну опись, не должно превышать  самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже  отмечалось, опись отражает систему  организации документов фонда и  закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового  номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствие со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице  хранения и состоит из следующих  элементов:

v порядкового  номера;

v делопроизводственного  индекса (номера дела по номенклатуре  или старого инвентарного номера);

v заголовка  дела и в ряде случаев аннотации  документа;

v крайних  дат документов в деле (число,  месяц, год);

v количества  листов в деле;

v примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует  своя графа в листе описи

Графа 1- «Порядковый номер»- отражает учетную  функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.