Документы и документооборот в бухгалтерском учете

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ГОУ ВПО «МАГНИТОГОРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 
 

    Факультет информатики 

    Кафедра экономики, учета и статистики 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    КУРСОВАЯ  РАБОТА 

    по  бухгалтерскому учету 

    на  тему «Документы и  документооборот в бухгалтерском учете» 
 
 
 
 
 

                                           Выполнила:      студентка 34 гр.

Макарова  Наталья Олеговна

                                                Проверил:        преподаватель

    Агеева  Ирина Александровна 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Магнитогорск

2011 

Содержание 
 

Введение…………………………………………………………………………….3

1 Документы в бухгалтерском учете и их классификация………………………4

2 Первичные документы…………………………………………………………..11

 3 Учетные регистры: содержание нормативно-правовых документов ………18

 3.1 Виды и последовательность записей в регистры бухучета………………..20

 3.2 Ошибка в учетных записях в регистры бухучета…………………………..21

 3.3 Сущность, виды и необходимость применения регистров налогового учета……………………………………………………………………………..…..23

4 Бухгалтерская и налоговая отчетность: общие правила составления бухгалтерской отчетности………………………………………………………....27

 4.1 Особенность формирования бухгалтерской отчетности ………………….32

 4.2 Порядок представления налоговой отчетности ……………………………36

5 График документооборота……………………………………………………….40

6 Порядок хранения бухгалтерских документов…………………………………42

Заключение  ……………………………………………………….………………...49

Список  использованной литературы………………………….…………………..51

Приложение А. Классификация бухгалтерских документов…………………....53

Приложение Б. Учетные регистры…………………………………..…………....54

Приложение В. Примеры графика документооборота…………………….…….55 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Документооборот - это движение документов от момента  их составления или получения  от других организаций до использования  их для бухгалтерских записей  и последующей передачи в архив.

Тема  организации работы с документами  в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

      В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

      Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель  данной работы состоит в том, чтобы  исследовать основные этапы документооборота.

     Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль над исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Документы в бухгалтерском  учете и их классификация 

    Согласно  ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная  информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

    Документы бухгалтерского учета преимущественно  составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных  и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

    Бухгалтерская документация является частью системы  управленческой документации организации  согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам:

 

    В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить на три уровня: первичная учетная  документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская  документация. Такая градация полностью  отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. Отметим, что первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

    Регистры  бухгалтерского учета предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

    Согласно  ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном  и финансовом положении организации  и о результатах ее хозяйственной  деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

    В рамках каждого уровня документы  не однородны. Масштабы учетных работ  в организации на всех стадиях  обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период. При этом структура документооборота различается по составу, назначению и типам документов.

    Так, по составу принято разделять  документы на входящие, исходящие  и внутренние. Первая группа представляет собой документы, поступившие в  организацию. Во вторую группу входят официальные документы, представляемые организацией внешним респондентам. Внутренние документы - это официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

    Отметим, что документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

    Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет  оценить соотношение объемов  внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

    По  назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

    Распорядительные  документы - это документы, в которых  содержатся распоряжения, указания о  производстве, выполнении тех или  иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

    Исполнительные  документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним  относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

    Комбинированные документы - это документы, которые  одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся  приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

    Документы бухгалтерского оформления составляются в случае, если для записей хозяйственных  операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполнительные и распорядительные документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

    Приведенная классификация выявляет необходимость  документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

    Применяемые в бухгалтерском учете документы  также делятся на разовые и  накопительные.

    Разовые первичные документы оформляют  каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

    Накопительные документы составляются в течение  определенного периода путем  постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце  периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.