Документы и документооборот в бухгалтерском учете

     Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что  эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

     Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания  их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.

     В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки  временного хранения отдельных видов  архивных документов, включаемых в  состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).

     Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

     Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных  документов.

     Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения  споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

     На  базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

     В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой  Перечень.

Порядок хранения документов

     Согласно  статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

     Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации "обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов".

     В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного  периода "должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

     Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

В соответствии с пунктом 6.4. Положения "Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены".

     Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской  отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный  бухгалтер. 
 
 

Выдача документов

     Выдача  документов, учетных регистров, бухгалтерской  отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных  подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может  производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

     Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации  при наличии у них соответствующих  архивных документов "бесплатно  предоставлять пользователю архивными  документами оформленные в установленном  порядке архивные справки или  копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ".

     Понятие пользователей архивными документами  определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся "государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации".

Уничтожение или передача в архивы

     Необходимо  обратить внимание на то, что некоторые  документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены абравиатурой "ЭПК" (экспертно-проверочная  комиссия). Эта отметка означает, что "часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации".

     Перечнем  выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся "организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы".

     По  истечении сроков хранения в архивах  организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

     Организации, документы которых приему в государственные  и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими  по Перечню сроками хранения без  согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период".

     Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.

     Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

     В случае пропажи или гибели первичных  документов руководитель организации  назначает приказом комиссию по расследованию  причин пропажи (гибели).

     При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

     Результаты  работы комиссии должны быть оформлены  актом, который подлежит утверждению  руководителем организации.

     Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что "при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами". Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Порядок изъятия документов

     В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

"Первичные  учетные документы могут быть  изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

       Главный бухгалтер или другое  должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия".

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

     Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что "Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации".

     В некоторых случаях организации  могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности  за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар  и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения. 
 
 
 

Заключение 

     Документы с момента их составления или получения от других организаций до передачи на хранение в архив проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и правильного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота.

     Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и  бухгалтерской обработки от момента  составления или получения от других предприятий до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.

     Задача  правильной организации документооборота заключается в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем  месте документ должен быть минимальный  срок и проходить как можно  меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетных данных и показатели хозяйственной деятельности организации.

     Правильная  организация бухгалтерского учета  требует составление плана документооборота, который должен определять порядок  оформления документов, поступление  их в бухгалтерию. Обработки, использования для записи в учетные регистры и передачи в архив.

     Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и скоплений  их на отдельных рабочих местах по каждому документу разрабатывают  график движения, в котором предусматривается последовательность прохождения документов. Работа, выполняемая каждой инстанцией и намечаются конкретные исполнители, ответственные за соблюдение установленного порядка и сроков оформления и обработки документов.

     Документооборот в организации устанавливает главный бухгалтер. Утвержденный главным бухгалтером порядок составления, обработки и оперативного использования документов является обязательным для всех работников, имеющих дело с документами. Четкая система документооборота ускоряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность учетных работников за своевременность и правильность их использования.

     Основные  принципы документооборота – прямоточность, непрерывность, ритмичность.

     Правила организации документооборота, систематизация и хранение бухгалтерских документов установлены законодательством в области бухгалтерского учета в соответствии с налоговым законодательством в актах, касающихся работы архивов и другими нормативными документами. Однако практика показывает, что вопросом техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.

     От  четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту постоянно уделяется огромное внимание, в особенности в бухгалтерии, где несвоевременная обработка денежных документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература

1. Налоговый кодекс РФ Часть 1, от 31.07.1998 N 146-ФЗ, (принят ГД ФС РФ 16.07.1998)

2. ПБУ 1/2008

3. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете