Документы и документооборот в бухгалтерском учете

При исправлении  такой ошибки неправильная запись повторяется  по тем же счетам, т.е. повторяется  неправильная корреспонденция в  той же сумме, только красным цветом, который означает отрицание в бухгалтерском учете. После этого обычными чернилами отражается запись по соответствующим счетам в соответствующей сумме. 

      3.3 Сущность, виды и необходимость применения регистров налогового учета

      Учетные регистры представляют собой носители данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов. В книгах левая страница разворота отводилась для записей по дебету, а правая - по кредиту.

      В настоящее время существуют разнообразные формы регистров, что обусловлено разнородностью хозяйственных операций. Существует классификация учетных регистров по следующим признакам: внешнему виду, видам записей и объему информации.

      По  внешнему виду регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и отдельные листы.

      Бухгалтерские книги - это сброшюрованные в одном  переплете листы с отпечатанными  таблицами. Скрепление переплетом обеспечивает неизменное расположение отдельных  частей и страниц книг.

      Листы учетных книг от начала и до конца обозначаются последовательной нумерацией. В некоторых книгах, имеющих особо важное назначение, все листы прошнуровываются и скрепляются печатью и надписью: "В этой книге столько-то занумеровано и прошнуровано страниц", с подписями ответственных лиц.

      Для быстрого нахождения необходимых страниц  книги в начале или конце ее помещается оглавление или же составляется специальный алфавитный указатель.

      Графление страниц книг в зависимости от их назначения бывает самое разное. Обычно таблицы в книгах печатают типографским способом.

В современной  практике бухгалтерского учета книги  как учетные регистры используются ограниченно. Объясняется это тем, что они имеют ряд серьезных  недостатков. Основные недостатки книг вытекают из связанности их переплетом и - заключаются в том, что, книги затрудняют разделение учетного труда (так как с каждой книгой одновременно может работать только один человек), что является значительным тормозом в повышении производительности труда счетных работников; непригодны для механизации учета, требующей разрозненных (свободных) учетных регистров.

      Наряду  с этим необходимо отметить, что  книги имеют и положительные  качества. Так, переплет является надежным средством охраны листов с учетными записями от потери и разного рода злоупотреблений с ними.

В качестве примера учетного регистра в форме  книги можно назвать кассовую книгу, книгу остатков материалов, разного  рода реестры и регистрационные  журналы.

      Свободные листы - это учетные регистры, изготовленные  типографским способом на отдельных листах бумаги. При этом формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть различными.

Общим для учетных регистров в виде свободных листов является то, что  все они обязательно имеют: соответствующее  название (журнал-ордер, ведомость и т.п.); указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (как правило, месяц, квартал); таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи.

      Использование свободных листов в качестве учетных  регистров является шагом вперед в развитии учетной техники. На всех предприятиях при большом и малом объеме учетных работ свободные листы имеют ряд преимуществ. Основные преимущества заключаются в том, что они не скреплены между собой, а следовательно, и более удобны в работе. Их использование делает возможным широкое разделение учетного труда, так как они могут свободно распределяться между счетными работниками; облегчает своевременные записи в учетные регистры за счет правильного распределения учетной работы.

Свободные листы могут применяться в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и экономичны при использовании.

      Карточки  по существу своему являются разновидностью свободных листов. Они также изготовляются  типографским способом, но из более плотной бумаги и небольшого формата.

      В отличие от свободных листов карточки, как правило, применяются на ограниченных участках счетной работы. В основном они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, разного рода расчетов и затрат ни производство.

      Каждая  карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как  вся карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной  порядковый номер страницы.

      Для хранения карточек и удобства пользования ими применяются картотеки. Картотека - это специальный ящик, предназначенный для хранения карточек. Для удобства пользования картотекой большое значение имеет ее построение.

      По  роду учитываемых операций целесообразно  создавать отдельно картотеки по учету материальных ценностей (материальная картотека), а также по учету расчетов (расчетная картотека) и т.п.

      В каждую отдельную картотеку помещают карточки по однородным группам счетов. При этом общее количество карточек в одной картотеке устанавливается с таким расчетом, чтобы на данной картотеке работал один сотрудник. Карточки располагаются в картотеке в порядке указанных на них шифров счетов, открытых на этих карточках.

      По  видам записей регистры делятся  на хронологические и систематические.

Хронологические регистры предназначены для хронологической  записи операций, т.е. по порядку их совершения без какой-либо группировки  и систематизации. Они выполняют  контрольные функции при проверке полноты отражения операций.

      Систематические регистры используются для систематической записи операций. В них операции группируются по определенным признакам (регистр для ведения бухгалтерских счетов).

      Конкретным  примером систематического регистра может  служить Главная книга.

      Таким образом, в современной практике бухгалтерского учета в качестве учетных регистров используются свободные листы, карточки и книги, имеющие свои достоинства и недостатки. Выбор того или иного типа учетного регистра обуславливается требованиями наилучшей организации учета на конкретном участке его применения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      4  Бухгалтерская и налоговая отчетность: общие правила составления бухгалтерской отчетности

      При составлении бухгалтерской отчетности необходимо:

- соблюдать общие требования к бухгалтерской отчетности (полнота, существенность, нейтральность), изложенные в ПБУ 4/99;

соблюдать принятую учетную политику отражения  хозяйственных операций и оценки имущества и обязательств, исходя из порядка, установленного законодательством;

- обеспечить достоверное и полное представление информации об имущественном и финансовом положении организации и его изменения а также о финансовых результатах ее деятельности;

- соблюдать, насколько показатель является существенным и как его нераскрытие повлияет на экономические решения заинтересованных пользователей. Сумма является существенной, если она составляет не менее 5% к общему итогу данных за отчетный год;

- обеспечить требование нейтральности информации как элемента принципа надежности информации; информация бухгалтерской отчетное должна быть нейтральной, что препятствует ее использованию в интерес отдельных групп пользователей с целью достижения выгодных для них результатов;

-  включать в отчетность показатели деятельности филиалов, представительств и иных подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы;

исходить  из данных унифицированных форм первичной  учетной документации синтетического и аналитического учета;

- обеспечить соответствие показателей вступительного и утверждение заключительного баланса; в случае изменений вступительного баланса следует объяснить причины такого изменения;

- подтверждать исправление ошибок подписью уполномоченных лиц с указанием даты исправления;

-   составлять отчетность на русском языке и в валюте Российской Федерации;

-  подписывать отчетность руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации; если учет в организациях осуществляется на договорных началах специализированной организацией или специалистом, то обязательна подпись лица, ведущего учет.

     Содержание  и формы бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, других отчетов и приложений применяются  последовательно от одного отчетного  периода к другому. В бухгалтерской  отчетности данные по числовым показателям приводятся минимум за два года — отчетный и предшествующий отчетному. При несопоставимости с данными за отчетный период они подлежат корректировке исходя из правил, установленных нормативными актами. Данные, подвергшиеся корректировке, обязательно отражаются в пояснительной записке вместе с указанием причин, вызвавших эту корректировку.

     При разработке организацией самостоятельно форм бухгалтерской отчетности на основе образцов форм, приведенных в приложении к Приказу о формах бухгалтерской отчетности организаций, должны соблюдаться общие требования к бухгалтерской отчетности (полнота, существенность, нейтральность и пр.), изложенные в положении по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99. В бухгалтерскую отчетность должны включаться показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.

     При этом следует иметь в виду, что  отдельные показатели, которые недостаточно существенны для того, чтобы требовалось  их отдельное представление в  бухгалтерском балансе и отчете о прибылях и убытках, могут быть достаточно существенными, чтобы представляться обособленно в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках.

     Показатель  считается существенным, если его  нераскрытие может повлиять на экономические  решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Организация может принять решение, когда существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее пяти процентов [19, с.1].

     При формировании бухгалтерской отчетности должны быть исполнены требования нормативно-правовых актов по бухгалтерскому учету по раскрытию в бухгалтерской отчетности информации об изменениях учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации, об операциях в иностранной валюте, о материально-производственных запасах, об основных средствах, о доходах и расходах организации, о последствиях событий после отчетной даты, о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности, а также по раскрытию в бухгалтерской отчетности той или иной информации об активах, капитале и резервах и обязательствах организации. Такое раскрытие может быть осуществлено организацией путем включения соответствующих показателей, таблиц, расшифровок непосредственно в формы бухгалтерской отчетности или в пояснительную записку.

     Организация может представлять дополнительную информацию, сопутствующую бухгалтерской  отчетности, если исполнительный орган  считает ее полезной для заинтересованных пользователей при принятии экономических решений. В ней раскрываются динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности организации за ряд лет; планируемое развитие организации; предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения; политика в отношении заемных средств, управления рисками; деятельность организации в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ; природоохранные мероприятия; иная информация [18, с.3].

     Организация может в Отчете о прибылях и  убытках (форма N 2) показатели, приведенные в разделе "Расшифровка отдельных прибылей и убытков" образца формы, представлять в виде расшифровок к соответствующим статьям отчета ("в том числе" или "из них").