Документы и документооборот в бухгалтерском учете

     После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Котировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Основными направлениями совершенствования  документации являются унификация и  стандартизация.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

     Унификация  форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования  учета, так как устанавливает  и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

     Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

     Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г. № 835 «О первичных  учетных документах» возложило  на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден Постановлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н. В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.

     Введение  унифицированных форм первичной  учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной  политики производится с начала финансового  года и должно быть оформлено соответствующим  организационно-распорядительным документом организации.

     Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц  независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

     В унифицированные формы первичной  учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

     Стандартизация  — установление одинаковых, стандартных  размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение. 
 
 
 
 
 
 
 

3 Учетные регистры: содержание нормативно-правовых документов  

      Регистры  бухгалтерского учета составляются на бумажных или машинных носителях  информации по формам, разработанным  организациями с соблюдением  требований, установленных законодательством.

При ведении  регистров бухгалтерского учета  на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

      Регистр бухгалтерского учета на бумажном или  машинном носителе информации должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение.

      Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах  бухгалтерского учета в хронологической  последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

      Правильность  отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета  обеспечивают лица, составившие и  подписавшие их.

      При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации.

      Общие принципы налогового учета закреплены в ст. 62 Общей части Налогового Кодекса РБ, согласно которой налоговым  учетом признается осуществление плательщиками (иными обязанными лицами) учета объектов налогооблажения и определения налоговой базы по налогам, сборам (пошлинам) путем расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета, если иное не установлено налоговым законодательством.

      Размер налоговой базы по каждому  налогу, сбору (пошлине) определяется в соответствии с налоговым законодательством. Так, например, исчисление налога на прибыль осуществляется согласно Закону РБ от 22.12.1991 №1330-XII «О налогах на доходы и прибыль» (в ред. Закона РБ от 01.01.2004 №260-3) и Инструкции о порядке исчисления и уплаты в бюджет на логов на доходы и прибыль, утвержденной постановлением МНС РБ от 31.01.2004 №19 (с учетом дополнений и изменений) (далее – Инструкция №19).

В гл. 8 «Регистры налогового учета и порядок их ведения» Инструкции №19 установлены правила ведения регистров налогового учета по налогу на прибыль [20, с.97-104]. При этом указанные регистры ведутся при наличии соответствующих операций, подлежащих отражению в указанных регистрах. При отсутствии таких операций регистр не составляется.

      Пунктом 32 Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, утвержденной постановлением МНС РБ от 31.01.2004 №16 (далее Инструкция №16), установлено, что книга покупок  является регистров налогового учета. Налоговая декларация (расчет) такде является регистром налогового учета (п. 71 Инструкции №16).

      В то же время Инструкцией о порядке  исчисления, сроках уплаты и представления  налоговым органам налоговых  деклараций (расчетов) о суммах исчисленных сбора на формирование местных целевых бюджетных жилищно-инвестиционных фондов, сбора в республиканский фонд поддержки производителей сельскохозяйственной продукции, продовольствия и аграрной науки, налога с пользователей автомобильных дорог и сбора на финансирование расходов, связанных с содержанием и ремонтом жилищного фонда, в 2005 году, утвержденной постановлением МНС РБ от 25.01.2005 №6[18, с.34-38], и Инструкцией о порядке исчисления и уплаты налога на недвижимость организациями, утвержденной постановлением МНС РБ от 31.01.2004 №14 [19, с.9-19], ведение каких-либо регистров налогового учета (за исключением налоговой декларации (расчета)) не предусмотрено.

      Ведение специальных регистров налогового учета  (за исключением налоговой  декларации (расчета)) по местным налогам (целевому транспортному сбору, налогу с продаж товаров в розничной торговле и т.д.), акцизам, земельному налогу и т.д. законодательством не предусмотрено.

      При этом следует учесть, что к регистрам  налогового учета относятся различные расчеты (в т.ч. нормируемых показателей), накопительные ведомости, ведомости раздельного учета налоговой базы и прочие вспомогательные документы, на основании которых ответственное лицо организации определяет размер налоговой базы. 

      3.1 Виды и последовательность записей в регистры бухучета 

      Поступающие в бухгалтерию организации первичные  документы проверяются в части  правильности арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных  в них хозяйственных операций. Независимо от формы ведения бухгалтерского учета первичным накопителем учетной информации является Журнал учета хозяйственных операций с указанием корреспондирующих счетов, записи в котором отражаются на основании первичных документов. Примерная форма ведения журнала хозяйственных операций приведена на рисунке 1

Рисунок 1 - Журнал учета хозяйственных операций

      Затем осуществляются регистрация и экономическая  группировка данных в системе  синтетических и аналитических  счетов бухгалтерского учета.

Для этого  сведения об остатках имущества, хозяйственных  средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из первичных документов переносятся в учетные регистры.

      В качестве форм регистров налогового учета утверждены лишь налоговые  декларации (расчеты) по налогам, а также  книга покупок по НДС. Иные формы регистров налогового учета разрабатываются организацией самостоятельно исходя из специфики деятельности, структуры налогообложения и технологии работы по определению налоговой базы.

      Налоговый учет ведется плательщиками (иными  обязанными лицами) в соответствии с налоговым законодательством посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета и получения иной информации об объектах налогообложения и элементах налогового учета, ее систематизация и накопления в целях определения в целях определения размера налоговой базы. Основаниями для проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета являются нормы актов налогового законодательства, которыми установлены объект налогообложения, порядок определения налоговой базы по конкретному налоговому платежу и (или) порядок исчисления налоговых платежей. 

3.2 Ошибка в учетных  записях в регистры  бухучета 

      При выполнении записей, связанных с  отражением хозяйственным операций или составлением отчетов, могут  быть допущены ошибки – от описок до неправильных корреспонденций счетов. Китайский мыслитель Конфуций говорил: «Лишь та ошибка, что не исправляется».

      В бухгалтерском учете существуют документы, в которых исправления  не допускаются. Это банковские и  некоторые кассовые документы. (приходный и расходный кассовые ордера).

      Для исправления ошибок в других бухгалтерских  документах существуют различные способы. Законом о бухгалтерском учете  предусмотрено три способа исправления  ошибок:

• метод корректуры;
• метод дополнительных проводок;
• метод «красного сторно», или метод отрицательных чисел.

      Метод корректуры применятся в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

      Суть  данного метода заключается в том, что ошибочное число или сумма зачеркивается тонкой линией таким образом, чтобы под зачеркнутым можно было прочесть написанное. После этого сверху или сбоку (на полях) пишется правильное число, а внизу листа делается запись с оговоркой об содержании следующего содержания: «Исправленному верить. Исправлено (число прописью) на число (прописью)». Ставится дата исправления ошибки и заверяется подписью лица, внесшего исправления. Вносить исправления может лицо, составившее документ, либо его начальник.

      Как правило, этот метод используется в  пояснительных записках к бухгалтерским  балансам или в справках бухгалтерии.

      Метод дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда при правильно выбранной корреспонденции счетов сумма операции преуменьшена (преувеличена).

            Суть этого метода заключается в том, что при  исправлении ошибки делают дополнительную проводку по тем же счетам, т.е. в  той же корреспонденции, на сумму  разницы между правильной цифрой и той, которая записана.

      Метод «красного сторно» или метод отрицательных чисел, применяется в тех случаях, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция.