Документы и документооборот в бухгалтерском учете

     Налоговая отчетность является составной частью налогового контроля. Согласно ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган по месту учета в установленном порядке налоговые декларации по тем налогам, которые они обязаны уплачивать, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах.

     Налоговая декларация представляется в налоговый  орган на бумажном носителе или в  электронном виде. Бланки налоговых  деклараций должны предоставляться  налоговыми органами бесплатно. Порядок  представления налоговой декларации в электронном виде определяется МНС РФ.

Налоговая декларация может быть представлена налогоплательщиком в налоговый  орган лично или через его  представителя, направлена в виде почтового  отправления с описью вложения или  передана по телекоммуникационным каналам  связи.

     При отправке налоговой декларации по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. При передаче налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки.

     Налоговый орган не вправе отказать в принятии налоговой декларации и обязан по просьбе налогоплательщика проставить отметку на копии налоговой декларации о принятии и дату ее представления. При получении налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи налоговый орган обязан передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде.

     Порядок представления налоговой декларации в электронном виде определяется Министерством финансов Российской Федерации. (Приказ МНС РФ от 1 июля 2003 г. N БГ-3-13/375 "Об утверждении Порядка разработки и регистрации форматов представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов, в электронном виде", а также Единые требования к форматам представления налоговой отчетности по региональным и местным налогам и сборам в электронном виде, утвержденные приказом МНС РФ от 12 февраля 2003 г. N БГ-3-13/58) [1, с.28].

     Налоговая декларация представляется с указанием  единого по всем налогам идентификационного номера налогоплательщика.

     Налоговая декларация представляется в установленные  законодательством о налогах  и сборах сроки, нарушение которых  влечет налоговую ответственность  в соответствии со ст. 119 НК РФ, взыскание  штрафа в размере 5 процентов суммы  налога, подлежащей уплате (доплате) на основе этой декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 100 рублей. Непредставление налогоплательщиком налоговой декларации в налоговый орган в течение более 180 дней по истечении установленного законодательством о налогах срока представления такой декларации влечет взыскание штрафа в размере 30 процентов суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, и 10 процентов суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, за каждый полный или неполный месяц начиная со 181-го дня.

     При этом в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 17 марта 2003 года № 17 "Обзор  практики решения арбитражными судами дел, связанных с применением  отдельных положений части первой Налогового кодекса РФ" разъясняется, что налогоплательщик обязан представлять налоговые декларации в установленные законом сроки независимо от результатов расчетов сумм налогов к уплате по итогам тех или иных налоговых периодов (например, в связи с отсутствием налогооблагаемой базы).

     Формы налоговых деклараций и порядок  их заполнения утверждаются Министерством  финансов Российской Федерации (п. 7 в  ред. Федерального закона от 29.06.2004 N 58-ФЗ).

     Эти правила не распространяются на декларирование товаров, перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации [6. с.8].

     При обнаружении налогоплательщиком в  поданной им налоговой декларации неотражения  или неполноты отражения сведений, а равно ошибок, приводящих к занижению  суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию.

     Если  предусмотренное заявление о  дополнении и изменении налоговой  декларации производится до истечения  срока подачи налоговой декларации, она считается поданной в день подачи заявления.

     Если  предусмотренное заявление о  дополнении и изменении налоговой  декларации делается после истечения  срока подачи налоговой декларации, но до истечения срока уплаты налога, то налогоплательщик освобождается  от ответственности, если указанное заявление было сделано до момента, когда налогоплательщик узнал об обнаружении налоговым органом обстоятельств, неотражения или неполноты отражения сведений, а равно ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате.

     Если  заявление о дополнении и изменении  налоговой декларации делается после  истечения срока подачи налоговой  декларации и срока уплаты налога, то налогоплательщик освобождается  от ответственности, если указанное  заявление налогоплательщик сделал до момента, когда узнал об обнаружении налоговым органом вышеуказанных обстоятельств, либо о назначении выездной налоговой проверки. Налогоплательщик освобождается от ответственности при условии, что до подачи такого заявления налогоплательщик уплатил недостающую сумму налога и соответствующие ей пени. 
 
 
 
 
 

5 График документооборота

      Несвоевременная обработка финансовых документов может  привести к негативным финансовым последствиям для организации. Поэтому целесообразно  установить график документооборота. Кроме того, с его помощью можно предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого документа и определить минимальный срок нахождения документа в подразделении.

     Как правило, работу по составлению графика  документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает приказом руководитель организации.[3, п. 5.2]

При составлении  графика главный бухгалтер должен руководствоваться:

–  Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

– Положением по ведению бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской отчетности;

– Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

     В зависимости от объема хозяйственных  операций и специфики деятельности организации график документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. При этом каждому конкретному исполнителю (ответственному лицу) вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются:

– документы, относящиеся к его сфере деятельности;

– сроки  представления документов;

– подразделения  организации, в которые должны быть представлены эти документы.[3, п. 5.4, 5.5]

     Выдержка из графика документооборота в виде перечня работ по документам на выдачу спецодежды (требование) и отгрузку товара (накладная ТОРГ-12) приведена ниже.

     График  документооборота по начислению заработной платы в виде схемы см. далее.

     Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное создание документов и их оперативную передачу для отражения в бухгалтерском учете, а также за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. [3, п. 5.6]

     Контроль  над соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер. Его требования в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов являются обязательными для всех подразделений и служб организации.[5, п. 3 ст. 7; п. 5.7]

     Выдача  первичных документов из бухгалтерии  работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в  отдельных случаях производится только по распоряжению главного бухгалтера. Когда руководитель организации ведет учет самостоятельно, рассматриваемые выше функции осуществляет непосредственно руководитель.

     График  документооборота может являться одним  из главных документов для принятия мер воздействия в отношении  конкретных исполнителей, виновных в его несоблюдении, повлекшем за собой ошибки в учете. Последствия для лиц, указанных в графике, которые недобросовестно выполняют (или не выполняют) обязательства, возложенных на них, следует предусмотреть локальным нормативным актом организации. В частности, несоблюдение графика документооборота может считаться неисполнением главным бухгалтером обязанностей по организации учета.[3, п. 2, 4] 
 
 
 
 

      6 Порядок хранения  бухгалтерских документов

      Относительно  вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

     Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что: "Организации  обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

     При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги".

     На  первый взгляд, может показаться, что  процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают  предписания, действующие в целях  разных отраслей права - налогового и бухгалтерского.

     В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

     Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

     а) Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);

      б) Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);

      в) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);

г) Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

     Из  всех вышеперечисленных нормативных  документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".

     Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Сроки хранения

     Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.