Современные требования к составлению и оформлению протокола

     Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

     Существует  два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации⁷.

     Заголовком  протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).

     Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.¹ Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

     При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от нулевого положения  табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга⁸.

     Вводная часть заканчивается повесткой  дня. Вопросы в повестке дня располагают  по степени их сложности, важности и  предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

     Слова "Повестка дня" располагаются  центрировано через два-три интервала от списка участников.

     Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...

     В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких  протоколах указываются фамилия  выступавшего (докладчика) и тема его  выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается"⁹.

     В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких  протоколах указываются только фамилии  лиц, выступивших в обсуждении, в  полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность¹⁰.

     В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

     Решение может содержать один или несколько  пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

     Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется  номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

     Участник  совещания или заседания может  представить особое мнение по принятому  решению, которое излагается на отдельном  листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения¹¹.

     Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

     Слово "Присутствовали" печатается от границы  левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.  Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой¹².

     Основная  часть протокола включает рассматриваемые  вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

     Пример  оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.(в данной работе см. Приложение №1). Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления¹³.

     Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают  даты начала и окончания заседания¹⁴. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании¹⁵.

     Протокол  оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

     Копии протоколов при необходимости рассылаются  заинтересованным организациям и должностным  лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и  подписывает ответственный исполнитель  подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Принятые  решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

     В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний  организации был разработан образец протокола.

     Протокол  может содержать пункт об утверждении  какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

     Подпись отделяется от текста протокола тремя  межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

     Гриф (пометка об ограничении доступа  к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора  межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу  подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения. 

     2.2. Порядок составления протокола заседания с использованием звукозаписи

          Рассмотрим процесс ведения протокола на примере совещания в Администрации области.

     Протокол, как уже известно, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др. При подготовке совещаний, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области или его первыми заместителями, не позднее, чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания¹⁶.

     Организация подготовки материалов, порядка работы, составления протокола поручений  совещания, а также приглашения, регистрации участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителей Главы Администрации области, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и областных органов исполнительной власти.

     Координация подготовки и протокольно-организационное  обеспечение совещаний, проводимых с участием Главы Администрации  области, осуществляются протоколом Главы Администрации области. Расшифрованная аудиозапись в 3-дневный срок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.

     Подписанный ведущим совещания протокол поручений  в 5-дневный срок после совещания  передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в канцелярию, которая  производит рассылку протокола исполнителям.

     Стенограммы и протоколы совещаний хранятся в общем отделе.

     Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.

     Самое важное начинается как раз после  проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет  зависеть его эффективность. Для  этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

     Протокол  является обязательным элементом завершающей  стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                              Заключение

         На основе проведенной работы можно резюмировать следующее.

     Протокол  занимает особое место в системе  организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно  отнести к информационным документам (он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы выполняют распорядительную функцию (в структуре протокола обязательно присутствует постановляющая часть).