Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….…..3

Глава 1. Теоретический анализ протокола………………………………...…….5

 1.1. Задачи и функции протокола……………………………….………..5

      1.2. Особенности оформления…………………………………………….6

Глава 2. Анализ  составления и оформления протокола……………………….9

       2.1. Технология оформления протокола………………………….……...9

2.2.  Порядок составления протокола заседания с использованием зву-  козаписи…………………………………..………………………….14

Заключение………………………………………………………..……………...17

Список  использованных источников и литературы………………..………….19

Приложение  №1 Оформление протокола

Приложение  №2 Бланк протокола

 

                                                 Введение

 

     В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

     Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях¹.

     С появлением в нашей стране акционерных  обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества – коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что называется оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления, следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления.

     Актуальность  выбранной темы достаточно ярко обозначена именно сейчас, когда в условиях низкой договорной дисциплины, ненадежности, а часто - просто недобросовестности контрагентов, фиксирование любой деятельности должно приобретать все большее распространение.

     Приступая к изучению данной темы, поставили  перед собой цель –рассмотрение  требований к составлению протокола .

     Исходя  из поставленной цели, задачами работы являются:

• Рассмотрение задачи и функций протокола;

• Рассмотрение правил составления протокола, как важного документа всего документооборота предприятия (организации);

• Приведение образца составленного протокола.

          При написании курсовой работы использованы нормативные акты РФ:

Приказ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790 (ред. от 24.12.1998) «Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве общего и профессионального образования РФ.

     Учебники  по делопроизводству:

     Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация  технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с. Учебник в доступной форме дает наиболее полное представление о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов.

          Учебное пособие по документоведению:

     Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, с. Предлагаемое пособие ставит своей целью дать студентам комплексные знания о документе, системах документации, способах документирования и оформлении основных видов организационно-распорядительных документов при решении практических проблем создания документной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Предназначено для студентов как специальности "Документоведение и ДОУ", так и иных специальностей, изучающих вопросы документоведения.

 

      Глава 1. Теоретический  анализ протокола

                 1.1. Задачи и функции протокола 

     Протокол  представляет особый вид документа, в котором подробно или кратко содержится запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях². Протокол является официальным документом, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

     Протокол, в котором правильно зафиксированы  основное содержание выступлений и  формулировка принятых решений, может  оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренных или умышленных искажений чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса в организации на день и час совещания.

     Важность  документирования процесса принятия коллективных решений возрастает в условиях рыночной экономики, когда значительно увеличивается число акционерных обществ, ассоциаций и других коллегиальных структур хозяйствования с участием множества юридических и физических лиц - субъектов собственности. Поэтому к оформлению протоколов по всем вопросам, и особенно по результатам голосования (с приложенном бюллетеней для тайного голосования, протоколов счетных комиссий и т.д.), необходимо относиться с предельным вниманием и аккуратностью.

Крайне важны  протоколы заседаний, где решаются судьбы дальнейшего экономического и социального развития предприятий, вопросы социального страхования и социального обеспечения, приватизации, распределение заработной прибыли. 

     Замечено, что даже несколько раз подведенные  устно итоги спустя некоторое время начинают трактоваться по–разному, в зависимости от ситуации и интересов участников. Если никогда раньше не вели протокола совещаний, то придется приучать команду к этому.

     Кто будет вести протокол – тоже не праздный вопрос. Не всегда верным решением будет присутствие выделенного сотрудника (секретаря) для этих целей: для обсуждаемых тем иногда нежелательно расширение круга посвященных; тематика и терминология часто требуют достаточно высокой квалификации от протоколиста, иначе это будет «запись под диктовку» без отражения сути проблемы.

     Решения, зафиксированные в протоколах, являются обязательными для исполнения.

     Протокольные  решения, как правило, имеют непродолжительный  характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных лиц и организаций.

         Протоко́л (от др.-греч. Protos — «первый» и kolla — «клей») — первый лист, приклеенный к свитку. На нем фиксировались титульная информация (например, дата написания, имя писца) и краткое основное содержание свитка (изображение)³. Все последующие значения исходят из этого перви Документ, фиксирующий достигнутые договоренности (определяющие порядок проведения того или иного процесса или цели процесса), примерный синоним: соглашение, договоренность. Например: Киотский протокол, протокол передачи данных. 

                     1.2. Особенности оформления

          Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

     Протокол  подписывается председателем и  секретарем⁴. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.  
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

     Как правило, время, которое отводится  на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия.

     Обычно  протокол окончательно оформляют в  течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

     Всем  участникам совещания необходимо разослать  копию протокола, а ответственным  исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

     Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

     Копию протокола (так же, как и выписку  из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится.

     Если  изготавливают копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Анализ  составления и оформления протокола

                 2.1. Технология оформления протокола

     Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

     Протокол  отражает деятельность по совместному  принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых  в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов  и органов охраны общественного  порядка (например, протокол санитарного  инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

     Обязательному протоколированию подлежат заседания  постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

     Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.)⁵

     В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все  принятые решения. Протокол ведет секретарь  или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе  отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания⁶.