Современное делопроизводство предприятия: основные принципы и составляющие

      Традиционное  делопроизводство предполагает ведение  множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

      С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации  выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного  контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

      Российская  модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами  к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

  Делопроизводство  в России в основном до сих пор  имеет строго вертикальное направление. На Западе же оно стремится к горизонтальному: документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство.

  Другой  уникальной особенностью российского  делопроизводства со времен Петра Великого является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т. д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило.

  В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами.

  И еще один довод в пользу отечественных  систем: российские системы автоматизации делопроизводства учитывают российские ГОСТы. Как показывает опыт, чтобы сравнение различных систем документооборота имело практическую пользу, оно должно включать не один десяток параметров сравнения.

 

   Заключение 

      Управление современным предприятием - сложный многокомпонентный процесс, эффективность которого в значительной степени зависит от культуры делопроизводства на предприятии, умения персонала грамотно составлять и обрабатывать управленческие документы, фиксировать в них управленческие решения и осуществлять контроль за их исполнением.

      Выполняя  курсовую работу я ставила перед  собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.

      Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы делопроизводства зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

      Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

      В зависимости от принадлежности к  определенной группе служба делопроизводства будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение.

      Не  менее  важна и автоматизация делопроизводства. Наибольший приоритет для российских предприятий сегодня имеют задачи автоматизации делопроизводства: учета внешней, внутренней корреспонденции и распорядительных документов. Далее по значимости идут задачи управления производственной, конструкторской и технологической документацией, а также документирования процедур управления качеством. Волнующей проблемой остается и автоматизация архивного дела. 

 

Список  литературы 

1. Андреева  В. И. Делопроизводство: требования к  документообороту фирмы    (На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел  Синтез, 2004.
2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону "Феникс" 2003.
3. Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности. — М.: 2003.
4. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В.. Степанов Е.А., Янковская В.Ф.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А., Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Проспект, 2006
5. Головач А. С. Оформление документов. - Киев- Донецк: Вице школа, 2003.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.
7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.
8. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.
9. Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 2007. - № 1 – С. 20-27
10. Рогожин М.Ю. «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 2, 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.- 325с.
11. Колмышев А.Л., Королев Ю.Б., Маковецкий В.В. и др.; под ред. Маковецкого В.В., Документирование управленческой деятельности. – М.: Колос С, 2005
12. Крылова И.Ю., Документирование управленческой деятельности. – Спб.: Бизнес-пресса, 2004
13. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
14. Кудрявцев В. А.  и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 2008
15. Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 2006. – 490 с.: им. – (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).
16. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - Санкт-Петербург: BVH, 2007.
17. Основы делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. - М.: Просвещение, 2003.
18. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 2005.
19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.
20. Стенюков М.В.Практическое пособие по документационному обеспечению  деятельности предприятия М.: 2004.
21. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах  

       исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной  службы Росси от 27.11.2000 № 68 

 

      Приложение 1 

Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

______________________________ 

                  наименование организации        

   

________________(_____________)

  Подпись

  Дата 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

руководителя  канцелярии (общего отдела, секретариата)

1. Общие положения

     Назначение  должности

     Документационное  обеспечение несекретного делопроизводства в организации.

     Структура взаимодействия

     Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

     Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.

     Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

     Назначение  и освобождение

     Назначается и освобождается от должности  в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения. 

2. Обязанности

     2.1. Обеспечивает организацию и координирует  работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

     2.2. Участвует в разработке проектов  нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.

     2.3.  Участвует в формировании задач,  подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.

     2.4. Взаимодействует по направлениям  своей работы со специалистами структурных подразделений организации.

     2.5. Оказывает методическую помощь  и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документами.

     2.6.  Обеспечивает своевременную регистрацию  внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.

     2.7.  Осуществляет контроль за своевременным информированием руководителей о сроках исполнения документов.

     2.8.  Проводит анализ документооборота  и состояния исполнительской дисциплины.

     2.9. Организует подписку на периодические  издания в организации и получение  их руководителями организации.

     2.10. Организует архивную работу в организации:

     •    координирует работу по составлению  сводной номенклатуры дел;

     •    ведет архивное дело по документам руководителя;

     •    координирует работу по подготовке и  сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.

     2.11. Повышает свой профессиональный  уровень с отрывом (или без  отрыва) от основной работы.

     2.12.  Соблюдает установленные в организации  правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию.

3. Права

     Имеет право:

     3.1.  Обращаться к руководителю, его  заместителям, начальникам отделов  по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы  оргтехники.

     3.2.  Представлять канцелярию в структурных  подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

     3.3. Получать от руководителя, его  заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.