Современное делопроизводство предприятия: основные принципы и составляющие

     3.4.  Вносить предложения по совершенствованию  методов работы канцелярии.

     3.5. Вносить предложения по вопросам:

     •    изменения штатного расписания канцелярии;

     •    поощрения сотрудников канцелярии;

     • подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.

     3.6. Запрашивать информацию от структурных  подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.

     3.7. Проходить подготовку и повышение  квалификации за счет средств  организации.

     3.8. Знакомиться с материалами своего  личного дела и отзывами о  своей работе.

4. Ответственность

     За  неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

5. Профессиональные  качества и знания

     Знания

     1.   Основные положения Конституции  РФ.

     2.   Кодекс Законов о труде РФ.

     3.  Устав области.

     4.   Закон области «О государственной  службе области».

     5.  ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования  к оформлению организационно-распорядительных документов.

     6.   Инструкции по работе с документами  в организации.

     7.   Положение, устав организации.

     8.   Правила внутреннего распорядка.

     9.  Правила эксплуатации оргтехники.

     Умение  и качества

     1.   Представительские качества.

     2.  Ответственность.

     3.   Настойчивость.

     4.   Инициативность.

     5.  Умение оперативно принимать  решения.

     6.   Наличие опыта руководящей работы.

     7.   Организаторские способности

     8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.

     9.   Эмоциональная устойчивость. 

6. Квалификационные  требования

     Образование – высшее, желательно – высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муниципальное управление» (500 ч). 

     Зам. руководителя                                          Подпись      ______________

     Дата

 

      Приложение 2 

Примерная должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

______________________________ 

                  наименование организации        

   

________________(______________)

  Подпись

  Дата 
 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

     Дата 

1. Общие положения

1.1.  Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными  задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными  актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением  о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства  предприятия; нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;

настоящей должностной инструкцией.

1.5.  На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт  должен владеть вопросами: перспектив  развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

     организации работы с документами, составления  документации;

     организации управленческого труда;

     применения  средств вычислительной и организационной  техники;

перевода  служебной документации на иностранный  язык коммерческого партнера;

     культуры  труда и служебной этики;

     охраны  труда, техники безопасности и противопожарной  защиты.

2. Функции

     На  секретаря-референта возлагаются  следующие функции:

2.1. Информационно-справочное  обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое  руководство и контроль за  организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное  обслуживание руководства.

2.5.  Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. Должностные обязанности

     Секретарь-референт должен:

3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.2. Контролировать  качество подготовки, правильность  составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.4. Осуществлять  организацию подготовки, принятия  решения и доведения их до  непосредственных исполнителей. Проводить  анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.5. Осуществлять  оперативную связь со сторонними  организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

3.6. Вести  прием посетителей.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

     оформление  приказов по личному составу;

     оформление  личных карточек формы Т-2 или личных дел;

     оформление  трудовых книжек;

     оформление  и ведение трудовых контрактов (договоров);

     оформление  командировочных документов;

     оформление  листов нетрудоспособности;

     ведение табеля учета рабочего времени;

     выдача  справок о трудовом стаже и  заработной плате.

3.8. Обеспечивать  выполнение машинописных и копировальных работ.

3.9. Использовать ПК как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.10. Проводить  ежегодный отбор документов на  архивное хранение или уничтожение.

3.11. Выполнять  отдельные поручения руководства,  связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. 
 

4. Права

     Секретарь-референт имеет право:

4.1.  Запрашивать от функциональных  служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2.  Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.5. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».

4.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.7. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

     Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2.  Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность  документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного  пользования».

5.4. Нечеткое  и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. 
 

     Зам. Руководителя                        Подпись                  (________________)

 

Приложение 3 

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА

Табеля  унифицированных  форм документов отдела кадров (рекомендуемая) 
 
 
 

 
 
 
 

 

Приложение 4 
 

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена  постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1