МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

Энгельсский филиал

Саратовского  технологического института 

Факультет менеджмента

Курсовая  работа  
по дисциплине «Менеджмент»

на  тему: «Современное делопроизводство предприятия: основные принципы и составляющие» 
 

 

Содержание 

Введение            3

Глава I. Делопроизводство – как составная часть

              управления организационной системой     5

1.1. Задачи и принципы современного делопроизводства    5

1.2. Служба делопроизводства в структуре организации    7

Глава II. Организационное обеспечение службы делопроизводства         12

2.1. Положение о службе делопроизводства, должностные

        инструкции работников                 12

2.2. Организационное обеспечение работы с документами           15

Глава III. Особенности российской модели делопроизводства                        22

Заключение                  25

Список  литературы                 27

Приложение                   29

 

Введение 

      Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений.

      Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

      В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

      В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.

      Роль  и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

      Роль  документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями КЗоТ.

 

Глава I. Делопроизводство – как составная часть управления организационной системой

1. Задачи и принципы современного делопроизводства

 
 

      Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

      В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное  обеспечение управления» (ДОУ).

      Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или  секретариат.

      В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

      Делопроизводство в организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

      Выбор организационной формы делопроизводства зависит от решения руководства и самой службы. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

 В современных условиях, когда  работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

      Таким образом, служба делопроизводства решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль  качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

Задачи  совершенствования форм и методов  работы с документами включают в  себя выполнение следующих функций:

• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

 

2. Служба делопроизводства в структуре организации:

состав, задачи и функции 

      На  сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры  службы делопроизводства:

1. Управление  делами.

2. Канцелярия.

3. Общий  отдел. 

  4. Секретарь.

      Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат  – это структурное подразделение,  создаваемое для обслуживания  руководства организации. 

В его  состав входят:

• приемная;
• секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
• секретариат коллегии;
• протокольное бюро;

В функции  секретариата входит:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации делопроизводства – это центр совершенствования делопроизводства, методический центр.

      К его функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: