Современное делопроизводство предприятия: основные принципы и составляющие

      Инструкция  по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в  сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические  особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

      Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. 

Табель  форм документов по типовым управленческим ситуациям 

      Табель  унифицированных форм документов организации  — это перечень разрешенных к  применению форм документов, необходимых  и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

      Поскольку речь идет о Табеле унифицированных  форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

      Разработка  и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует  юридическую правильность составляемых в организации документов. Это  положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как от неправильно поставленной визы, номера или несвоевременной даты может зависеть судьба человека. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 1992 г.): “для сокращения количества применяемых форм документов производится унификация их состава, форм и процессов работы с ними и включение их в Табель унифицированных форм документов организации”.

      Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации  в соответствии с управленческими  функциями и задачами.

В инструкции указывается также, что Табель может  быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т. д. В графе “Примечание” рекомендуется помещать дополнительную информацию, например о форме документа, порядке подписания, согласования или утверждения документа и др.

      Табель  унифицированных форм документов организации  состоит из табелей отдельных  структурных подразделений, которые  являются его разделами. Табели структурных  подразделений составляются с соблюдением  единой формы и правил заполнения.

      Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу (далее - Табель) составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создающихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов, непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции и пр.

      При отборе формы унифицируются, т. е. приводятся к единообразию путем проверки их правовой обусловленности, законности использования той или иной формы, закрепления ее в правовом акте. Произвольно созданные работниками формы кадровых документов исключаются.

      Тем самым разработка Табеля позволяет  решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.

      Табель  позволяет также унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых документов в организации.

      При подготовке Табеля упорядочивается  в целом документационное обеспечение  кадровой службы; создается реальная возможность классификации и кодирования форм кадровых документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

      Унификация  формы заключается в установлении обязательных реквизитов данного документа  и их расположения на стандартном  листе бумаги, а также в выработке  стандартного текста документа, соответствующего его функциональному назначению. Например, унифицированный текст приказа о приеме может выглядеть следующим образом.

      Таким образом, Табель предназначен преимущественно  для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и  функциональной основе.

      Вместе  с тем Табель по назначению отличается от таких делопроизводственных документов, как Номенклатура дел и Перечень документов с указанием сроков хранения, традиционно применяемых в делопроизводстве, в том числе в отделах кадров.

      Так, назначением Номенклатуры является нормативное закрепление заголовков заводимых дел, в которые будут подшиваться исполненные документы с целью обеспечения их сохранности, что позволяет производить эффективный разноцелевой поиск в делопроизводстве и архиве.

      Перечень  же предназначен лишь для установления сроков хранения документов; в нем никак не рассматриваются вопросы их подготовки, а только их практическая и историческая ценность.

      Табель  разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного  обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.

      Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.

      Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.

      Дополнительно в Табель могут быть включены следующие  графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место  хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.

      Отбор документных форм для включения  в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно кадровой службой  исходя из основных задач и функций  управления кадрами.

      Для выявления названных задач и  функций используются: КЗоТ РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы “Трудовые отношения” и “Кадровое обеспечение”).Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

      Структура Табеля должна отражать наиболее удобную  для дальнейшего использования  систематизацию форм документов.

      После завершения работ по составлению  Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

      Табель  унифицированных форм документов организации  утверждается руководителем организации  и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных  форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.

      Табель  и Альбом составляются и ведутся  в письменной (бумажной) и электронной  форме. 

      Альбом  форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

      Унифицированные формы документов располагаются  в Альбоме в порядке, предусмотренном  Табелем.

      Альбом  согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его  также руководитель службы ДОУ. Как  правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в  электронном виде.  

Глава III. Особенности российской модели делопроизводства 

      В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная  система документационного обеспечения  управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

      В чем же особенности «российской  модели» делопроизводства? Можно  выделить три наиболее ярких преимущества:

• контроль за документом начиная с момента его поступления;
• централизация контрольных функций;
• единые нормы документооборота.

      В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы  попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» — то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов — в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, — ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

      Максимальная  централизация контроля за документооборотом  предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

      Другой  важной особенностью «российской модели»  является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

      В условиях существования в органах  власти такого детального регламента документооборота внедрение без  адаптации принципиально новой  технологии того или иного зарубежного  ПО нереально. Речь в этом случае может  идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.