Современная нормативная база
документационного обеспечения управленческой
деятельности
Рудко Анастасия Марсовна
Кафедра управления персоналом
Филиал СЗАГС в г.Вологде
Все уже придумано!
3 блока документов
- Законодательно-правовые
акты, относящиеся к документированию
и работе с документами
- Нормативно-методические
документы
- Локальные документы
1. Законодательно-правовые акты,
относящиеся к документированию и работе
с документами
- Конституция
РФ
- Федеральный
конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ
«О государственном гербе РФ»
- Постановление
Правительства РФ от 27.12.1995 г. №1268 (в ред.
от 14.12.2006) «Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения
печатей и бланков с воспроизведением
государственного герба РФ»
отсылает нас к ГОСТу на бланки
- ФЗ РФ от 25.10.1991
г. № 1807-1 «О языках народов
РФ»
(в ред. от 11.12.2002 г. № 165) раздел «Язык
делопроизводства»
- ФЗ РФ от 01.06.2005
г. № 53-ФЗ «О государственном
языке РФ» раздел «Язык делопроизводства»
- ФЗ РФ от 25.11.1996
г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»
(в последней редакции) ст.9 устанавливает,
что любая бухгалтерская операция (в т.ч.
выдача зарплаты, командировочных и т.п.)
совершается на базе первичных учетных
документов из альбома унифицированных форм
- Постановление
Правительства РФ от 08.07.1997 г. № 835 «О первичных
учетных документах» перечислены
альбомы унифицированных форм, определен
разработчик и сроки
- Альбом унифицированных
форм первичных учетных документов по
учету труда (подготовлен
Госкомстатом РФ, в последней редакции
от 05.01.2004 г.):
- приказы о зачислении,
переводе, отпуске, командировании, поощрении
и увольнении,
- график отпусков,
- командировочные
удостоверения и др.
К чему может привести незнание этого?
- ФЗ РФ «Об информации,
информационных технологиях и о защите
информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ (вместо закона
«Об информации, информатизации и защите
информации»)
ст.11 устанавливает, что
все государственные организации и организации
местных органов власти обязаны вести
делопроизводство в соответствии с постановкой
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти
- «Типовой регламент
взаимодействия федеральных органов исполнительной
власти» утвержден Постановлением Правительства
РФ 19.01.2005 г. № 30
в Регламенте установлено,
что ведение делопроизводства расписывается
в Правилах делопроизводства
в федеральных органах исполнительной
власти и Типовой инструкции федеральных
органов исполнительной власти, обязательна
для всех государственных и муниципальных
учреждений
- ФЗ РФ от 27.07.2006
г. № 152-ФЗ «О персональных данных» ст.1 все положения
закона распространяются и на традиционные
технологии работы с документами
- ФЗ РФ от 02.05.2006
г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан РФ» закон в 2 раза
увеличил сроки рассмотрения заявления,
предусмотрен новый способ подачи обращения
по электронной почте,
вводит регистрацию обращения в 3х-дневный
срок, обращение считается выполненным,
когда выполнено решение, а не когда подписан
ответ,
хранение 5 лет, особо важные - постоянно,
по обращениям ведутся аналитические
справки, срок хранения которых - постоянно
- Закон РФ от 21.07.1993
№ 5485-1 «О государственной тайне»
- Закон РФ от 29.07.2004
№ 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
- Указ Президента
РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении
перечня сведений конфиденциального характера»
- Указ Президента
РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений,
отнесенных к государственной тайне»
- Федеральный
закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной
цифровой подписи»
- Федеральный
закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации»
2. Нормативно-методические документы
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная
система документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
В стандарте изложены требования
к 30 составным частям документа, которые
называются «реквизиты»
- ГОСТ Р ИСО №
15 489-1-2007 «Управление документами. Общие
требования»
- ГОСТ Р 51 141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»
- ГОСТ Р 51 511-2001
«Печать с воспроизведения государственного
герба РФ. Форма, размеры и технические
требования» (в ред. от 04.03.2004)
- ГОСТ 17 914-72 «Обложка
дел длительного срока хранения. Типы.
Размеры. Технические требования»
Внимание!
Правила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти (2009)
- Утверждены Постановлением
Правительства РФ 15.06.2009 №477
- Основные вопросы
делопроизводства, в т.ч. электронного
документооборота
Типовая инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти (2006)
- утверждена приказом
Минкультуры от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована
в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418
- освещает вопросы
составления и оформления документов
(в нее целиком включен ГОСТ Р 6.30-2003)
- все этапы работы
с документами от получения и первичной
обработки до уничтожения и сдачи в архив
- на ее основе
составляется собственная Инструкция
по делопроизводству с учетом специфики
и степени автоматизации
- Перечень документов
с указанием сроков их хранения Сроки хранения
каждого документа записаны в специальных
справочниках, которые называются «Перечни
документов со сроками хранения»
- Типовые
- «Перечень типовых
управленческих документов, образующихся
в деятельности организации с указанием
сроков их хранения»
утвержден Росархивом 06.10.2000
(в ред. от 27.10.2003)
- Решение Росархива
от 27.10.2003 «Об изменении сроков хранения
должностных инструкций (положений, инструкций
о правах и обязанностях должностных лиц)»
И в том, и в другом документе -
срок хранения персональной должностной
инструкции установлен в 75 лет
Почему?
- Для документов,
созданных до 1995г. действует «Типовой
перечень для научно-технической документации»
(1988-1989 гг., в настоящее время готовится
новая редакция)
- Перечни ведомственные
(отраслевые), разрабатываются организацией,
возглавляющей отрасль
после 1991 г. издали Перечни
Министерство обороны, МВД, МЧС, Центробанк,
Сбербанк
С середины 90х гг. сроки хранения
отдельных документов определяются в
законодательных актах
Например, ФЗ «О бухгалтерском учете»
Срок хранения документов можно
только увеличить, уменьшить нельзя
- «Основные правила
работы архивов организаций» одобрены
решением коллегии Росархива от 06.02.2002
- «Нормы времени
на работы по документационному обеспечению
управленческих структур федеральных
органов исполнительной власти» (Постановление
Минтруда от 26.03.2002 г. № 23)
- «Квалификационный
справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих», утвержденный
Постановлением Минтруда 21.08.1998 г. № 37
(ред. от 29.04.2008)
Порядок
применения Справочника утвержден Постановлением
Минтруда от 09.02.2004 г. № 9
на его основе разрабатываются
должностные инструкции на каждое рабочее
место
- Постановление
Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении
правил оказания услуг почтовой связи»
- Постановление
Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 (ред. от
03.06.2008) «Об утверждении правил оказания
услуг телеграфной связи»
- Альбомы унифицированных
форма первичных документов (ПУД)
- Общероссийский
классификатор управленческой документации
ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта
России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 28.03.2008)
3. Локальные документы
- Копия Устава
или Положения должно быть в
каждом структурном подразделении, выделить у кого
право подписи, каких документов, кворум,
перечень документов, на которые ставится
печать
- !!! Инструкция
по делопроизводству своя, но на основе Типовой инструкции
- Положение о службе
делопроизводства даже если работают
2 чел.,
управление делами, общий отдел, канцелярия,
секретариат, этот документ имеет унифицированную
структуру текста, оформляется на общем
бланке
- Положение об
архиве организации или архивной службы
- Положение о структурном
подразделении
- Должностные
инструкции на каждого работника службы
- Положение об
экспертной комиссии организации (ЭК)
- Приказ о составе
экспертной комиссии организации
- Протоколы заседания
экспертной комиссии
- Дело архива