Современная нормативная база документационного обеспечения управленческой деятельности

 

 

 

 

Современная нормативная база документационного обеспечения управленческой деятельности 
 

 

Рудко Анастасия Марсовна

Кафедра управления персоналом

Филиал СЗАГС в г.Вологде

 

 

 

 

 

 

 

Все уже придумано!

 

 

 

 

 

3 блока документов

 

• Законодательно-правовые акты, относящиеся к документированию и работе с документами
• Нормативно-методические документы
• Локальные документы

 

 

 

 

1. Законодательно-правовые акты, относящиеся к документированию и работе с документами

 

• Конституция РФ
• Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ                     «О государственном гербе РФ»

 

 

 

 

• Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 г. №1268 (в ред. от 14.12.2006) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба РФ»                        отсылает нас к ГОСТу на бланки    

 

 

 

 

• ФЗ РФ от 25.10.1991 г. № 1807-1     «О языках народов РФ»                     (в ред. от 11.12.2002 г. № 165)      раздел «Язык делопроизводства»
• ФЗ РФ от 01.06.2005 г. № 53-ФЗ      «О государственном языке РФ»     раздел «Язык делопроизводства»

 

 

 

 

• ФЗ РФ от 25.11.1996 г. № 129-ФЗ    «О бухгалтерском учете»                   (в последней редакции)                     ст.9 устанавливает, что любая бухгалтерская операция (в т.ч. выдача зарплаты, командировочных и т.п.) совершается на базе первичных учетных документов из альбома унифицированных форм
• Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 г. № 835 «О первичных учетных документах»                перечислены альбомы унифицированных форм, определен разработчик и сроки

 

 

 

 

 

• Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда (подготовлен Госкомстатом РФ, в последней редакции от 05.01.2004 г.):
• приказы о зачислении, переводе, отпуске, командировании, поощрении и увольнении,
• график отпусков,
• командировочные удостоверения и др.

 

 

К чему может привести незнание этого?

 

 

 

 

• ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ (вместо закона «Об информации, информатизации и защите информации»)

    

     ст.11 устанавливает, что все государственные организации и организации местных органов власти обязаны вести делопроизводство в соответствии с постановкой делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

 

 

 

 

• «Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» утвержден Постановлением Правительства РФ 19.01.2005 г. № 30

 

     в Регламенте установлено, что ведение делопроизводства расписывается в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Типовой инструкции федеральных органов исполнительной власти, обязательна для всех государственных и муниципальных учреждений

 

 

 

 

• ФЗ РФ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»                     ст.1 все положения закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами
• ФЗ РФ от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»                                        закон в 2 раза увеличил сроки рассмотрения заявления, предусмотрен новый способ подачи обращения по электронной почте,                                                            вводит регистрацию обращения в 3х-дневный срок, обращение считается выполненным, когда выполнено решение, а не когда подписан ответ,                                          хранение 5 лет, особо важные - постоянно,                           по обращениям ведутся аналитические справки, срок хранения которых - постоянно

 

 

 

 

• Закон РФ от 21.07.1993  № 5485-1 «О государственной тайне»
• Закон РФ от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
• Указ Президента РФ от 06.03.1997     № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»
• Указ Президента РФ от 11.02.2006  № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»

 

 

 

 

• Федеральный закон РФ от 10.01.2002  № 1-ФЗ  «Об электронной цифровой подписи»

 

 

 

 

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

 

 

 

 

2. Нормативно-методические документы

 

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»                  

    

     В стандарте изложены требования к 30 составным частям документа, которые называются «реквизиты»                 

 

 

 

 

• ГОСТ Р ИСО № 15 489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»
• ГОСТ Р 51 141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
• ГОСТ Р 51 511-2001 «Печать с воспроизведения государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования» (в ред. от 04.03.2004)
• ГОСТ 17 914-72 «Обложка дел длительного срока хранения. Типы. Размеры. Технические требования»

 

 

 

 

Внимание!

 

   Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009)

• Утверждены Постановлением Правительства РФ 15.06.2009 №477
• Основные вопросы делопроизводства, в т.ч. электронного документооборота

   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2006)

• утверждена приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418
• освещает вопросы составления и оформления документов (в нее целиком включен ГОСТ Р 6.30-2003)
• все этапы работы с документами от получения и первичной обработки до уничтожения и сдачи в архив
• на ее основе составляется собственная Инструкция по делопроизводству с учетом специфики и степени автоматизации

 

 

 

 

• Перечень документов с указанием сроков их хранения                          Сроки хранения каждого документа записаны в специальных справочниках, которые называются «Перечни документов со сроками хранения»
• Типовые

 

 

 

 

• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения»

   утвержден Росархивом 06.10.2000           (в ред. от 27.10.2003)

• Решение Росархива от 27.10.2003 «Об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц)»

 

 

 

 

 

   И в том, и в другом документе -

   срок хранения персональной должностной инструкции установлен в 75 лет

  

   Почему?

 

 

 

 

• Для документов, созданных до 1995г. действует «Типовой перечень для научно-технической документации» (1988-1989 гг., в настоящее время готовится новая редакция)
• Перечни ведомственные (отраслевые), разрабатываются организацией, возглавляющей отрасль

     после 1991 г. издали Перечни Министерство обороны, МВД, МЧС, Центробанк, Сбербанк

 

 

 

 

   С середины 90х гг. сроки хранения отдельных документов определяются в законодательных актах        Например, ФЗ «О бухгалтерском учете»

 

 

 

 

Срок хранения документов можно

только увеличить, уменьшить нельзя

 

 

 

 

• «Основные правила работы архивов организаций» одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002                  
• «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» (Постановление Минтруда от 26.03.2002 г. № 23)

 

 

 

 

• «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда 21.08.1998 г. № 37 (ред. от 29.04.2008)

   Порядок применения Справочника утвержден Постановлением Минтруда от 09.02.2004 г. № 9          

   на его основе разрабатываются должностные инструкции на каждое рабочее место

 

 

 

 

• Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи»
• Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 (ред. от 03.06.2008) «Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи»

 

 

 

 

• Альбомы унифицированных форма первичных документов (ПУД)
• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 28.03.2008)

 

 

 

 

3. Локальные документы 

 

• Копия Устава или Положения          должно быть в каждом структурном подразделении,     выделить у кого право подписи, каких документов, кворум, перечень документов, на которые ставится печать
• !!! Инструкция по делопроизводству своя, но на основе Типовой инструкции

 

 

 

 

• Положение о службе делопроизводства                                  даже если работают 2 чел.,                                                         управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат, этот документ имеет унифицированную структуру текста, оформляется на общем бланке
• Положение об архиве организации или архивной службы
• Положение о структурном подразделении
• Должностные инструкции на каждого работника службы

 

 

 

 

• Положение об экспертной комиссии организации (ЭК)
• Приказ о составе экспертной комиссии организации
• Протоколы заседания экспертной комиссии
• Дело архива