Составление текстов и оформление информационных документов

      Письма  оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа  кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата  А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

      Если  письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

      Письма, отправляемые из учреждения, делятся  на две группы - инициативные и  ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

      По  характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей: 1) Сопроводительное письмо; 2) Письма-приглашения; 3) Информационное письмо; 4) Рекламное  письмо; 5) Письмо-извещение; 6) Письмо-подтверждение; 7) Гарантийное письмо; 8) Инициативные письма; 9) Письма-ответы.

      Телеграмма  - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

      Категория и вид телеграммы указываются  перед адресатом. Например: "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые.

      В телеграмме, направляемой в несколько  адресов (в том числе и в  одном городе), каждый адрес указывается  индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам  и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии.

      Если  телеграмма адресуется более чем  в четыре адреса, прилагается указатель  рассылки, составленный и подписанный  исполнителем, подготовившим текст  телеграммы. Печатается адресат прописными буквами.

      Текст телеграммы печатается на чистом листе  бумаги на одной стороне через  два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах  делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато Он должен состоять из одного логического элемента-заключения.

      Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более  точно передающих смысл. Пишется  телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, смысловые оттенки  слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении  и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют  смысловое значение, они пишутся  сокращенно строчными буквами.

      Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должно-I (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подпись, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

      ТЕЛЕФОНОГРАММА  - обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, чётко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

      После передачи телефонограммы попросите  записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и принимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

      Особенностью  этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии  сотрудников, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и  указание времени приёма телефонограммы.

      Если  телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым её направляют и номера телефонов, по которым она  должна быть принята.

      Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

      Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены  в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого  документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают  оперативную информацию, так как  документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как  подлинник  документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны чётким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

     Заключение 

     Управленческие  документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный  характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

     Управление  предприятием неизбежно требует  создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета  и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

     Так, коллегиальная деятельность учредителей  предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному  составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная  деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

     Именно  документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая  юридическую силу, служат основным доказательством того или иного  факта при решении хозяйственных  споров с партнерами по бизнесу в  арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками  предприятия в народном суде.

     Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной  деятельности, конкурентной борьбы, получения  максимальной прибыли, развития предприятия. 
 
 

      Библиографический список 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».
2. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
3. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: учебник. – М.: МЦФЭР, 2007.
4. Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. – М., 2006
5. Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. – М., 2007
6. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. – М., 2008