Составление текстов и оформление информационных документов

 

      СОДЕРЖАНИЕ 

      Введение………………………………………………………………….3

      1. Порядок составления документов…………………………………….4

      1.1. Требования к тексту……………………………………………….....4

      1. 2. Элементы текста документа………………………………………...10

      2. Информационные документы, их составление и оформление……...11

      2.1. Понятие информационных документов…………………………….11

      2.2. Виды информационных документов………………………………..11

      Заключение………………………………………………………………..20

      Библиографический список………...………………………………….....21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

     Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных  лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация  работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров и т.д. Все  это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.

     Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

     К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и  объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными  для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к  сведению.

       

1. Порядок составления документов 

      1.1. Требования к тексту 

      Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников  управленческого аппарата и требует  больших усилий. Чтобы составить  полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

      Приступая к составлению документа, руководствуются  следующими правилами.

      Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа  и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать  для фиксации управленческого решения  вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения  текста.

      Во-вторых, необходимо изучить законодательные  акты, решения правительства, ведомственные  нормативные акты, регулирующие порядок  решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

      Сегодня при наличии соответствующих  электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению  деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

      При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует кроме  того изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так  и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешённых сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

      Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе  конкретного вопроса. Для этого  могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и  т.д., как имеющиеся на бумаге, так  и находящиеся в памяти компьютера.

      Зная  на основании законодательно-нормативных  актов, как решаются подобные вопросы  и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

      Проект  документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

      В практике документирования сломились  общие требования, предъявляемые  к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документе должны быть безупречны в юридическом отношении.                                   

      Важнейшими  являются требования достоверности  и объективности, максимальной краткости  документа при полноте информации, точности, исключающей возможность  двоякого понимания текста.

      Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния  дела, непредвзятое описание и оценка событий.

      Полнота информации предполагает, что в документе  изложена вся информация, необходимая  для решения вопроса, поставленного  в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать  недостающие сведения, Порождает  переписку и задерживает решение  вопроса.

      Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

      Чёткость  изложения обеспечивает однозначность  понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий  управленческой деятельности. Неточно  понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к  нежелательным последствиям.

      Краткость достигается прежде всего отбором  необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

      Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность  формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое  следует за подлежащим, определение  стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая  нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

      Если  поводом для создания какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации - автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

      К особенностям делового стиля относится  широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

      Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство  слов употребляется только с одним  или ограниченной группой слов.

      В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного  числа.

      В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

      В протоколах используется форма изложения  текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа.

      Широкое распространение в служебных  документах получило применение сокращенных  слов и словосочетаний, что уменьшает  объемы документов и ускоряет восприятие информации.

      Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

      Для лучшего восприятия документа его  текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух -трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

      Тексты  документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются  на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими  цифрами.

      Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная  инструкция, положение о структурном  подразделении.

      Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного  круга задач, нередко порождаемых  однотипными ситуациями, которые  вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный  текст управленческого документа  может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

      Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для  заполнения перечной информацией, которая  характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

      Наибольшая  повторяемость текстов встречается  в документах, направляемых в адрес  подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

      Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

      Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных  бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

      Записи  в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой  ручки, химическим карандашом или при  помощи пишущих машин и средств  механизации. Свободные строки прочеркиваются.