Текст документов

Текст документов

Документ отражает объективную  действительность, поэтому первое требование к содержанию документа – точное и правильное освещение событий. Формулировка документа должна быть правильными в юридическом отношении. Текст документа должен быть четким, не допускающим различных толкований. Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью.

Письма  и докладные записки, т.е наиболее многочисленный вид служебных документов, должны в основном составляться по одному вопросу. Разумеется, нет строгого рецепта для составления служебных документов, но есть ряд правил и требований, предъявляемых к их языку и стилю.

Вместе  с тем в современном русском  языке принято выделять такие  функциональные стили:

1. публицистический;
2. научный(научно-технический);
3. официально-деловой.

В служебных  документах употребляется официально-деловой  стиль. Для него характерно наличие  слов, применяющихся преимущественно  в официальных документах, закрепившихся  в административно-канцелярской речи.

Обычно  тексты большинства служебных документов состоят из двух частей:

-вводной,  содержащей основания или мотивы  составления документа

-основной, вкоторой излагаются предложения,  просьбы, выводы, решения.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера.

Широкое распространение  в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

В тексте желательно избегать неправильных словоупотреблений(приветствие  в адрес…); словесный штампов( «надо  отметить», «необходимо указать»), устаревший слов(«впредь», «надлежит»)