Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

ОПИСЬ №

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечания
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
• Порядок нумерации дел в описи- валовый за несколько лет;
• Порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;
• Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же»;
• Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, с указанием цифрами и прописью общего количества листов описей. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по установленным формам.

Описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на ранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

Годовой раздел сводной описи дел долговременного хранения составляется в 2-х экземплярах.

Несколько годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченной описью. Законченной описи присваивается определенный номер, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.

Элементами оформления законченной описи являются: титульный лист, предисловие, справочный аппарат, включающий оглавление, указатели и список сокращенных слов.

Титульный лист содержит:

• Название фонда;
• Номер фонда;
• Номер описи;
• Название описи, которое включает название категории документов, содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
• Крайние даты дел, включенных в опись.

Предисловие содержит сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, охватывающий дела описи; краткую характеристику содержания и полноты документов.

Указатели- это перечень определенных понятий, которые встречаются в тексте описи, с указанием номеров листов, на которых они встречаются.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформление дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

В целях обеспечения сохранности документов и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и распорядительных документов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черными графитными карандашом.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе- заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов. Заверительная надпись ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты.

 

3.4. Порядок передачи  дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, долговременного хранения включающие документы по личному составу, не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива осуществляет заключительную подготовку дел к передаче в архив предприятия, в ходе которого выполняются мероприятия:

• Проверка правильности формирования дел;
• Проверка количества дел, подлежащих передаче дел в архив предприятия;
• Устранение недостатков, препятствующих передаче дел в архив предприятия.

После заведующей архивом расписывается на приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

• Отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• Описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• Историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• Справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и торой экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Номенклатура дел использует как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов.

Она необходима для быстрого поиска документов. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и  их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Подготовка документов к архивному хранению- это завершающий этап процесса делопроизводства. Этот процесс не менее трудоемкий в работе с документами.

Она состоит из таких частей:

1. Выявление экспертной комиссией ценной документации для определения сроков хранения;
2. Оформление дела (комплекс работ по его переучету, составление заверительной надписи и т.д., завершается в момент передачи документа в ведомственный архив);
3. Составление описей (обеспечивает оперативный поиск документов);
4. Порядок передачи дел в архив.

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы организационно-распорядительной документации. М., 2008. 
2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2013. 
3. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2013. 
4. Белая Ш.Р., Гавлин М.Л., Сокова А.Н. ВНИИДАД. Секретарское дело 4(56)/2005. 
5. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2013. № 2/1. 
6. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 2012. 
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2012. 
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2011.  
9. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2013. 
10. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2012.  
11. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013.- 359с. 
12. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2011.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ