Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

 
СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающие документирование и организацию работы с официальными документами.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем:
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
• участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления.

В России ежегодно создаются огромные массы документов, часть из них в электронном варианте, часть в бумажном. При накоплении большого количества документов, возникает вопрос об их дальнейшем хранении. Хранить все созданные документы невозможно, по этой причине и разрабатывается номенклатура дел, которая позволяет разобраться в документах, какие хранятся дольше, а какие идут на уничтожение. После проведения экспертизы ценности документы отправляются в архив, где отживают свой срок или получают статус ценных документов- исторических источников, которые хранятся в архиве вечно.

Существует проблема сохранности документов, не смотря на ряд предпринятых государством шагов по ее решению, она все же сохранила свою актуальность. Одной из ее составляющих является разработка нормативно- методической базы в области хранения дальнейшего использования документов коммерческих организаций.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основанная цель упорядочения и хранения исполненных документов- создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

В Архивном фонде хранятся только те документы, которые прошли экспертизу ценности.

Результатом экспертизы ценности является отбор документов к хранению или уничтожению.

Экспертиза ценности- это ответственная работа, поскольку от ее результатов зависит качественный, оптимальный состав Архивного фонда страны- документального наследия, которое будет использоваться для воссоздания подлинной истории нашего времени.

Тема этой курсовой работы является «Систематизация и обеспечение сохранности документной информации».

Цель работы состоит в рассмотрении номенклатуры дел и подготовки документов к архивному хранению.

Исходя из целей, в курсовой были поставлены следующие задачи:

• проанализировать понятие номенклатуры дел;
• рассмотреть технологию разработки номенклатуры дел;
• рассмотреть формирование документов в дела;
• определить этапы подготовки документов к архивному хранению, выделить их особенности и необходимые элементы;
• порядок передачи документов в архивное хранение.

 

Глава I. Понятие номенклатуры дел

1.1.Виды и назначение  номенклатуры дел

Номенклатура дел- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых при установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел.

Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной платой.

Номенклатура дел служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет) хранения. Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел необходима для организации информационно- поисковой системы, т.е классификационная основа номенклатуры, является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Различаются три вида номенклатур дел: индивидуальная, типовая и примерная номенклатура дел конкретной организации.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории учреждений, организаций и предприятий с однотипным характером деятельности и составом документов.

Как правило, типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел- обязательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводствами организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однотипным характером деятельности и составом документации. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретного отрасли, так и в пределах административно- территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Государственной архивной службы на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации и отраслевого, административно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в десять лет.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна составлять собственную номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

В каждой организации должна быть индивидуальная номенклатура дел. При существовании типовой примерной номенклатуры дел, их информация используется для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

• в индивидуальной номенклатуре дел организации из типовой или примерной в н./д. переносится предусмотренный им заголовки дел, которые предполагаются завести в делопроизводство организации, конкретизировано с учетом ее специфики;
• в индивидуальной номенклатуре дел переносится без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной н./д.

Функциональное назначение номенклатуры дел заключается в группировки исполненных управленческих документов в дела.

Конкретные функции номенклатуры таковы:

• используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папке –дела. заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся на обложки дел;
• каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. определение сроков хранения- первый этап экспертизы ценности документов;
• нужна при построении информационно- поисковой системы по документам предприятия. при регистрации документов регистрационный кодекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
• классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на использованные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетной документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. она же основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:

• Государственной системой документационного обеспечения управления;
• Основными правилами работы архивов организации.

 

1.2.Технология разработки номенклатуры дел.

Разработка проекта номенклатуры дел, как правило, производится на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• Уставом или положением об организации
• Положениями о структурных подразделениях
• Штатным расписанием
• Номенклатурой дел организации за прошлый год
• Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• Регистрационными формами
• Ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения
• Типовыми и примерными номенклатурами дел

Основными требованиями, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие: номенклатура дел должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течении года; формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них, и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения дела внутри разделов номенклатуры систематизируется в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций. Изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемы в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошлые годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации. Также включаются документы общественных организаций. Документы с грифом «Для служебного пользования» и справочной картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них составляется самостоятельная номенклатура дел.

В номенклатуру дел не включается дела временного действующих органов, а также незаконченные делопроизводственные дела.

В номенклатуру дел не включаются различные печати издания, поступающие в организацию.

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласуется с экспертной комиссией (ЭК) предприятия и, если требуется, с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела  предприятия. После согласования с ЭПК номенклатура дел организации утверждается ее руководителем.

Утвержденная номенклатура дел организации вводиться в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течении пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях конкретного изменения функций и структуры организации. При отсутствии каких-либо изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить следующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ ведомственного архива совместно с ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях анализируют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту отражений в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенклатуры дел определяется необходимость ее корректировки.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела.

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Название раздела

Таблица 1

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дела (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.