Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Марта 2015 в 09:45, курсовая работа
Цель работы состоит в рассмотрении номенклатуры дел и подготовки документов к архивному хранению.
Исходя из целей, в курсовой были поставлены следующие задачи:
проанализировать понятие номенклатуры дел;
рассмотреть технологию разработки номенклатуры дел;
рассмотреть формирование документов в дела;
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются отдельно.
В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащих возврату, черновики, рабочие варианты документов, размноженные копии. Исключения составляют черновые и дублетные материалы, копии, имеющие резолюции, визы, пометки.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов.
Сформированное дело должно содержать не более 250 листов (если дело больше, то его разделяют на два тома).
Внутри дела документы располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.).
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий, и другие документы.
Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре протокола в твердую обложку или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами вкладываются в закрытые твердые папки или коробки.
Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения использованных документов- создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
3.1 Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документа- это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ.
Экспертиза ценности документов приводятся в соответствии с нормативными литературными документами, утвержденными президентов, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.
Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъектом РФ в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.
ЭЦД в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведении экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля над правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).
Из основных задач экспертной комиссии выделяется:
Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющийся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
Экспертиза ценности документов приводится:
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.
Первым этапом определение ценности документа, составление номенклатуры дел, когда предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
Второй этап экспертизы ценности документов уже самих документов проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному или сдаче в архив организации.
Третий этап снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архивного учреждения в Государственный архив и уничтожение документов с истекающими сроками хранения.
При проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
Сроки хранения документов устанавливаются с помощью специального разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки ранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятия и отражают общие функции и вопросы их деятельности. В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные (1,3,5,10,15 и т.д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Для ряда дел по личному составу в перечне указан срок хранения «75 лет». Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Если в деле обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, и документы постоянного хранения отделяются от временного. Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.
Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности: выявление фондов, частей фондов; выявление дел по описям; непосредственных просмотр отобранных дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
3.2. Оформление дела
Оформление дела- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается она с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится в работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранению и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
После оформляют обложку дела.
Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу имеет форму, установленную государственным стандартом ГОСТ 17914-72 « Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
При учете документов в архиве каждое дело рассматривается как отделанная единица хранения, которой присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.
Архивный шифр- обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и индетификации.
Номер архивному фонду присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного хранения вносятся необходимые уточнения. При изменении названия учреждения или переданию дело в другое учреждение, на обложке дописывают названия этого учреждения. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации.
В заголовок дел, содержащих копии документов, должна указываться копийность.
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.
В конце каждого дела постоянного, долговременного хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс)- количество листов внутренней описи. Последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
3.3. Составление описей дел
Составление и оформление описи дел- это последующий этап подготовки дел к последующему хранению.
Архивная опись- это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах ли в специально отведенных для этой цели помещениях.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела долговременного хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки свободной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через го после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
Форма описи дела
Информация о работе Систематизация и обеспечение сохранности документной информации