Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

 

1.3. Структура номенклатуры  и порядок ее заполнения

В качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. В качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ. Последним- наименование организаций или органов, действующих на общественных началах.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело.

В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел.

Индекс дела- условное обозначение, присваиваемое каждому делу, имеет большое значение для практического использования номенклатуры.

Указывают наименование структурного подразделения, их индексы (номера), включающие в номенклатуру и, дополняющий порядковым номером дела в пределах подразделения, составляет индекс дела. Например, индекс дела01-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «01», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

В графе 2 номенклатуры указываются полные заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов, составляющих дело и их взаимосвязью. Последовательность наименований дел:

1. Организационно-распорядительная документация;
2. Плановая документация;
3. Отчетная документация;
4. Документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
5. Документация, относящаяся к проверкам выполнения основной деятельности;
6. Документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

В графе 3 указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов.

В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов, в соответствии с которым срок установлен. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов.

Сроки хранения документов- постоянные или временные- устанавливаются в зависимости от значимости документов.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы.

Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей. При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии- типовыми перечнями.

В графе 5 «Примечание» заполняется в течении срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, о передаче дел в ведомственный архив и т.п.

 

1.4. Составление  заголовков дел

Заголовок дела- это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последовательности работы с делами. Основные требования к его составлению- четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок- «различные материалы», «общая переписка» и т.д.

Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• Название документа, наименование род заводимого дела;
• Название организации или структурного подразделения (автор документа);
• Название организации, которой будет адресованы или от которой будут получены документы (корреспондент документа);
• Вопрос или краткое содержание документов дела;
• Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• Дата (период), к которой относятся документы дела;
• Указание на копийность дела.

Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу.

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. При указании корреспондента нужно учитывать следующее:

• Если переписка ведется с одним корреспондентом, его в заголовке дела, например, «Переписка с компанией «Медиофарм» о поставках диабетических препаратов»;
• Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дает обобщенно, например, «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использование тары»;
• Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например, «Переписка со спортивными школами Юго-Восточного административного округа об организации летнего отдыха детей в спортивных лагерях»;
• В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, по которому велась переписка, например, «Переписка об организации международной научно-практической конференции «Электронный документооборот»».

Особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировки в деле распорядительных документов, а также протоколов в заголовке указываются вид документа и автора.

Заголовок дел, содержащие плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, их периодичность.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения, правила и т.п.) или структурного подразделения (положение, должностные инструкции). Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следует дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале- переписка с директивными и вышестоящими органами, затем- с неподчиненными организациями и в конце- с подведомственными организациями.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

 

1.5. Типовые формуляры  номенклатуры дел

Наименование организации						Гриф утверждения
Наименование дела
		№
(место составления)
На				год

 

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Раздел I
01-01	Заголовок 1
	Заголовок 2
Раздел II
02-01	Заголовок 1
02-02	Заголовок 2

Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел.

1. По разделам:

Разделы соответствуют или структурным подразделениям или направления деятельности. Первым разделам в любой номенклатуре дел является служба ДОУ.

2. В каждом разделе заголовки дел систематизируются по степени важности.

Нормативные:

• Положение о службе ДОУ;
• Инструкция по ДОУ;
• Должностные инструкции.

Организационные:

• Устав;
• Положение о службе ДОУ;
• Штатное расписание.

Распорядительные:

• Постановление;
• Приказ;
• Указание;
• Распоряжение.

Информационно-справочные:

• Письма;
• Справки;
• Телеграммы, телефонограммы;
• Факсы;
• Протоколы, акты;
• Объяснительные, служебные записки.

 

Глава II. Формирование документов в дела

Формирование дела- это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Дело- совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность отработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства- службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном- как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Работа по оформлению дел состоит из следующих операций:

• Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
• Расположение документов внутри в определенной последовательности;
• Оформление обложки дела.

Формирование дела начинаются с начала года. Поэтому каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка, к папке оформляется обложка дела, на которой указываются:

• Наименование организации, название структурного подразделения;
• Индекс дела;
• Заголовок дела;
• Аннотация к документам дела;
• Дата дела (число, месяц, год регистрации самого раннего и самого позднего из документов, включая в дело);
• Срок хранения дела.

Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др.