Шпаргалка по "Реквизиты документов"

- если  приложение направляется не во  все адреса указанные в документе,  то в реквизите приводятся  сведения о том в какие адреса  оно направляется.

Приложение: на 5л. в 2экз. в первый адрес.

- если  к документу прилагается другой  документ, имеющий приложения, то указывается вид документа, слова «и приложение к нему на __л. в __ экз.»

- при  большом количестве приложений, указывают слова «по описи»  и количество листов приложения. На отдельном листе составляется  опись.  

22. Подпись

Без данного реквизита документ считается не действительным, заверяет достоверность сведений. В состав реквизита входит: 1. полно наименование должности лица, подписавшего документ. 2. личная подпись затем расшифровка подписи( инициалы и фамилия без кавычек и скобок). Реквизит печатается от левого поля документа с интервалом 1,5-2 от текста документа. Если документ подписывается несколькими лицами, подписи могут располагаться на одном уровне – при равных должностях, одна под другой – при разных, по алфавиту фамилий. первым указывается тот, кто занимает более высокую должность.

Наименование  должности указывается полное:

- если документ оформлен не на бланке  - Директор ООО Витяз

- если  на бланке д-та – сокращенное  - Директор

- не  указывается должность если документ оформлен на бланке должностного лица.  

23. гриф согласования документа (внешнее согласование)

в состав реквизита входят: 1. слово – СОГЛАСОВАНО – заглавными буквами без кавычек и без двоеточия. 2. наименование должности лица, с которым согласовант документ (включается наименование организации). 3. личная подпись. 4. расшифровка подписи. 5. дата согласования. Печатается внизу (в оформительской части) документа или на отдельном листе согласования.  

СОГЛАСОВАНО 

Ректор  финансовой академии

При Правительстве  РФ

(личная подпись) А.Г. Грязнова

06 апреля 2009 г. 

Согласование  документом: 

СОГЛАСОВАНО 

Протоколом  заседания Правления 

Российской  государственной

Страховой компании

«Росгосстрах» от 05.06.2009 №58 

ЛИСТ  СОГЛАСОВАНИЯ

(чего) 

СОГЛАСОВАНО

……

24. виза согласования (внутреннее согласование)

употребляется во внутреннем согласовании проекта  документа. Включает в себя наименование должности, подпись с расшифровкой и дату согласования.

Начальник отдела кадров

(подпись)  Е.А. Кольцова

06.04.2009

Если  подлинник документа остается в организации, то визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа, если подлинник отправляют из организации, то визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

25. Оттиск печати документа

Печать  – механическое приспособление, устройство, содержащие клише печати для последующего оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Виды печатей: печать организации, печать структурных подразделений, печать с узким функциональным назначением (для пропусков, удостоверений). Может проставляться в реквизитах подпись, гриф утверждения, гриф согласования. Размещение печати на документе – так чтобы была точно видна подпись и вся информация на оттиске печати.  

26. отметка о заверении копии

включает  слово – верно- с большой буквы без кавычек и без двоеточия. Указывается наименование должности, личная подпись с расшифровкой и дата заверения копии, при необходимости печать организации или структурного подразделения. Располагают в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (при необходимости на каждом листе).

Верно

Начальник отдела кадров

(лич.подпись)  Е.А. Кольцова

06.04.2009

27. отметка об исполнителе

данный  реквизит используется для оперативной  связи с исполнителем документа. Проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа док-та в левом нижнем углу и состоит из имя, отчество, фамилия исполнителя и номера его телефона.

Татьяна Ивановна Попова

(343) 25-17-433

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

в реквизит входит: 1. Ссылку на дату и номер док-та, свидетельствующего об исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении. 2. слово – в дело – с большой буквы , без кавычек, без двоеточия, значок номера и номер дела, в котором будет хранится документ. 3. должность и подпись ответственного лица или руководителя СП, в котором исполнен документ. 4. дата. Проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Отправлен факс от 09.03.2009 № 17

В дело № 34

(личная  подпись)

10.03.2009

29. отметка о поступлении документа в организацию (входящий номер)

содержит  очередной порядковый номер, дату исполнения (при необходимости часы и минуты). Проставляется в виде штампа или  от руки в нижней части лицевой  стороны первого листа документа.

№156

06.05.2009

10 ч.12 мин.

30. идентификатор электронной копии документа

отметка (колонтитул) содержит наименование файла  на машинном носителе, дату и другие почтовые данные, устанавливаемые в  организации. Проставляется в левом  нижнем углу каждой страницы документа  в момент его подготовки.

С:/Мои  документы/Письма/2009/В администрацию