Роль секретаря в управленческой структуре организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова»

(ФГБОУ ВО «ЧГУ им. Ульянова»)

 

 

ИСТОРИКО-ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ ИСТОРИЧЕСКИХ ДИСЦИПЛИН

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СТРУКТУРЕ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

 

Выполнила:

студентка группы ИГФ-32-15

Волкова К.А.

 

 

 

Научный руководитель:

к.и.н., доцент Муравьева И.В.

 

 

 

Чебоксары 2017

Содержание

Введение………………………………………………………………………………3

1 глава. Секретарское дело: понятие и виды……………………………………….6

1.1. Понятие и виды секретарской  деятельности…………………………………..6

1.2. Необходимость и значение  секретарского дела……………………………...10

1.3. Нормативно- методические  основы деятельности секретаря……………….12

2 глава. Компетенция и  полномочия секретаря…………………………………..17

2.1. Функции, обязанности секретаря приемной…………………………………17

2.2. Полномочия и компетенция  секретаря- референта………………………….19

2.3. Обязанности и функции офис- менеджера…………………………………...22

2.4. Компетенция и функции  секретаря руководителя…………………………..25

Заключение …………………………………………………………………………28

Список литературы…………………………………………………………………30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Для нормального функционирования и успешного развития любой организации руководитель должен осуществлять организационную и распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, который берет на себя организационные и информационные услуги, что освобождает его от ненужной траты времени и может поддерживать высокий авторитет руководителя.

В последние годы профессия секретаря претерпела значительные изменения. И если совсем недавно секретаря называли «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя», которая регулирует различные производственные процессы. Действительно, все внутренние и внешние связи предприятия сходятся на секретаре. Секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и работниками, воплощающими его решения и распоряжения: между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, встречи, презентации, обмениваясь деловыми документами.

Понятие «секретарь» сегодня довольно сложное и имеет множество градаций, хотя в Средние века секретарю приходилось работать только с деловыми бумагами, писать письма. Сейчас у секретаря функций прибавилось, в связи с этим появилось множество разновидностей этой старинной должности от секретаря– помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception1) до технического секретаря. Только в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) зафиксировано более двух десятков различных названий должности секретаря. 
В работе будет рассмотрено четыре основные категории секретаря: помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-референт и секретарь приемной.

Актуальность работы заключается в том, что секретарь - это сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В России резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Объектом исследования является секретарское дело.

            Предмет исследования: роль секретаря в современном аппарате управления.

Цель исследования: изучение требований, предъявляемых секретарю, задач, навыков и умений, полномочий.

Задачи:

1) понять, в чем заключается работа секретаря

2) выяснить какое место  отводится секретарю в организации

3) как и на чем строится  работа секретарей

Для раскрытия темы были использованы следующие нормативные документы: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (сокращенно ОКПДТР) (был принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года № 367), «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с "Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно- контрольных форм (РКФ)", "Примерным положением о службе документационного обеспечения управления"), квалификационный справочник должностей служащих (утвержден постановлением  Госкомтруда от 14 января 1969 года N 15 (часть 1) от 8 октября 1969 года №400, с последующими изменениями и дополнениями). В качестве теоретической базы были использованы труды таких авторов, как Байковой И. Ю., Кузнецовой Т.В., Поспеловой Е. Н., и других. Также использованы материалы Интернет-сайтов по секретарскому делу.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. В первой главе говорится о понятиях, видах, необходимости секретарского дела, а также о нормативно- методической базе работы секретарей. Во второй главе рассмотрены функции, обязанности и требования, предъявляемые к секретарям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 глава. Секретарское  дело: понятие и виды

1.1. Понятие и  виды секретарской деятельности

Название популярной ныне профессии «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire», которое может быть переведено как секретный (от «secret»- тайна). В России должность секретаря впервые появилась в восемнадцатом веке, первоначально в качестве личного секретаря Императора России. Постепенно, в первой четверти 18 века, секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения2. Существующие законодательные акты этого периода описывают официальные обязанности секретаря и определяют сферу его деятельности. В настоящее время ни одно учреждение, никакая коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма не могут существовать без секретаря, выполняющего организационную и управленческую работу.

Современный секретарь- «правая» рука директора, без которой он не может эффективно управлять всем процессом работы на предприятии или фирме.

Секретарь XXI века берет на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, тем самым освобождая своего босса от потери времени. Секретарь XXI века - лицо фирмы, который всегда будет поддерживать высокий авторитет руководителя и компании в целом. Секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону. Можно сказать, что компания начинается с секретаря. Работа секретаря очень разнообразна, необычайно сложна и интересна. Он формируется из множества творческих, логических и технических операций.

 Сегодня в организациях  и на предприятиях различной  организационно – правовой формы  существует достаточно много  разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: секретарь  руководителя, секретарь- референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис– менеджер или администратор офиса. 
Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception)– это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception:

- секретарь- ресепшионист;

- секретарь офиса или секретарь приёмной;

- дежурный секретарь;

- администратор или администратор  офиса;

Должность секретаря предполагает несколько большую независимость. Как правило, управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций очень мал. Руководители этих фирм занимаются в основном решением производственных вопросов, стратегическими проблемами развития предприятий, а значительная часть управленческой (прежде всего - административной) работы возлагается на секретарей. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационализировать прием посетителей и телефонные услуги, и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с инструкциями, полученными от начальства. Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта. 
Как вам известно, секретарь и референт- это совершенно разные виды секретарской профессии. Секретарь руководителя организации является ассистентом, который организует деятельность первого руководителя, подготавливает для него документы, организует встречи, переговоры, командировки и телефонную связь. Референт является специалистом не только в области секретарских вопросов, но и в сфере основной деятельности фирмы. Он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы, анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики фирмы.

Секретарь-референт — не только секретарь, но и специалист, хорошо знакомый с деятельностью фирмы, что может в ряде случаев принимать некоторые самостоятельные решения. Секретарь-референт готовит доклады руководителя, занимается поиском необходимой документации для руководителя, планирует рабочий день руководителя, решает административные вопросы в пределах своей компетенции.

Офис-менеджер – обеспечивает функционирование всего офиса: готовит материалы к презентациям, обеспечивает бесперебойное транспортное обслуживание, четкую связь, обеспечение работы офисной оргтехники и наличие канцтоваров. Офис-менеджер отвечает за внешний вид офиса, в небольшом учреждении может выполнять одновременно и функции кадровика.

В небольших коммерческих организациях секретари, как бы они ни назывались, отличаются тем, что им приходится выполнять универсальную работу.

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, опрятный внешний вид, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. 
             Офис– менеджер (office- manager)– это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис-менеджер является первым помощником руководителя в решении бесчисленных административных и экономических вопросов предприятия (организации, учреждения)3.  

1.2. Необходимость и значение секретарской деятельности

Крупномасштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и ее компонентов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий, предъявляют высокие требования к качеству современного управленческого персонала. Это утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников в сфере управления. Расширение сферы деятельности, увеличение сложности задач предполагают, что руководители должны больше заниматься стратегическими вопросами и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Секретарь является незаменимый помощник руководителя в его многогранной управленческой деятельности. Не будет преувеличением высказывание, что качество и эффективность аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождением руководителя от потери времени. Важными факторами успеха в работе секретаря является способность вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, которое повышает авторитет его начальника. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему нужно встречаться, с кем говорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы могут быть направлены другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует способности произвести благоприятное впечатление на сотрудников организации и представителей других фирм.

Радикальные изменения в технологии управления связаны с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее элементы нашли практическое воплощение в деятельности организаций и фирм. Теперь автоматизировать многие функции секретаря можно с помощью специального программного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет работу по подготовке и обработке документов, помогает более эффективно организовать рабочее время руководителя и секретаря, предоставляет ранее недоступные возможности для передачи данных через модемные устройства, считывает информацию из печатных документов, делает обработку нескольких документов одновременно.

Перед организациями, фирмами и их лидерами открываются непредвиденные информационные перспективы в связи с развитием системы Internet4 - глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей в более чем 150 странах. Internet формирует ядро, которое обеспечивает связь различных информационных сетей, принадлежащих институтам многих стран. Internet становится все более популярным в деловом мире. Компания вполне удовлетворена скоростью, дешевизной глобальной связи, удобствами для совместной работы, доступными программами, уникальной базой данных сети. Новые информационные технологии требуют повышения квалификации как руководителей, так и их секретарей.