Роль секретаря в управленческой структуре организации

Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетители, организация проведения совещаний и тому подобное. Но объем и виды выполняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарём, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др.

Секретарь – это лицо офиса, и многим компаниям хочется, чтобы это лицо было миловидным. Поэтому внешние данные и молодой возраст - важные характеристики для работы. Бывает, что секретарями работают дамы почтенных лет, славящиеся своими деловыми качествами. Но это частные случаи, характерные, в основном, для руководителя и секретаря, долго работающих вместе. Также для работы необходимы общительность, открытость, дружелюбие, деликатность и культура общения. Секретарь должен вести себя так, чтобы у клиента осталось ощущение, что компания сделает всё, чтобы решить его проблему. По роду деятельности секретарь общается с самыми разными людьми и должен оставаться вежливым в любой ситуации. Если вы стеснительны, вам трудно идти на контакт, улыбаться незнакомым людям, то эта работа точно не для вас. Помимо прочего, секретарю необходимо иметь самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным. Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков.

1.3. Нормативно-методические основы деятельности секретаря

В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких областей: законодательное регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.

Законодательство Российской Федерации имеет высшее юридическое значение. Для деятельности секретаря наиболее важными являются такие законы, как:

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательное документирование информации, установил ряд понятий (информация, информатизация, информационные ресурсы и так далее), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательство предоставлять информацию государственным органам5.

Целью Федерального закона от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий для использования электронных цифровых подписей в электронных документах, согласно которым электронная цифровая подпись в электронном документе признается эквивалентной, то есть признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско- правовых сделок. Электронные документы с электронной подписью должны быть широко распространены в коммерческих организациях и, прежде всего, в сделках по купли- продаже и в других операциях по предоставлению услуг, требующих максимальной оперативности. Особенно важен закон для банков, где электронный документ получил наибольшее распространение и был применен в первую очередь6.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле» регулирует отношения в области организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в управлении архивными делами В Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства7.

Нормативные и методические акты имеют важное значение в работе секретаря.

Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)»8, разработанная Росархивом. Государственная система документационного обеспечения управления представляет собой набор принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила для подготовки и оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в том числе организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем на основе организационных документов, контроль и подготовку документов для передачи в ведомственный архив.

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 №552 и в Положении «О Федеральном архивном агентстве», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290.  Данные положения регламентируют формирование, организацию хранения, учета, использования и управления архивами и архивными фондами в целях обеспечения сохранности архивных документов и их разностороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации» четко определяет состав Архивного фонда Российской Федерации, указывает порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Важным нормативно- методическим документом в области хранения документов являются «Основные правила работы архивов организаций»9, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Правила основаны на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, обобщают опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в использовании технических средств и информационных технологий при работе с документами.

Ключевую роль при подготовке и оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых базируются решения административных и организационных вопросов, а также управление, взаимодействие, обеспечение и регулирование деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от форм собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка10.

Глава 2.  Компетенция и полномочия секретарей

2.1. Функции, обязанности  секретаря приемной

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже упоминалось, пост секретаря имеет много градаций. В небольшой организации (или фирме) секретарь-референт будет одним. В крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и так далее.

Обязанности и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и навыкам фиксируются в его должностной инструкции11.

Если работающий секретарь не имеет описания должностных обязанностей, они должны быть составлены для того, чтобы определить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или из-за временной перегрузки.

Должностная инструкция является документом длительного пользования и применяется до тех пор, пока не будет заменено новой должностной инструкцией. Поэтому ее подготовка и составление должны осуществляться с большой ответственностью. То, что написано в должностных обязанностях, - это то, что от вас будут требовать. Какие права в нем даны, те вы и имеете.

Но перед тем как составлять должностную инструкцию, прежде всего используют новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37).  Справочник является нормативным документом, и сразу же следует подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендуются для использования на предприятиях, в учреждениях и организациях различных секторов экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм12.

Из квалификационных характеристик можно полностью различать разделы: «Должностные обязанности» и «Должен знать». Поэтому мы можем сформировать функции секретаря.

Профессиональные функции секретаря в значительной степени определяются его компетентностью, направленностью и спецификой деятельности организации, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами. Должность секретаря приемной есть практически во всех компаниях и фирмах, которые работают с определенным потоком клиентов. В зависимости от направленности самой организации обязанности секретаря- ресепшиониста будут различаться.

Общие функции: конкретные задачи, функции, ответственность и полномочия секретаря приемной зависят от того, где он работает. Общим для секретарей этой направленности остается то, что он, являясь лицом работодателя, организует работу с клиентами и решает организационно-хозяйственные вопросы.

При этом функции секретаря приемной не сводятся к приему гостей и посетителей. На секретаря- ресепшиониста может быть возложена еще и обязанность обеспечивать прием и передачу информации внутри фирмы (телефон, факс, e-mail), заказывать пропуска, водителей, курьеров. Кроме этого, руководство фирмы может поручить секретарю выполнение машинописных и копировальных работ, осуществление обзвона телефонных номеров клиентской базы. Очень часто в обязанности секретаря приемной входит подача напитков и угощений посетителям компании.

Специфика работы в данной должности такова, что в ходе работы секретарь взаимодействует со всеми структурными подразделениями фирмы, поэтому он хорошо должен представлять себе структуру всего предприятия.

Секретарь приемной должен знать и применять в работе законы, которые регулируют работу компании; внутренние нормативные документы, например, правила приема информации в компании, правила учета и хранения документов и тому подобное; правила внутреннего трудового распорядка; свою должностную инструкцию; приказы и распоряжения по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации и т.д.

Компании, размещающие вакансии «секретарь- ресепшионист», как правило, хотят видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием, грамотной речью, приятной внешностью, хорошими знаниями ПК и делового этикета, доброжелательного в общении, иногда требуется знание иностранных языков.

2.2. Полномочия  и компетенция секретаря- референта

Хоть секретарь приемной и считается первой ступенью в карьере секретаря, функции, которые он выполняет чрезвычайно важны для всей организации. Следовательно, если эту должность будет занимать не квалифицированный человек, то это печально может обернуться для организации. 
Секретарь– референт – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря– референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: 
- функции по документационному обеспечению управления; 
- функции по бездокументационному обслуживанию руководителя. 
             Здесь стоит немного уточнить то, что обычно «скрыто за кадром». Так как референт – это именно тот человек, который чаще всего общается с начальником, то он обязан иметь некоторые дипломатические способности. Почему? Все просто: руководителю (особенно большого коллектива) некогда разбираться со всеми нюансами взаимоотношений. Обычно он – человек дела. Когда у кого день рождения, кто собирается рожать, у кого есть дети – это его интересует только в связи с рабочими моментами. Все эти «мелочи» ложатся на плечи секретаря-референта. Он обязан подсказать начальнику, когда праздник, уведомить о создавшейся в коллективе напряженности (если она стоит его внимания). Вот и получается, что прежде сам секретарь-референт должен во всем разобраться, отсеять лишнее, а потом уже руководителя «загружать». Но это было из области неформальных обязанностей.

В основные функции секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших – его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее. Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками – это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт – это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы). В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт - профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов. Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.