Роль секретаря в управленческой структуре организации

Личные качества: так как работа референтом основана на общении, то подбирают на должность человека коммуникабельного, неконфликтного. В любой фирме это «ключевой» пост. Человек, его занимающий, имеет большое влияние как на руководителя, так и на коллег. Поэтому порядочность здесь просто обязательна. Еще секретарь-референт должен быть пунктуальным, сообразительным, даже креативным. Нужно уметь найти приемлемый выход из любой ситуации. Референт в первую очередь думает о «лице» своего работодателя, а потом уже о себе. Уровень ответственности при этом не просто высок, а глобален. С такой нагрузкой справляется не каждый. Поэтому нужно хорошенечко подумать, прежде чем претендовать на такую должность. Секретарь-референт на рабочем месте должен уметь ставить свои интересы на второй план. На первом – все, что необходимо для работы шефа. Кстати, именно поэтому чаще всего данную должность занимают девушки, так как забота о ближнем у женщин в крови13.

Понятно, что при таком тесном общении множество фактов, которые не стоит придавать огласке, будут известны референту. Это не только профессиональные секреты и коммерческие тайны. Зачастую секретарю, как близкому другу, доверяют и личную информацию. Стоит ли упоминать о том, что референт обязан уметь хранить конфиденциальную информацию. Это один из основных его профессиональных навыков.

Руководитель старается подобрать себе референта, исходя из направления деятельности. То есть претендент должен иметь диплом, соответствующий работе фирмы. Кроме того, часто на эту должность подбирают людей с юридическим образованием. Это удобно, если приходится часто заключать сделки, готовить иные документы. Среди самых простых требований: свободное владение всеми компьютерными программами (офисными), умение печатать (быстро и грамотно). Так как референт – это, по сути, советчик, то нужно обладать навыками поиска информации как в Сети, так и офлайн. Сообразительного человека с быстрой реакцией берут на такую должность чаще, чем обладателя «правильного» диплома, не умеющего быстро овладевать ситуацией.

Такая должность, как секретарь-референт, есть сейчас практически в любом офисе. Зачастую ее только так называют, а функции человек выполняет различные. Все зависит от размера фирмы, задач, количества работников. В некоторых предприятиях секретарь выполняет еще и функции бухгалтера, в других – юриста и так далее. Это отличный старт для человека, стремящегося к карьерному росту. За небольшой промежуток времени можно освоить множество навыков, овладеть различными профессиями, главное - разобраться в работе фирмы, «пощупать» все своими руками. Но и «крутиться» придется очень быстро. Так как множество информации придется перерабатывать в скоростном режиме. Зато если все получится, то полученных знаний хватит для того, чтобы начать самостоятельное восхождение к тем рубежам, которые вы сами для себя определите. Но это совсем не обязательно. Так как профессия референта, если серьезно к ней относиться, интересна сама по себе. Она позволяет не упираться в узкое направление, постоянно овладевать все новыми объемами знаний, совершенствоваться.

2.3. Обязанности  и функции офис- менеджера

Должность офис-менеджера отсутствует в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года. При этом с развитием рынка труда эта должность стала очень часто использоваться во многих компаниях, в связи с чем вопрос составления должностной инструкции для данного сотрудника стал актуальным для кадровых работников.

Офис-менеджер организует работу офиса, обеспечивает документооборот между сотрудниками и внешними контрагентами, занимается закупками канцелярии и других расходных материалов, поэтому часто ставиться на одну ступень с секретарем. Однако круг должностных обязанностей офис-менеджера более широк, т. к. не сводиться только к документообороту. К тому же офис-менеджер обеспечивает работу всех сотрудников офиса, а секретарь чаще всего помогает в работе лишь руководителю.

Зачастую в компаниях должность со сходными обязанностями называют еще и администратором офиса. Связано это с тем, что работодатель сам решает, как именно назвать должность. Важно при этом правильно составить должностную инструкцию и указать в ней все права и обязанности — тогда у сотрудника не будет вопросов о том, чем он должен заниматься на рабочем месте, а чем не должен. Для того же, чтобы правильно ее составить, нужно прежде разобраться с основными характеристиками данной должности.

Поскольку должности офис-менеджера нет в Квалификационном справочнике, то и квалификационные требования к ней брать неоткуда. То есть в этом случае полностью все решает работодатель — именно он выставляет требования к кандидатам, которые могут быть закреплены в должностной инструкции.

В связи с этим должностная инструкция офис-менеджера может содержать, например, требование, согласно которому кандидат на должность должен иметь высшее образование. Логично также, что от офис-менеджера обычно требуют знания ПК и иностранного языка. Особенно это важно для компаний, которые сотрудничают с иностранными партнерами. Если работодатель не желает брать на себя обучение сотрудника, то он может выставить и ограничение по стажу работы.

В должностной инструкции может быть отдельный раздел, определяющий необходимый уровень знаний сотрудника на этой должности и те нормы и стандарты, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности. Обычно от офис-менеджера требуют знания локальных нормативных актов и инструкций, основ делопроизводства, систем первичного кадрового учета, правил эксплуатации компьютерной техники, делового этикета и правил ведения телефонных переговоров. В своей деятельности офис-менеджер должен опираться на нормы законодательства, локальные акты предприятия, указы руководства и должностную инструкцию.

Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.

Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например, отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи). Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании.

Должностные обязанности офис-менеджера: Больше всего внимания при составлении должностной инструкции кадровые работники уделяют разделу, посвященному должностным обязанностям. Ведь для работодателя важно детально расписать, что обязан делать сотрудник в рамках выполнения своих трудовых функций14.

К примеру, офис-менеджеру часто вменяют документооборот (как внутренний, так и внешний), прием клиентов, партнеров и других посетителей — не для решения конкретных вопросов, а для дальнейшей их связи с уполномоченными сотрудниками. В небольших компаниях офис-менеджер может быть ответственен за прием телефонных звонков, хотя при большом потоке звонков могут нанять для этого и отдельного сотрудника.

Если офис-менеджер обязан следить за обеспечением сотрудников канцелярией, то это тоже должно указываться в должностной инструкции, чтобы потом не было споров по поводу того, должен ли он этим заниматься. Также отдельно можно прописать обязанность оформления командировочных документов, если эта обязанность не относится к компетенции бухгалтера.

Офис-менеджер может включать в себя и другие обязанности. Главное, так прописать их в должностной инструкции, чтобы не было дублирования обязанностей других сотрудников.

2.4. Компетенция  и функции секретаря руководителя

Профессиональные задачи секретаря включают организационное и техническое обеспечение административно- распорядительной деятельности руководителя.

Обязанности секретаря помощника руководителя: проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю  для проверки и подписи; собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую для работы руководителя; ведет деловую переписку руководителя - составляет, контролирует проекты писем и вносит в них изменения; осуществляет контроль за правильностью их составления, обработки и написания проектов документов, направленных на подписание руководителя; контролирует выполнение изданных приказов и распоряжений, а также следит за соблюдением сроков исполнения приказов и распоряжений руководителя; организует командировки руководителя, подготавливает для них необходимую информацию; организует работу коллегиальных органов с участием руководителя (например, производственных совещаний), документирует их текущую работу, подготавливает и составляет итоговые документы. В обязанности секретаря помощника руководителя входит прием посетителей. Это создает комфортную среду в зале ожидания, настраивает посетителей на конструктивный и деловой подход к решению проблем, что экономит время и моральные издержки руководителя для психологической адаптации собеседника в начале делового разговора.

Секретарь руководителя отвечает за организационно- техническую поддержку административно- управленческой деятельности руководителя, что является частью процесса управления организацией.

Секретарь помощник руководителя в качестве ответственного исполнителя обеспечивает принятие руководителем продуманных и качественных решений по управлению организацией и их своевременное выполнение; следит за соблюдением сроков, установленных руководителем, принимает участие в документировании результатов выполнения специалистами организации приказов руководителя.

Таким образом, для каждой организации важен каждый сотрудник. Каждый занимает свое место и выполняет определенные функции, им предъявляются различные требования (в зависимости от специальности). Кроме того, каждый секретарь, от секретаря приемной до секретаря помощника руководителя, необходим в организации для качественного функционирования и успешного развития любой кампании. Сокращение должности секретаря в организации ведет не столько к экономии фонда заработной платы, сколько к срыву контакта руководителя с другими членами коллектива, внешним миром. Потеря взаимопонимания между боссом и подчиненным неизбежно ведет к ухудшению производственного микроклимата, уменьшения комфорта в коллективе и, как следствие, влечет за собой массовые увольнения ведущих специалистов организации, ответственных за различные аспекты ее деятельности. Убытки, понесенные фирмами при увольнении высокопрофессиональных специалистов, очень значительны, а в некоторых случаях невосполнимы.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Сегодня понятие секретарь является общим, оно не даёт полного представления о предстоящей работе. Неясен его должностной статус, кем управляет он или кто контролирует его. В то же время оно довольно сложное, поскольку имеет много градаций (категорий): от секретаря – помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception) до технического секретаря. Отсюда появляется широкий спектр их деятельности, комплекс обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональные навыки. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций, у них также разные.

Сегодня на секретаре сходятся все внутренние внешние предприятия. Он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителями его деловыми партнерами. Следовательно, к деловым, личностным качествам секретаря предъявляются особые требования. Современный секретарь должен обладать высоким уровнем культуры, интеллекта, образования, быть общительным и инициативным и, конечно, иметь высокий профессиональный уровень. Образ организации также зависит от этого, так как секретарь - это первый человек, которого видит посетитель, гость компании. Важно, чтобы секретарь дал представление о его серьезности, обязательности, а не наоборот, легкомыслии, ветрености. Одним из важнейших условий успешной работы секретаря является знание основ секретарского дела.

Секретарское дело, как было сказано ранее, состоит из двух направлений: бездокументного обслуживания аппарата управления предприятия и его документального обслуживания – делопроизводства. Работа по бездокументному обслуживанию включает работу секретаря по подготовке встреч, совещаний, организации приема посетителей, проведению телефонных переговоров и так далее. Работа с документами требует определенных знаний и навыков. Документы разнообразны, и каждый вид документа -протокол, приказ, устав, письмо, справка и тому подобное имеет свои особенности и свои правила работы с ними.

Таким образом, профессия секретаря очень интересная и живая. Для коммуникабельного человека такая работа придется по вкусу, так как, есть постоянный диалог с людьми и, конечно, возможность продвинуться по карьерной лестнице.

Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависить успех фирмы или предприятия. И пусть профессия секретаря никогда не уронит своего престижа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1.Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»/ СЗ РФ. - 2006. - №25.

2.Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»/ СЗ РФ. - 2002. - №2. - ст. 127.

3.Федеральный закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»/ СЗ РФ. - 2004. - №43. - Ст. 4169.

4.ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 16 с.

5.Воронина, С. Ю. Секретарь-референт: вчера и сегодня // Проф. образование. / С.Ю. Воронина– 2007. - N 7. - С. 20-21.

6.Овчинникова, Т.И. Секретарь-референт- работа творческая: Секретарское дело. / Т.И. Овчинникова- 2006. - №8. - С. 38-39.

7.Басаков, М.И. Справочник кадровика: документирование кадровой работы. / М.И Басаков. - Феникс 2010. - 378 с.

8.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления/ - Москва, Инфра-М, 2011 г.- 368 с.

9.Строганова, Е.В. Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис- менеджера. / Е.В. Строганова - СПб.: Питер, 2006. - 512 с.

10.Петрова, Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта / Ю.А Петрова - М.: Омега-Л 2008. - 320 с.

15.Стенюков, М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. / М.В. Стенюков - М.: А-Приор, 2007. - 238 с.