Роль секретаря в организации командировок

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ  СОЦИАЛЬНОГО МЕНЕДЖМЕНТА

Факультет государственного и муниципального управления 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ.

РОЛЬ  СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ  КОМАНДИРОВОК 

Курсовая  работа студентки 5-го курса очного отделения 
 
 
 

Научный руководитель:

                                                                

      
 
 
 
 

Москва     2009 

Содержание 

Введение………………………………………………………………..…...…2

1. Глава I История развития секретарского дела в России. Нормативно-методическая база делопроизводства…………………………………….6
1. История развития секретарского дела на Руси…………………..….6
2. Нормативно-методическая база делопроизводства……………..…12

2. Глава II Роль и обязанности секретаря в организации

     командировок……………………………………………………………...17

2.1 Круг  обязанностей секретаря ………………………………………..17

2.2 Организация  командировок………………………………………….20

3. Глава  III Статус секретаря сегодня. Типичные ошибки секретарей…...25

  3.1 Статус секретаря на сегодняшний момент………………………….25

  3.2 Типичные ошибки начинающих секретарей………………………..28

Заключение……………………………………………………………….…..33

Список использованных источников и литературы………...……………..35

Приложения…………………………………………………………………..38 
 
 
 
 

 

Введение 

     Слово «секретарь» происходит от латинского «secretaries», и первоначально оно означало «доверенное лицо»¹. В России должность секретаря появилась в XVIII в. – сначала как должность личного секретаря. В Толковом словаре В.Даля дается такое определение: «Статс-секретарь – доверенное лицо государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности.

     В современных словарях «секретарь»  определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

     Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию  без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной (рецепции), с телефоном или телефон6ной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии.

      Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

         Объектом курсовой работы является организация секретарского обслуживания на предприятии, предметом – роль секретаря на предприятии, а именно в организации командировок.

      Цель  работы – проанализировать роль секретаря в организации, рассмотреть такую функцию как организация командировок, выявить недостатки и проблемы и предложить пути оптимизации делопроизводства на предприятии.

      Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть историю развития секретарского дела в России;
• изучить нормативно-методическую базу делопроизводства;
• определить роль и обязанности секретаря в организации командировок;
• проанализировать статус секретаря на сегодняшний момент;
• выявить типичные ошибки в работе секретаря;
• предложить способы решения проблем и устранения ошибок в работе секретаря на предприятии.

      При написании курсовой работы были использованы методы:

1. теоретические:

• метод идеализации;
• метод восхождения от абстрактного к конкретному.

2.  эмпирические:

• метод сравнения.

3.  теоретико-эмпирические:

• анализ документов, текста (контент-анализ);
• метод анализа и синтеза.

      Данная  тема была рассмотрена и проанализирована следующими авторами: В.И. Андреева, М.И. Басаков, М.В. Кирсанова, Л.А. Ленкевич, Н. Макарова, М.Ю. Рогожин, М.В. Стенюков и другими.

 

Глава I История развития секретарского дела в России.

Нормативно-методическая база делопроизводства 

1. История развития секретарского  дела на Руси

 

      Развитие  письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.

      В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

      В целом, как принято считать, делопроизводство в старой России прошло три основных этапа развития: приказное, коллежское и исполнительное.

      Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что  позволило централизовать управление страной.

      Постепенно, подчиняясь требованиям государственной  дисциплины, устанавливается единообразный  порядок оформления и прохождения  различных документов. Укрепление Российского  государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране.

      Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная  бюрократия превратилась во влиятельное  сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны.

      При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная  система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.

      При Петре I был организован высший орган  управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял  контроль за центральной и местной  администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и  т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления.

      27 февраля 1720 г. был издан свод  правил по организации государственных  учреждений, названный Генеральным  регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.

      Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.

      В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.

      В 1722 г. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах.

      В этот период были заложены основы организации  учета и хранения документов. Впервые  появились отделы хранения документации, названные архивами.

      В начале XIX в. в результате очередной  государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). Чуть ранее (1802 г.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось).

      Министерства  имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний.

      В результате введения министерской системы  произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти.

      Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись  бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом.

      Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.

      В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. Разнообразные  местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.

      В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах.

      В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот  период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.

      В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.

      В 1905-1910 гг. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса.