Роль секретаря в организации командировок

7. Учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя.

8. Организация  командировок.

9. Организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола.

10. Организация дел в кабинете руководителя, т.е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете.

11. Освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций.

12. Информационное обеспечение руководителя, т.е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация.

     Условно все секретарские обязанности можно  разграничить на работу по документному (оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив) и бездокументному (доброжелательный прием посетителей (любой из них может стать выгодным клиентом фирмы), подготовка командировок, телефонное обслуживание и т.д.) обслуживанию руководства фирмы или учреждения⁵.

     При планировании своего рабочего времени секретарь исходит из иерархии задач (по важности и первоочередности), стоящих перед руководством учреждения, и из рабочего плана руководителя⁶. При этом он руководствуется следующими принципами: ничего не должно быть забыто; все сроки календарного плана должны быть выполнены; необходим определенный резерв рабочего времени для преодоления неожиданно возникших проблем или выполнения ранее не предусмотренных заданий; вся работа должна выполняться в рациональной последовательности и с наименьшими затратами.

     При приеме работников других учреждений и организаций или командированных  из других городов секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее  письмом или по телефону. Секретарь  должен записать день и час приема и накануне напомнить о нем  руководителю. В противном случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

     Секретарь должен знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарской службы; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.

 

      2.2 Организация командировок 

      Мы  более подробно остановимся на  организационных задачах, которые должен выполнять секретарь при организации командировок.

     Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:

     1. Секретарь подбирает всю необходимую  для командировки информацию, в  том числе доклады или рефераты  для конференции или совещания,  справки, договоры и т. П.

     2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:

     а) дату отправления, прибытия, продолжительность  поездки;

     б) способ передвижения;

     в) бронирование мест в гостиницах;

     г) места посещения и проезд к  ним;

д) отдельные лица или компании, с  которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).

     3. Секретарь продумывает подарки  и сувениры для принимающей  стороны.

     4. Секретарь снабжает руководителя  канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. П.).

     Перечень  документов необходимых руководителю в командировке:

     1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);

     2) авиабилеты или железнодорожные  билеты;

     3) командировочное удостоверение;

     4) служебное задание.

     Для направления в командировку сначала  необходимо заполнить служебное задание – форма № Т-10а (Приложение 1), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

     Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (Приложение 2), для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а (Приложение 3).

     После подписания приказ в обязательном порядке  регистрируется. Для регистрации  чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое  содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Как правило, приказы о командировании имеют общую нумерацию с кадровыми приказами, хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»), так как эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст).

     Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в  служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10 (Приложение 4), утвержденной постановлением Госкомстата России.

     В каждом пункте назначения в командировочном  удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

     Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января.

     Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки (секретарем). Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется секретарю, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки (Приложение 5).  

      Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях  во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

     Во  время отсутствия руководителя секретарь  обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.

     После возвращения руководителя из командировки секретарь:

1) информирует  его о вопросах, которые возникли  в период его отсутствия;

2) обрабатывает  материалы командировки;

3) оформляет  отчетные документы.

     При работе над отчетом секретарь  должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела:

1) обоснование  необходимости командировки;

2) последовательность  решения вопросов;

3) выводы  и рекомендации.

      В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить:

1) по  какому вопросу прибыл посетитель;

2) узнать, обеспечен ли он гостиницей  и при необходимости помочь  ему;

3) отметить  командировочное удостоверение.

     Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации (Приложение 6). 

      При соблюдении этих нехитрых правил организации  поездок командировки будут способствовать процветанию вашей фирмы, а не ее разорению.

      Вывод: от того, насколько грамотно и профессионально секретарь подготовит командировку руководителя или специалиста, во многом зависит ее результат, а соответственно и успех будущей сделки и процветание фирмы. Следовательно, от исполнения секретарем функций на фирме зависит очень многое.  
 

 

Глава III Статус секретаря сегодня. Типичные ошибки секретарей 

3.1 Статус секретаря на сегодняшний момент 

      Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее  время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.

      С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать  статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком⁷. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.