Порядок оформления, согласования, утверждения и внедрения номенклатур дел

 

5. Использование номенклатуры дел в  оперативном хранении и архиве организации. 

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для  временной работы, как сотрудникам  предприятия, так и сторонним организациям.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы  не передаются на архивное хранение, а  продолжают храниться в структурных  подразделениях.

Дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются  в архив.

Подготовка исполненных  документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий  для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В подведении итогов работы можно сделать следующие выводы:

1. Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.

2. Все этапы ведения  номенклатурных дел регламентированы соответствующими ГОСТами, нормативными документами, типовыми инструкциями и основными правилами работы архивов организаций.

3. Для изучения основных правовых актов и нормативных документов, регламентирующих процесс хранения документов, можно использовать следующие информационные продукты:

Информационно-справочная система  архивной отрасли (ИССАО);

Информационная система  архивистов России (ИСАР)- приложение к  ИССАО.

«Информационно-справочная система архивной отрасли» – официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и компанией «ТЕРМИКА» от 18 марта 2003 г.) - является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела. 
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

Нормативно-правовые источники:

1. Конституция (основной закон) СССР. М., 1936. Конституция (основной закон) СССР. М.: Политиздат, 1986. Конституция (основной затон) РФ. М, 1994. Гражданский кодекс Российской Федерации. 4.1,2, Федеральный закон «Об информации, информатизация и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ..

2. Закон об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993г.//Отеч. Архивы. 1993. № 5.

3. Положение о Федеральной архивной службе России от 28 декабря 1998 г. №1562.

4. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. М.: Росархив, 1995.

5. ГОСТ Р 1.5-92. 1 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. М.; Изд-во стандартов, 1992.

6. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 1997.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

8. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Раздел 3.4.

9. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. М.: Росархив 05 августа 2005 г.

 

Литература

1. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗAO «Бизнес-школа Интел-Синтез» 1999., 320 с.

3. Кузнецова Т.В., Мосягина О.И,  Овчинникова  Н.Н.  Организация и документирование работы с предложениями, заявлениями к жалобами граждан. М.: РГГУ, 1992.73с.