Порядок оформления, согласования, утверждения и внедрения номенклатур дел

ПЛАН

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………… Стр.3

1. Понятие и виды номенклатуры дел……………………………. Стр.4
2. Назначение номенклатур дел…………………………………… Стр.5
3. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел………………………………………………………………….. Стр.6
4. Определение срока хранения документов……………………... Стр.10
5. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и архиве организации…………………………………………………….... Стр.11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………….. Стр.12

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………… Стр.13 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема нашей работы «Порядок оформления, согласования, утверждения и внедрения номенклатур дел».

Выбор темы и ее актуальность обусловлены тем, что совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Основными материалами данной работы послужило учебное пособие для вузов «Современные технологии документационного обеспечения управления» Кузнецова С.Л., под редакцией Кузнецовой Т.В.  Им же принадлежит авторство большинства современной учебно-методической литературы на тему «Документационное обеспечение управления».

 

 

1. Понятие и виды номенклатуры дел.

В целях обоснованного  распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения поиска документов и  учета дел составляется номенклатура дел.

Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

Разрабатываются следующие  виды номенклатур дел:

1) конкретные;

2) типовые;

3) примерные.

Конкретная номенклатура дел – это систематизированный  перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной негосударственной организации  в определенном календарном (учебном) году в соответствии с выполняемыми задачами и функциями.

Типовая номенклатура дел - номенклатура дел организаций, однородных по характеру  деятельности и структуре. Типовая  номенклатура дел является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел - номенклатура дел, образующихся в  делопроизводстве определенных видов  организаций с однородными функциями  и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная  номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел, разрабатываются делопроизводственными службами негосударственных организаций, имеющими подведомственную сеть однородных негосударственных структур.

 

2. Назначение номенклатур дел.

 

Надо учитывать, что номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми  без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее  назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела. 

Конкретные функции номенклатуры таковы:

- используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;

- необходима при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;

- классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала  своему предназначению, при ее составлении  обязательно следует соблюдать  определенные правила, установленные  действующими в настоящее время документами:

- Государственной системой документационного обеспечения управления;

- Основными правилами работы архивов организаций.

Также можно воспользоваться «Типовой инструкцией по делопроизводству» в федеральных органах исполнительной власти.

 

3. Порядок оформления, согласования и  утверждения номенклатуры дел.  

Номенклатура дел на предстоящий  год должна составляться в последнем  квартале текущего года и после утверждения  руководителем вводиться в действие с 1 января, т.е. номенклатура дел на 2012 год должна быть разработана в последнем квартале 2011 года и введена в действие с 1 января 2012 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.

Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при  ее составлении, сводятся к следующему:

- систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Основное требование, предъявляемое  к номенклатуре, - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться  как документация, которая создается  в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные  карточки, журналы учета, различные  картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая  разработана архивными органами и закреплена в настоящее время  в Основных правилах работы архивов  организаций. Форма номенклатуры дел  представляет собой таблицу из пяти граф. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.

В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру.

Индексы дел - условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют  большое значение для практического  использования номенклатуры. Для  обозначения индексов дел используются арабские цифры.

Обычно индекс дела состоит  из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято  в организации, и порядкового  номера дела в пределах структурного подразделения.

2 графа - это названия  заголовков дел. К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих  элементов:

- указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);

- указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);

- название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);

- обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);

- указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);

- период (даты), к которому относятся документы дела;

- указание копийности (наличия копий документов) дела.

В 3 графе указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина  дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным  только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа  заполняется в конце текущего года.

В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и статью конкретного перечня. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел.

Сроки хранения дел устанавливают  для обеспечения сохранности  ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки  документов в дела, так как документы  с постоянным сроком хранения, сроками  хранения до 10 лет и свыше 10 лет  не могут помещаться в одно дело.

В 5ой графе «Примечания» проставляются отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

Номенклатура дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой  дел) составляется на основании номенклатур  дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих  подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации  должна пройти процедуру согласования. Она визируется руководителем архива (или должностным лицом, ответственным  за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

После утверждения сводной  номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные  подразделения выписку из ее соответствующих  разделов (номенклатуры дел структурных подразделений).

В конце года оформляется  итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а  также число дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется  подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Сведения итоговой записи передаются в архив, о чем в  номенклатуре ставится отметка с  указанием должности лица, передавшего  сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.

К выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения по окончании года составляется такая же итоговая запись, но с отметкой о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

 

4. Определение срока хранения документов.

Срок хранения каждого  дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Сроки хранения документов - постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) - устанавливаются  в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы  временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками  хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший.

Срок хранения исчисляется  с 1 января того года, который следует  за годом окончания дела.

У некоторых документов нет  конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки.

Основными пособиями при  определении сроков хранения дел  служат типовые и ведомственные  перечни документов с указанием  сроков их хранения.

При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями.