Понятие о документации

       Стандартизация – это сложный  процесс, в ее состав входят  такие элементы, как унификация, типизация и т.д.

       Типизация, в документоведении  этот метод используется для  создания типовых форм документов  и типовых текстов, образцов  или эталонов, на основе которых  создаются конкретные документы.

      

       8.система документации. Основные системы документации, применяемые в РФ.

       Деятельность учреждения, организации,  предприятия отражается совокупностью  документов определенным образом  взаимосвязанных и взаимодействующих.

       Система документации – совокупность  взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности.

       В литературе и практической  деятельности, прежде всего, выделяют  функциональные и отраслевые  системы документации.

       Функциональные системы документации  – это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения и т.д. 

Отраслевыми принято  считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого  управления (министр, ведомство отраслевых управлений).

       В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, т.е. систем документации, созданных по единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации – это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов.

       Унифицированные системы деятельности(УСД)  – это система документации, созданная  по единым правилам и требованиям,  содержащая информацию, необходимую  для управления в определенной  сфере деятельности.

       Определение, назначен6ие и состав системы документации устанавливаются ГОСТами. С 1 июля 1998 года а РФ был введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

       В 2003 году этот ГОСТ был незначительно изменен и получил название ГОСТ Р 6.30-2003.

      

       9.требования к построению формуляра-образца  деловых документов.

       Требования изложены в ГОСТе  6.10.5-87, согласно ему формуляр устанавливает  требования к построению унифицированных форм:

       - формат бумаги для унифицированных  форм документов. Применяют бумагу  формата А3(297*420), А4(210*297), А5(148*210), А6(105*148), А1-ватман.

       - служебные поля. Для унифицированных  форм документов формуляр-образец  устанавливает размеры служебных полей, поле верхнее левое не менее 20 мм, поле нижнее правое не менее 10 мм

       - расположение частей из зон.  Зоны формуляра-образца устанавливают  унифицированную структуру документа  и размещается в пределах основных  частей формуляра абзаца: заголовочная, содержательная и оформляющая.

       - расположение реквизитов.

      

       10. состав реквизитов ОРД.

       01 – государственный герб РФ

       02 – герб субъектов РФ

       03 – эмблема организации или  товарный знак

       04 – код организации

       05 – основной государственный  регистрационный номер юридического  лица

       06 – идентификационный номер  налогоплательщика/код причины поставки  на участок

       07 – код формы документа

       08 – наименование организации

       09 – справочные данные об организации

       10 – наименование вида документа

       11 – дата документа

       12 – регистрационный номер

       13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

       14 – место составления документа

       15 – адресат

       16 – гриф утверждения

       17 – резолюция

       18 – заголовок текста

       19 – отметка о контроле

       20 – текст документа

       21 – приложение

       22 – подпись

       23 – гриф согласования

       24 – виза согласования документа

       25 – оттиск печати

       26 – отметка о заверении копии

       27 – отметка об исполнителе

       28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

       29 – отметка о поступлении  документа в организацию

       30 – идентификатор электронной копии документа

      

       11. схемы расположения реквизитов  по ГОСТу Р 6.30-97.

       ГОСТ Р 6.30-2003( бывший ГОСТ Р  6.30-97 ) «Унифицирование системы документации. Унифицирование организационно-распределительных  документов Требование к оформлению документов ».

       Перечисляет в определенной последовательности  реквизиты, присущие всем видам  документов, входящих в унифицированную  систему ОРД. Он определяет  максимальный состав реквизитов  документов и каждому реквизиту  отводит строго определенное место на листе. 

      

       12. общая характеристика ОРД.

       Среди большого разнообразия  видов деловых документов, используемых  на предприятиях и организациях, ОРД занимает центральное место.  Можно сказать, что организационная  и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД.

       ОРД является наиболее широко  используемым видом документации.

       ОРД классифицируется на 3 группы:

       - организационная документация (устав,  положение, инструкция, штатное расписание)

       - распорядительная документация (приказ  по общим вопросам, распоряжениям)

       - справочно-информационная документация (служебные письма, телеграммы, справки  и т.д.).

       Классификация ОРД позволяет  обеспечить оперативный поиск документов, контроль за исполнением документов, создает условия для унификации.

      

       13. характеристика организационных  документов.

       Исходя из данной группы документов, не сложно определить их главное  назначение:

       По средствам организационных  документов осуществляется регламентация  и документационное оформление  таких вопросов, как создание  организации и установление ее  структуры, штатной численности  и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

      

       14. документ «положение» (определение,  реквизиты, правила составления).

       Положение – правовой акт,  определяющий порядок образования, права и обязанности организации, работы как на предприятии в целом, так и в его структурных подразделениях. В положении отражены права и обязанности отдельных должностных лиц.

       Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24, (28).

       Положения могут быть индивидуальные  и типовые.

       Индивидуальные положения чаще  всего разрабатываются на основе  типового.

       Положения разрабатываются по  указанию руководителей предприятия  и инициативе руководителей структурных подразделений.

       Исполнитель составляет проект  положения, согласовывает с юридическим  отделом. Если проект вызывает  возражение, то их излагают на  втором экземпляре или на отдельном  листе.

       Проект положение предоставляют  на утверждение руководителю предприятия, подписывает его руководитель структурного подразделения и разработчик. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

       Положение является сложным документом, как правило, типовое положение содержит в себе основные разделы:

       - общие положения

       - основные задачи

       - функции

       - права и обязанности

       - руководство

       - взаимоотношения, связи

       - имущество, средство

       - контроль, проверка, ревизия деятельности

       - реорганизация и ликвидация  деятельности

       Оформляются положения на общем  бланке предприятия.

      

       15. документ «устав» (определение,  реквизиты, правила составления).

       Устав – юридический акт, который  оформляет образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение.

       Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).

       Устав – это сложные документы,  структуру и содержание которых  определяют сами разработчики. Текст типового устава состоит из разделов:

       - общие положения

       - основные задачи

       - функции

       - права и обязанности

       - руководство

       - взаимоотношения, связи

       - производственно-хозяйственная деятельность

       - имущество, средство

       - контроль, проверка, ревизия деятельности

       - реорганизация и ликвидация  предприятия.

       Уставы государственных организаций,  предприятий, учреждений утверждают  выше стоящие органы (министерство, ведомство).

       Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

       Уставы частных предприятий утверждают  владельцы, коллективы и регистрации  в областных городских или  районных администрациях.

       Уставы общественных организаций  принимают и утверждают съезды этих организаций.

      

       16. характеристика распорядительных  документов.

       Распорядительный документ играет  очень важную роль в управлении  учреждениями, предприятиями, организациями.

       Издание распорядительных документов обязательно. Во-первых, по организационным вопросам.

       - по вопросам планирования

       - производства

       - строительства

       - материально-технического сбыта  и снабжения

       - финансов и кредита

       - труда и з/п.

       Распорядительные документы носят административный характер, они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.