Понятие о документации.

Департамент образования 

Архангельской области

ГОУ СПО  Архангельский торгово-экономический  техникум 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

Отметка преподавателя 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Задание №1.

      Роль  информации в социально-экономических  процессах. Понятие  о документации. Законодательные  акты, регламентирующие организацию работы с документационной информацией. Основные способы документирования.

      Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу  или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

      Информация  – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (ФЗ РФ «Об  информации, информатизации и защите информации» от 27.07.2006 №149ФЗ, ст. 2).

      В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

      Наиболее  существенны два требования к  управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

      Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

      В настоящее время объемы информации постоянно увеличиваются. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

      Носителем информации выступает документ.

      Организации работы с информацией и документами уделяется большое внимание. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки накопления, хранения, поиска, распространения и представлении информации.

      Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

      Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе  хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ. Документы имеют важное значение в обеспечении права собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков.

      Многие  виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

      Документы – носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

      Документ  – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

      Документ  возник, прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую  силу.

      Для управленческой деятельности юридическая  сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы  могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

      Различают следующие виды документов:

• по назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)
• по происхождению (служебные и личные документы)
• по форме (индивидуальные, типовые, трафаретные)
• по срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные)
• по месту составления (внутренние и внешние)
• по наименованию (проказы, указы, отчеты)
• по стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы)

      В социальном плане любой документ полифункционален, то есть выполняет множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

      Среди функций документа выделяются общие  и специфические.

      ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

• информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов)
• социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)
• камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)
• культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций

      СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:

• управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы, специально создаваемые для реализации целей управления)
• правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе)
• функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества)

      Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

      Документирование  – запись информации на различных  носителях по установленным правилам.

      Документирование  регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

      Создание  документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

      Средства  документирования – орудие используемые человеком для создания документов:

• простые средства (ручки, карандаши)
• механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)
• средства автоматизации (компьютерная техника)

      В зависимости от используемых средств  документации различают способы  документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

      Документирование  предполагает соблюдение установленных  правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

      Способ  документирования - это действие или  совокупность действий, применяемых  при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

      Документирование  – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

      Метод документирования - это прием или  совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и  т.д.).

      Высшей  правовой значимостью в настоящее  время обладают законы Российской Федерации.

      ФЗ  РФ «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил  ряд терминов (информация, информатизация, документированная информация и  др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

      ФЗ  РФ «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.

      Об  обязательности документирования говорится  и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс РФ определил  правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, то есть письменного уполномочия, выдаваемого одни лицом другому.

      ФЗ  «Об акционерных обществах» и «Об  обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

      Законодательные акты РФ регулируют требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации.

      Ряд правовых актов содержит нормы, которые  необходимо учитывать при составлении  и оформлении управленческих документов. Например, постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба РФ».