Понятие о документации.

      В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

      К действующим сегодня общегосударственным  нормативно-методическим документам, которые регламентируют организацию работы с документационной информацией, относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
4. Основные правила работы вневедомственных архивов.
5. Перечни документов с указанием сроков хранения.
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и оганизациях.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Задание №2.

      Характеристика  и особенности  оформления приказов по основной деятельности, решений, распоряжений.

      В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначено для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

      Распорядительные  документы издаются на основе или  во исполнение законов, постановлений  и распоряжений Правительства, вышестоящих  органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию.

      Подготовка  проекта распорядительного документа  начинается с определения цели его  издания, которая излагается  во вводной части. Основное внимание уделяется  формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать  различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим правилам

    Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых  частей — констатирующей и распорядительной (постановляющей). Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить, чем вызвано появление распорядительного документа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

    Основную  нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая  излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа  она начинается словами: «постановляет» («постановил») — в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю» — в распоряжении; «приказываю» — в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет» («ПОСТАНОВИЛ»), «решает» («РЕШИЛ»), «предлагаю», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей.

    Текст распорядительной (постановляющей) части  документа следует с новой  строки абзаца. К формулировкам этой части документа предъявляются  особенно жесткие требования. Они  должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований, а также не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа поднять, повысить, усилить, улучшить, активизировать, обратить внимание и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

    Если  распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится  на пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. В каждом пункте указываются  исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: начальникам отделов, деканам факультетов и т.п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме — «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта.

      Приказ  – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим  на основе принципа единоначалия, в  целях разрешения основных и оперативных  задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

      Приказ  оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения, его вышестоящего органа, вид документа, место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

      По  содержанию и способам оформления приказы  делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

      Распорядительная  часть приказа начинается со слова  «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируются различными по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.) Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением.

      В управленческой практике принято согласовывать  проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

      Приказ  вступает в силу с момента его  подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

    Если  ранее изданный приказ подлежит изменению  частично, то в проекте приказа  дается новая редакция конкретного  пункта, например: «Пункт 5 приказа от_______ №_______ изложить в следующей редакции:___________» (далее дается новый текст).

    Приказы, являющиеся дополнением к ранее  изданным, должны иметь в тексте оговорку:

    «В  дополнение к приказу от___________ №_________».

    Наличие приложений к приказу должно обязательно оговариваться в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается ссылка «согласно приложению» или «прилагается», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется:

    Приложение  к приказу 

    От 00.00.0000 № 00

    При наличии нескольких приложений они  нумеруются без знака №:

    «Приложение 1 к приказу ______________».

    Если  приложением к приказу является утвержденный им документ, который  впоследствии действует в виде самостоятельного документа, то на нм в правом верхнем углу проставляется гриф в соответствии с ГОСТ 6.38-90:

    Утверждено 

    Приказом  от 00.00.0000 № 00

    В приказах по основной деятельности не рекомендуется отражать вопросы  по личному составу, так как сроки  хранения этих документов различны. Допускается в приказах по созданию, реорганизации, ликвидации подразделений предприятия наряду с изложением задач нового подразделения указание о назначении его руководителя.

    Приказ  оформляется на специально разработанном  бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием вида документа. Заголовок приказа начинается с предлога «О» («Об»), например: О создании..., Об утверждении..., Об итогах... и пр.

    Текст констатирующей части приказа обычно начинается с формулировки: «В соответствии...», «Во исполнение...», «В целях...», «Для...».

    Последним пунктом приказа должно быть определено структурное подразделение или  должностное лицо, ответственное  за исполнение приказа в целом: «Контроль  за исполнением приказа возложить  на...».

    Проект  приказа до представления на подпись  должен быть тщательно отредактирован, согласован с заинтересованными структурными подразделениями, завизирован на первом экземпляре должностными лицами, которых он касается, и пройти юридическую экспертизу.

    Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовым директором или главным бухгалтером.

    Визы  проставляются в соответствии с  ГОСТ 6.38-90 на первом экземпляре приказа  после реквизита «подпись». Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку его подписи и дату согласования. Возражения, замечания или дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. В этом случае виза имеет следующую форму:

    Приказы по основной деятельности подписываются  руководителем, а в его отсутствие — заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством или специально изданным по данному вопросу.

    Не  допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением  косой черты перед наименованием  должности. Если должностное лицо, подпись  которого заготовлена на проекте  приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

    Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. Индекс приказа состоит из порядкового регистрационного номера документа в пределах календарного года, например: Приказ № 000, 20 января 2002 года.

      Распоряжение  – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

      Распоряжения  издают также заместители первого  руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений  по оперативным вопросам хозяйственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется  на узкий круг исполнителей.