Понятие о документации

1. Делопроизводство–  деятельность, охватывающая вопросы  документирования и организации  работы с документами при осуществлении  управленческих действий.

       Документирование– процесс создан6ия  и оформления документа.

       Параллельно с термином делопроизводство используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

       ДОУ– работа с готовыми документами,  созданными учреждениями и полученными  извне:

       ·Прием документов

       ·Распределение

       ·Регистрация

       ·Исполнение

       ·Контроль исполнения

       ·Формирование дел

       ·Подготовка документальных материалов  к архивному хранению и использованию.

       ДОУ в организациях осуществляется  спецслужбой, действующей на правах  самостоятельного структурного  подразделения, она подчиняется  руководителю организации.

       В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами как правило входят секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их использование современной вычислительной техники и автоматизации.

      

       2.документы и их роль.

       Документы играют огромную роль  в жизни общества. Их различают  по значимости и характеру.  Документы служат подтверждением  факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

       Документ – материальный объект  с информацией, закрепленной созданным  челом способом, для ее передачи  во времени и пространстве.

       Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном  виде.

       Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

       Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

      

       3. основные способы документирования.

       Необходимость фиксировать информацию  появилась у людей в глубокой  древности. До нашего времени  дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

       Способы нанесения информации  также были различны: рисунок,  графика, письмо.

       В настоящее время в управленческой  практике используются главным  образом документы, созданные  каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

       Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

       На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

       Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

      

       4.основные функции документа.

       Это целевое назначение, которое  присуще этому документу.

       Все официальные документы имеют  общие и специальные функции.

       Общие:

       А) информационная, т.е. документ  создают для сохранения информации.

       Б) социальная, документ является  социально значимым объектом, т.к.  связан с определенной социальной  потребностью.

       В) коммуникативная, т.е. документ  выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

       Г) культурная – документ закрепляет  и передает культурной традиции  общества в частности в уровень  научного и технического развития  общества.

       Д) управленческая – документ  является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

       Е) правовая – документ является  средством закрепления и изменения  правовых норм и правоотношения  в обществе.

       Ж) историческая – документ  – источник исторических сведений  о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

      

       5. классификация документов.

       Это деление документов на  классы по наиболее общим признакам,  сходствам, различиям.

      - по наименованию, т.е. по названию документа.

       - по месту составления документы  делятся на внутренние (созданные  в данной организации и отражающие  вопросы внутри нее) и внешние  (поступающие в организацию или  направляемые в др. организацию,  др. лицам).

       - по количеству вопросов, включенных  в текст, документы бывают: простые,  в которых содержится и предлагается  решение только одного вопроса;  сложные, в которых содержится  несколько вопросов.

       - по форме документы могут  быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

       - по средствам фиксации: рукописно  печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

       - по срокам хранения: постоянного  (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

       - по происхождению: служебные(затрагивающие  интересы предприятия, отдела, группы  работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).

       - по назначению: подлинники, копии,  выписки, дубликаты.

       Подлинники – документ, отредактированный  соответствующим образом, оформленный  и подписанный.

       Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

       Дубликат – вторично воспроизведенный  документ, целиком, повторяющий подлинник,  обычно дубликат выдают взамен  утраченного подлинника.

       Выписка – часть копии документа,  нужная для работы.

       - по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

       Значения:

       А) обеспечение их быстрого  поиска в текущем делопроизводстве

       Б) повышение оперативности работы  документа.

      

       6. виды документов.

       Все документы по отражаемым  в них видам деятельности делятся  на 2 большие группы:

       - документы по общим административным  вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу входят:

       1.1 организационно-распорядительная  документация (ОРД), в составе которой  в свою очередь различают документы:

       1.1.1 организационные (устав, положение,  инструкция, штатное расписание)

       1.1.2 распорядительные (приказ по  общим вопросам, распоряжение, решение,  указание и т.п.)

       1.1.3 справочно-информационные(служебные  письма, справки, телеграммы, телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты, протоколы, договоры и т.п.).

       1.2 по личному составу (по трудовым  отношениям) приказы, по личному  составу, трудовые книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.

       - документы по функциям управления:

       2.1 документация по финансово-расчетным,  денежным и кредитным операциям(платежные  поручения, счета-фактуры, акты, ревизии,  кассы и т.д.)

       2.2 документация по поставке товаров  и перевозке грузов(по снабжению и сбыту) хозяйственные договора, коммерческие группы, претензионные письма и т.д.

       эти документы составляют работники  финансовых органов, бухгалтерии,  отдела планирования, снабжения  и сбыта и других функциональных  подразделений.

      

       7.унификация и стандартизация  как основное направление в  совершенствовании документов.

       Организация и управление характеризуется  разнообразием и неповторимостью  рабочей ситуации и предпринимаемых  действий по их разрешению, отсюда  большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

       Суть унификации сводится к  сокращению неоправданного многообразия  документов, приведение к единству  их форм структуры, языковых  конструкций и операции по  обработке, учету и хранению документов.

       Унификация документов – установление  одинакового комплекса видов  и разновидностей документов  для аналогичных управленческих  ситуаций, разработка единых форм  и правил составления, оформления  и задания трафаретных текстов.

       Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления должны оформляться единообразно, это позволяет включать документы в единую для страны систему. Делопроизводство способствует их оперативной отработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами.

       Суть стандартизации заключается  в возведении в норму обязательную  для применения оптимальных правил  и требований по разработке  и оформлению документов, принятых  в установленном порядке для  всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

       Стандартизация – форма юридического  закрепления, приведенной унификации  и уровня ее обязательности.

       В России деятельность стандартизации  координируется государственными  органами стандартизации, при этом оформляется виде межгосударственных(ГОСТ), государственных(ГОСТН), отраслевых(ОСТ), республиканских(РСТ) стандартов и стандартов предприятий, организаций, учреждений(СТП).